Unter Zeitmanagement (auch Zeitplanung; ; []) versteht man im Rahmen des Selbstmanagements alle Maßnahmen, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv zu nutzen.
Allgemeines Zeitmanagement ist die Organisation von ablaufenden Ereignissen innerhalb eines bestimmten Zeitraumes mittels Planung. Wichtige Merkmale der Planung sind in der Betriebswirtschaftslehre Planungsgegenstand, Planungssubjekt, Planungsdaten und Planungszeitraum.Günter Wöhe: Einführung in die Allgemeine Betriebswirtschaftslehre. 2013, S. 63. Planungsgegenstand ist dabei das Zeitmanagement, Planungssubjekt die den Zeitplan aufstellende Arbeitskraft, Planungsdaten alle die zum Zeitmanagement gehörenden Daten und der die zeitliche Reichweite der Planung begrenzende Planungshorizont.Wolfgang Lück (Hrsg.): Lexikon der Betriebswirtschaft. 1983, S. 895. Produktivität liegt im Rahmen des Zeitmanagements vor, wenn innerhalb eines bestimmten Zeitraumes möglichst viele Aufgaben erledigt werden, ohne dass es zu Leerkosten auslösenden Leerlaufzeiten kommt.
Das Zeitmanagement betrifft sowohl die Arbeitszeit von Arbeitspersonen als auch die Freizeit des Menschen. Die Terminplanung für Aufgaben, Arbeitsvorgänge, Geschäftsabschlüsse, Besprechungen, Verhandlungen, Gespräche oder sonstige Termine ist einer der wichtigsten Inhalte des Zeitmanagements mit dem Kalenderdatum als Orientierungszeitpunkt. Bei der Zeitökonomie spielt die Uhrzeit als lineare Sukzession messbarer Zeiteinheiten eine wesentliche Rolle. Für die Erfüllung dieser Ereignisse hat das Zeitmanagement einen ausreichenden Zeitraum zu berücksichtigen. Zeitmanagement ist „die konsequente und zielorientierte Anwendung bewährter Arbeitstechniken in der täglichen Praxis, um sich selbst und die eigenen Lebensbereiche so zu führen und zu organisieren, dass die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll und optimal genutzt wird“.Lothar J Seiwert: Mehr Zeit für das Wesentliche. 1984, S. 14.
Das Zeitmanagement ist Gegenstand der Arbeitswissenschaft, Arbeitsethik, Arbeitsmethodik, Betriebswirtschaftslehre und Organisationstheorie.
Geschichte Der römische Dichter Horaz brachte in seiner um 23 v. Chr. erschienenen Ode An Leukonoë die Sentenz „genieße den Tag“ (), die im Deutschen als geflügeltes Wort „Nutze den Tag“ bekannt ist. Horaz rief dazu auf, die knappe Lebenszeit heute zu genießen und dies nicht auf den nächsten Tag zu verschieben. Damit präsentierte er eine der Grundregeln der Zeitökonomik, anstehende Aufgaben nicht zu verschieben, sondern plangemäß zu erledigen. Der Humanist Leon Battista Alberti gilt als Vordenker der Zeitökonomik, denn bei ihm spielte im Jahre 1433 der vernünftige Umgang mit der Zeit () eine wichtige Rolle auch in der Ökonomie der Hauswirtschaft des Privathaushalts.Leon Battista Alberti: Della Famiglia. 1433, S. 49. Im Mittelalter existierte ansonsten jedoch keine Notwendigkeit, die Zeit zu achten und zu sparen, sie genau zu messen und ihre kleinen Teile zu kennen. Diese epische Gemächlichkeit des mittelalterlichen Lebens gründete sich vorwiegend auf die Agrarnatur der Feudalgesellschaft.
Der Ausspruch „Zeit ist Geld“ () besagt, dass Zeit ein Wert ist, sie kann (wie Geld) gespart, verbraucht oder verschwendet werden. Sie ist also wertvoll und sollte ökonomisch genutzt werden („Zeitökonomie“). Bekannt wurde er durch den englischen Ausdruck Time is money, der durch Benjamin Franklins 1748 erschienene Schrift Ratschläge für junge Kaufleute () popularisiert wurde. Dort ermahnt Franklin:
Franklin stellte erstmals rigide Regeln im Umgang mit Geld und Zeit auf,Benjamin Franklin: Guter Rat an einen jungen Handwerker. Übersetzung 1819, S. 72. denn Zeit ist als eine knappe Ressource aufzufassen. Im Jahre 1768 stellte der Mathematiker Georg Christoph Lichtenberg Kleine Haustafeln über die Verwendung von Geld und Zeit zusammen und gab Ratschläge über deren gute Nutzung.
