PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) ist eine prozessorientierte und skalierbare Projektmanagementmethode und zählt neben PMBOK Guide und IPMA ICB zu den weltweit führenden Projektmanagementmethoden. PRINCE2 bildet einen strukturierten Rahmen für Projekte und gibt den Mitgliedern des Projektmanagementteams anhand eines Best-Practice-Leitfadens konkrete Handlungsempfehlungen für jede Projektphase.
PRINCE2 behandelt folgende Wissensbereiche:
Business Case (geschäftliche Rechtfertigung), Organisation (Stakeholdermanagement, Rollen und Verantwortlichkeiten, Kommunikation), Qualität (Anforderungsmanagement, Spezifikation), Pläne (produktbasierte Planung, Terminplanung, verschiedene Planungsebenen und -horizonte), Risiko (Bedrohungen, Chancen), Issues (Konfigurationsmanagement, Veränderungsmanagement, Issue Management) und Fortschritt (Steuerung und Controlling, Toleranzen und Puffermanagement, Berichtswesen).
Geschichte PRINCE2 geht zurück auf die von Simpact Systems Limited im Jahr 1975 entwickelte Methode PROMPT (Project Resource Organisation Management Planning Technique). Im Frühjahr 1983 wurde die Methode als PROMPT II von der britischen Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) als Regierungsstandard für Projektmanagement im Bereich der Informationstechnik (IT) eingeführt und im April 1989 in PRINCE (Projects IN Controlled Environments) umbenannt. Bald jedoch wurde PRINCE regelmäßig auch außerhalb von reinen IT-Umgebungen angewendet und aus der Erkenntnis, dass PRINCE für alle Arten von Projekten verwendet werden kann, wurden einige Vereinfachungen vorgenommen und die Methode im Oktober 1996 als PRINCE2 veröffentlicht.https://web.archive.org/web/19970418221425/http://www.ccta.gov.uk/prince/prsnot.htmhttp://www.wlvc.nl/UserFiles/File/Understanding%20Prince%202.pdf
PRINCE2 wurde zunehmend populärer, entwickelte sich zum De-facto-Standard für Projektmanagement in Großbritannien und setzte sich weltweit als führender Projektmanagement-Standard neben PMBOK Guide und IPMA ICB durch.
Auf Basis der Erfahrungen von Benutzern und Anmerkungen zur Anwendung wird die Methode regelmäßig aktualisiert. Im Oktober 1998, im April 2002 und im Mai 2005 wurden neue Versionen veröffentlicht, um diese Erkenntnisse mit aufzunehmen. Im Juni 2009 veröffentlichte das Office of Government Commerce (OGC) die PRINCE2 5th Edition und zugleich die erste deutschsprachige Übersetzung des Standardwerks. Wichtige Veränderungen zu den vorherigen Versionen sind: es sind 7 Grundprinzipien definiert worden der Prozess Planen wurde gestrichen und in andere Prozesse und Themen integriert die Themen Konfigurationsmanagement und Änderungssteuerung wurden zusammengelegt zum Thema Änderungen zur Überprüfung des Nutzens nach Projektende wurde ein Nutzenrevisionsplan eingeführt es gibt nur noch zwei spezifische PRINCE2-Techniken: Produktbasierte Planung und Qualitätsprüfungstechnik die Kürzel der einzelnen Aktivitäten in den jeweiligen Prozessen (z. B. SU1, SU2) werden nicht mehr verwendet.Andy Murray: Introducing PRINCE2 2009 Seminar at the BPUG Annual Congress 2009: http://www.best-management-practice.tv/bpug-annual-congress-2009
Im Juli 2017 veröffentlichte AXELOS als Eigentümer der Methode die Version PRINCE2 6th Edition. Wichtige Neuerungen umfassten: Anpassung an die Bedürfnisse von Unternehmen und Projektumgebungen Konkretisierung der Verknüpfung von Themen und Prinzipien Neustrukturierung der Themen mit spezifischen Anpassungsbeispielen Praktische Anwendung und Anleitungen mit Beispielen, Hinweisen und Tippshttps://www.axelos.com/die-prince2-2017-aktualisierung
Im September 2023 veröffentlichte Peoplecert eine Aktualisierung unter dem Namen PRINCE2 7. Wichtige Neuerungen umfassen: Ergänzung der vier Bausteine um einen fünften Baustein "Menschen" Ergänzung der 7 Grundprinzipien um "Beziehungen" Ergänzung der sechs Dimensionen um eine siebte Dimension "Nachhaltigkeit"
Die Beibehaltung der Bezeichnung „PRINCE2“ (anstatt „PRINCE3“ o. ä.) über alle Versionen soll ausdrücken, dass die Methode den Grundprinzipien treu bleibt. Dennoch handelt es sich jeweils um Anpassungen an die veränderte Geschäftswelt einschließlich einer starken Verschlankung der Methode, der Klärung von bisherigen Kritikpunkten und Missverständnissen sowie der besseren Integration von PRINCE2 mit anderen Methoden (ITIL, MSP, P3O, P3M3, M_o_R usw.).