Der Ingenieur Frederick Winslow Taylor untersuchte ab 1880 jeden industriellen Arbeitsvorgang, um Zeitvergeudungen aufzudecken, denn der Gewinn steigt, wenn das Arbeitsvolumen bei konstanter Arbeitsqualität zunimmt. Er erkannte 1914, dass eine zielgerichtete Unternehmensführung einer detaillierten Arbeitszeitplanung bedarf und entwickelte eine Methode des Zeitstudiums der Arbeit ().Frederick Winslow Taylor: Die Betriebsleitung insbesondere der Werkstätten. 1914, S. 14 ff. Henry Ford gelang es durch ein Zeitmanagement beim Transport, den Produktionskreislauf (von der Erzförderung bis zur Auslieferung der fertigen Autos) von 22 Tagen (vor 1921) auf 3 Tage und 9 Stunden (1925) zu reduzieren.Harry Niemann, Armin Hermann: 100 Jahre LKW: Geschichte und Zukunft des Nutzfahrzeuges. 1997, S. 49. Er erkannte 1924 die Unwiederbringlichkeit der Zeit: „Zeitverschwendung unterscheidet sich von Materialverschwendung nur dadurch, dass diese Verschwendung unwiederbringlich ist“.Henry Ford: Das große Heute, das größere Morgen. 1924, S. 143.
Zeitmanagement als Selbstmanagement Während ansonsten bei Unternehmen das Management die Organisation von Arbeitsabläufen für andere Organisationseinheiten übernimmt, bleibt das Zeitmanagement den planenden Mitarbeitern meist selbst überlassen. Selbstmanagement ist wie Zeitmanagement eine Technik der Selbstregulation. Nur wenige Stabsstellen oder Leitungsstellen können das Zeitmanagement für andere übernehmen (etwa der Vorstandsstab für den Vorstand, das Sekretariat für angeschlossene Führungskräfte). Das liegt daran, dass jeder Mitarbeiter seine im Zeitmanagement zu erfassenden Anlässe selbst am besten kennt und einschätzen kann. Das Zeitmanagement beginnt mit der Aufstellung einer To-do-Liste und setzt sich im Aufgabenmanagement und der Aufgabenplanung fort. Wichtigster Bestandteil ist die Terminplanung, bei der eine zu hohe Termindichte zu Stress führen kann, der durch Zeitplanung verhindert werden kann. Bei Versammlungen kann die Tagesordnung ein wichtiges Hilfsmittel zum Zeitmanagement sein.
Zeiteinteilung und Zerteilung Während die Einteilung der Zeit ein monochrones Verhalten darstellt, ist die Zerteilung der Zeit polychron. Entsprechend unterteilte 1959 der Anthropologe Edward T. Hall die Arbeitnehmer in monochrone und polychrone Typen, denen bestimmte Verhaltensmuster – gerade im Hinblick auf das Zeitmanagement – zugeordnet werden können.Edward T. Hall: The Silent Language. 1959, S. 36.
Monochronie Polychronie Eine Aufgabe nach der anderen erledigen viele Aufgaben gleichzeitig erledigen (Multitasking) hohe Konzentration hohe Ablenkung Termine werden ernst genommen Termine haben keine Bedeutung Orientierung an Plänen Pläne haben keine Bedeutung Störungen anderer werden vermieden Störungen anderer werden in Kauf genommen hohe Pünktlichkeit geringe Pünktlichkeit Methodische Arbeit die Geduld wird leicht verloren Monochrone Typen können demnach leichter ein Zeitmanagement aufbauen und es konsequenter einhalten als polychrone.
Maßnahmen Das Zeitmanagement beinhaltet auf der strategischen Ebene die Entwicklung von zeitbezogenen Strategien, die auf der operativen Ebene durch konkrete Maßnahmen umzusetzen sind. Zu diesem Zweck sind Methoden anzuwenden, die das Zeitmanagement systematisieren. Die gängige ALPEN-Methode beinhaltet: Die zu erledigenden Aufgaben festlegen: Zunächst werden alle die zu einem bestimmten Termin zu erledigenden Aufgaben katalogisiert. Länge (Dauer) der hierfür benötigten Zeit planen: Die für jede Aufgabe benötigte Arbeitszeit wird ermittelt oder liegt durch REFA-Arbeitsstudien vor. Pufferzeiten berücksichtigen: Für unerwartete Job stopper und Störungen sind Zeitreserven einzuplanen. Dabei handelt es sich um im Zeitplan berücksichtigte freie Zeitfenster, in denen keine anderen Aufgaben zu erledigen sind. Entscheidung für Prioritäten: die katalogisierten Aufgaben sind im Hinblick auf ihre Bedeutung und Dringlichkeit in eine Rangfolge zu bringen und Nachkontrolle durchführen: Eine Soll-Ist-Kontrolle nach dem Arbeitsergebnis oder am Ende der Arbeitszeit stellt sicher, ob und inwieweit das Zeitmanagement funktioniert hat. Der umfassende Katalog stellt sicher, dass das Zeitmanagement operationalisiert im Tagesablauf eingesetzt werden kann.
Im Weiteren werden hier spezifische Maßnahmen und Techniken im Bereich des Zeitmanagements dargestellt.
Aufgaben reduzieren und delegieren Eine Kernkompetenz innerhalb des Zeitmanagements besteht darin, sich nur noch um die wichtigsten Dinge zu kümmern, und die weniger wichtigen Dinge entweder an andere Personen zu delegieren, oder gar nicht erst zu erledigen (siehe Eisenhower-Prinzip). Das Delegieren setzt jedoch Vertrauen in die betreffenden Personen voraus. Eng verknüpft mit fehlendem Delegieren ist das ebenso zeitraubende Mikromanagement.
Tagespläne erstellen Tagespläne zwingen den Anwender dazu, den Tagesablauf zu strukturieren, sich für bestimmte Tätigkeiten Zeitfenster zu reservieren und Zeitreserven einzuplanen. Das Ziel eines Tagesplans besteht darin, alle für diesen Tag geplanten Tätigkeiten erledigt zu haben, ohne später als geplant den Arbeitsplatz zu verlassen. Dafür ist es notwendig, den Zeitbedarf für alle Tätigkeiten realistisch einzuschätzen, und es wird empfohlen, 20 % der Arbeitszeit als Reserve freizuhalten. Diese Zeitreserve soll nicht für Erholung, Mahlzeiten oder ähnliches angetastet werden – sie ist ausschließlich dafür da, um ungeplante Ereignisse und Verzögerungen aufzufangen.
Für die Tagespläne müssen sowohl die individuelle, tägliche Leistungskurve und die Prioritäten (siehe unten) berücksichtigt werden. Viele Menschen neigen dazu, unangenehme oder schwierige Aufgaben aufzuschieben, und erledigen die am wenigsten anspruchsvollen Aufgaben zuerst (siehe Prokrastination). Während die einfacheren Aufgaben auch dann erledigt werden können, wenn am späteren Nachmittag der Geist müde ist und zu Ablenkungen neigt, sind die schwierigen Aufgaben am schnellsten vollbracht, wenn morgens die Leistungsfähigkeit noch genügend hoch ist.
Ablenkungen vermeiden Verschiedene Ratgeber weisen darauf hin, dass Unterbrechungen (z. B. eine soeben eingetroffene E-Mail, ein Telefongespräch) den Arbeitsfluss stören, so dass man sich wieder in den Kontext der eigentlich beabsichtigten Tätigkeit einarbeiten muss. Eine Technik besteht darin, am Morgen eine „stille Stunde“ abzuhalten, in welcher sämtliche äußeren Einflüsse ausgeschaltet werden, oder die Nutzung von bestehenden störungsfreien Zeitfenstern (zum Beispiel eine Flug- oder Bahnreise, während der man geschäftliche Dokumente sichten kann).
Zu den Ablenkungen gehören auch Besprechungen. Sie sind einerseits notwendig, andererseits betreffen die Sitzungsthemen nicht immer alle Anwesenden und rauben so Arbeitszeit. Besprechungen sollten daher immer mit einer Themenliste und einem Zeitplan angekündigt werden – so können die Mitarbeiter entscheiden, ob sie die Sitzung früher verlassen, oder ob sie gar nicht erst daran teilnehmen. Führen Diskussionen nach 5 bis höchstens 30 Minuten zu keinem Ziel, sollten sie abgebrochen werden – entweder durch eine Abstimmung, oder indem der Sitzungsleiter jemanden damit beauftragt, weitere Argumente bzw. Informationen zu finden und in der nächsten Besprechung Lösungen vorzustellen.
Aufgaben unterteilen Längere Tätigkeiten können in kleinere, überschaubare Schritte unterteilt werden, für welche man die benötigte Zeit zuverlässig einschätzen kann. Auch kann der Fortschritt der Arbeit genauer beobachtet werden; Rückmeldungen an Vorgesetzte, Kollegen und Kunden sind somit zuverlässiger. Viele Menschen profitieren außerdem davon, Aufgaben in kurze Blöcke mit darauf folgenden Pausen zu unterteilen (z. B. Pomodoro-Technik, Timeboxing). Indem in kurzen Abständen ein Freiraum für Ablenkungen erlaubt ist, kann man umso konzentrierter an der Aufgabe arbeiten.
Prioritäten setzen