Grundannahmen und Unterschiede zu anderen Methoden mini|300px|Die Rollen in einem PRINCE2-Projektmanagementteam (Änderungsausschuss = Änderungsinstanz)
In PRINCE2 wird ein Projekt folgendermaßen definiert: Ein Projekt ist „Eine für einen befristeten Zeitraum geschaffene Organisation, die den Auftrag hat, mindestens ein Produkt entsprechend einem vereinbarten Business Case zu liefern.“
Mit dieser Definition verfolgt PRINCE2 im Projektmanagement einen anderen Fokus als andere Projektmanagementmethoden. Im Unterschied zu jenen trägt der Projektmanager nur für einen klar begrenzten Bereich, genauer eine Phase, die Verantwortung. PRINCE2 ist darauf ausgerichtet, zusätzliche Verantwortliche z. B. aus dem Unternehmensmanagement mit einzubinden. So wird die Gesamtverantwortung für das Projekt durch den Lenkungsausschuss getragen, der sich aus dem Auftraggeber, dem Benutzervertreter (der die Verantwortung für den Nutzen des Projektes trägt) und dem Lieferantenvertreter zusammensetzt.
In PRINCE2 wird außerdem davon ausgegangen, dass in einem Projekt sechs Dimensionen (Variablen, Aspekte, Projekttoleranzen) in unterschiedlicher Ausprägung auf den jeweiligen Managementebenen geplant, delegiert, überwacht und gesteuert werden müssen, um das Projekt zum Erfolg zu führen. Diese sechs Dimensionen sind zum einen die aus dem klassischen „Magischen Dreieck“ bekannten drei: Kosten, Zeitrahmen und Qualität. Sie werden bei PRINCE2 ergänzt durch Umfang, Risiken und den erwarteten Nutzen eines Projektes. Letzteres, kombiniert mit dem zuvor beschriebenen erweiterten Rollenmodell, führt zu einem verstärkten Fokus auf den Nutzen, den das initiierte Projekt dem Unternehmen stiften soll. Ein erfolgreiches Projekt ist in diesem Sinne erst dann gegeben, wenn neben den eingehaltenen Zeit-, Kosten- und Qualitätstoleranzen auch der erwartete Nutzen – üblicherweise nach Projektende – erreicht wurde. Da der Projektmanager selbst nur einen bedingten Einfluss auf diese Größe hat und er nach Projektende möglicherweise gar nicht mehr verfügbar ist für eine Bewertung des Projekterfolges, bekommen andere Stakeholder der Benutzer- und Unternehmensseite als Teil des Lenkungsausschusses eine tragende Rolle in einem PRINCE2-Projekt.
Als Begründung für diese vergleichsweise „breite Aufhängung“ eines Projektes innerhalb einer Organisation wird angeführt, dass die Gründe für das Scheitern von Projekten häufig nicht in der mangelnden Kompetenz des Projektmanagers zu finden, sondern dem gesamten Umfeld des Projektes zuzuschreiben seien.
Die 5 Elemente der Methode mini|200px|PRINCE2-Methode
PRINCE2 besteht aus fünf integrierten Bausteinen: 7 Grundprinzipien Menschen 7 Themen 7 Prozesse Der Projektkontext
7 Grundprinzipien Die sieben Grundprinzipien bilden das Fundament der PRINCE2-Methode und dürfen daher nicht verändert werden. Sie sind allgemein formuliert und ermöglichen dadurch eine Anwendung in jedem Projekt in jedem Unternehmen. Die Anwendung dieser 7 Grundprinzipien bestimmt, ob ein Projekt tatsächlich nach PRINCE2 geleitet wird oder nicht:
Grundprinzip Beschreibung Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung Das Projekt braucht einen berechtigten Grund für seinen Start und es muss fortwährend gewährleistet sein, dass dieses Projekt einen dokumentierten und genehmigten erwarteten Nutzen hat. Lernen aus Erfahrung Erfahrungen aus anderen Projekten oder anderen Quellen werden gezielt mit aufgenommen und die gesammelten Erfahrungen im laufenden Projekt festgehalten. Rollen, Verantwortlichkeiten und Beziehungen definieren In einem Projekt benötigt es definierte Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb einer Organisationsstruktur, in der die Interessen des Unternehmens, der Benutzer und der Lieferanten vertreten sind. Steuern über Managementphasen Die Planung, Überwachung und Steuerung ist nach Phasen gegliedert. Steuern nach dem Ausnahmeprinzip Für jedes Projektziel (siehe 6 Dimensionen) werden bestimmte Toleranzen definiert, die den Handlungsrahmen für delegierte Befugnisse festlegen. Produktorientierung Ein PRINCE2-Projekt ist auf die Definition und Lieferung von Produkten ausgerichtet, wobei der Schwerpunkt auf deren Qualitätsanforderungen liegt. Produktorientierung könnte man auch als „Ergebnisorientierung“ bezeichnen. Anpassen an das Projekt PRINCE2 wird für jedes Unternehmen und teilweise sogar für jedes Projekt angepasst, um auf die speziellen Anforderungen eines Projekts hinsichtlich seiner Umgebung, des Umfangs, der Komplexität, der Wichtigkeit, der Leistungsfähigkeit und des Risikos eingehen zu können.
7 Themen Die sieben PRINCE2-Themen, auch als Wissensbereiche zu verstehen, beschreiben Aspekte des Projektmanagements, die bei der Abwicklung eines Projekts kontinuierlich behandelt werden müssen. Jeder Projektmanager, der die Mindestanforderungen dieser Themen beachtet, wird damit den Anforderungen seiner Rolle gerecht.
Thema Beschreibung Beantwortet die Frage Business Case Am Anfang des Projekts steht eine Idee, von der man sich einen bestimmten Nutzen für die betreffende Organisation erhofft. Das Thema „Business Case“ zeigt, wie die Idee zu einem realisierbaren Investitionsvorschlag für die Organisation entwickelt und sichergestellt werden kann, dass das Projekt während der gesamten Laufzeit auf die Ziele der Organisation ausgerichtet bleibt. Warum? Organisation Die Organisation, die das Projekt in Auftrag gibt, muss die anfallenden Arbeiten an Manager delegieren, die für die Durchführung und den Abschluss dieser Arbeiten verantwortlich sind. Projekte sind bereichsübergreifend angelegt, weshalb die Strukturen einer Linienorganisation für Projekte ungeeignet sind. Das Thema „Organisation“ beschreibt die Rollen und Verantwortlichkeiten im zeitlich befristeten PRINCE2-Projektmanagement-Team die für das effektive Management des Projekts notwendig sind. Wer? Qualität Die ersten Vorstellungen vom Projekt sind meist noch nicht klar umrissen. Das Thema „Qualität“ erläutert, wie die ersten Ideen immer weiter ausgearbeitet werden, bis allen Teilnehmern klar ist, welche Qualitätskriterien die zu liefernden Produkte erfüllen müssen – und wie das Projektmanagement sicherstellen wird, dass diese Anforderungen auch erfüllt werden. Was? Pläne PRINCE2-Projekte laufen auf der Basis genehmigter Pläne ab. Das Thema „Pläne“ beschreibt als Ergänzung zum Thema „Qualität“ die einzelnen Schritte zur Entwicklung der Pläne und die anzuwendenden PRINCE2 Techniken. In PRINCE2 werden Pläne an die Informationsbedürfnisse der Mitarbeiter auf den verschiedenen Hierarchiestufen der Organisation angepasst. Während der gesamten Projektlaufzeit sind sie die Grundlage für die Kommunikation und Steuerung. Wie? Wie viel?