Elektronischer Datenaustausch (, EDI) bezeichnet innerhalb der elektronischen Datenverarbeitung (EDV) als Sammelbegriff den Datenaustausch unter Nutzung elektronischer Transferverfahren. Direkt beteiligt (als Absender, Transporteur und Empfänger der versendeten Nachrichten) sind dabei Anwendungssysteme der beteiligten Unternehmen/Organisationen.
In einem engeren Sinn werden mit EDI-Standards konkrete Verfahren und Vereinbarungen zum Datenaustausch bezeichnet, die zwischen Unternehmen oder durch Normierungsvorschläge von Branchenverbänden entwickelt wurden. In diesem Zusammenhang steht der Begriff nur für unternehmensübergreifenden Transfer standardisierter Geschäftsdaten.G. Nöcker: Die beleglose Spedition. 2002, S. 11.
Merkmale Asynchron Bei asynchronen Verfahren des Datenaustausches erfolgt die Datenübertragung in voneinander getrennten Schritten. Die Daten werden unterwegs mehrere Male zwischengespeichert, es wird keine sofortige inhaltliche Antwort erwartet und übertragen. Man nennt diese Verfahren auch store and forward. Typisches Beispiel für ein asynchrones Verfahren ist die Übertragung von E-Mail. Häufig wird E-Mail als Transportmittel für EDI benutzt. Synchron Im Gegensatz dazu stehen synchrone Datenaustauschverfahren, bei denen auf eine Anfrage hin noch in der laufenden Verbindung beziehungsweise Session vom Gegenüber eine betriebswirtschaftlich-inhaltliche Antwort erfolgt. Ein Beispiel dafür ist die Abfrage eines Lagerbestandes zu einem Artikel. Die gewünschte Information wird dabei dem Pull-Prinzip folgend eingeholt. Die synchrone und automatische Kommunikation zwischen verteilten Anwendungssystemen ist eine Einsatzmöglichkeit für Warteschlangen (engl. Queue). Vollautomatisch Wesentlicher Grundgedanke von EDI ist die vollständig automatisch ablaufende Kommunikation. Das sendende Anwendungssystem initiiert die Übertragung und bis zur Verbuchung beziehungsweise Vorerfassung im Empfängersystem erfolgt kein menschlicher Eingriff, kein menschlicher Arbeitsschritt. Dadurch sinkt die Zahl der Eingabe- und Datenfehler wesentlich. Versand Bei EDI-Verfahren erfolgt die Kommunikation immer in einer Richtung: Der Sender sendet Nachrichten an einen Empfänger. In vielen Anwendungen von EDI sendet später der ursprüngliche Empfänger seinerseits eine Nachricht zurück, aber dies ist ein anderer Prozess, der zeitlich getrennt abläuft und wiederum ein reiner Sendevorgang ist. Anders ausgedrückt erfolgt die Kommunikation bei EDI nach dem Push-Prinzip. Strukturierte Nachrichten Eine (elektronische) Nachricht ist eine abgeschlossene Datenmenge, die aus dem Nutzinhalt und Metainformation besteht. Der Nutzinhalt sind genau die Daten, die vom Empfängersystem verbucht werden. Die Metainformation gibt vor allem die Information über die Verarbeitung, speziell über das Routing an den Empfänger vor. Beispiel für Nachrichten sind E-Mails. Im Gegensatz zu E-Mails, die Personen einander senden, werden für EDI strukturierte Nachrichten verwendet, das heißt, diese Nachrichten genügen den Vorschriften beziehungsweise der Syntax einer festen Struktur. Eine solche Struktur besteht aus Elementen, die zu Segmenten zusammengesetzt sind. Die Elemente der Struktur sind mit ihren Eigenschaften wie Länge, Position im Segment, Typ numerisch/alphanumerisch, muss/kann auftreten, eventuell Feldtrennzeichen und Maskierungszeichen vorgegeben. Ebenso gibt die Struktur vor, welche Segmente in welcher Reihenfolge wie oft auftreten dürfen oder müssen. Durch die Struktur und die damit vorgegebene Syntax wird gewährleistet, dass im Empfängersystem jedes Datum, jedes Element an die richtige Stelle gebucht werden kann. Teilstrukturierte Nachrichten Da man manche Daten, wie CAD-Daten, nicht strukturiert verschicken kann, muss man eine sogenannte Header- oder Metadatei erstellen, in der die Namen der eigentlichen Dateien aufgeführt und weitere strukturierte Informationen je Datei eingestellt sind. Dies praktiziert man beispielsweise bei ENGDAT. Anwendungssystem Mit Anwendungssystem ist hier eine Anlage aus Hard- und Software gemeint, welche die empfangenen Daten betriebswirtschaftlich verarbeitet. Beispiele sind Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme, Bankenbuchungssysteme, Produktionsplanungs- und -steuerungssysteme (PPS-Systeme), Lagerverwaltungssysteme, Verkaufs- oder Einkaufssysteme oder viele andere mehr. Direkter Empfänger von Nachrichten sind keine Personen; erst die vom Anwendungssystem verarbeiteten oder zumindest vorerfassten Daten werden bei Bedarf zweckspezifisch aufbereitet und menschlichen Anwendern, zum Beispiel in Listenform als Eingangs-, Fehler-, Verarbeitungsprotokoll zugeleitet. Unterschiedliche Institutionen Datenaustausch innerhalb einer Institution, der ansonsten jedoch obiger Definition entspricht, fällt unter den Begriff Enterprise Application Integration (EAI). EDI bedeutet dagegen immer die Beteiligung mindestens zweier verschiedener Institutionen. Es besteht eine große Ähnlichkeit der für EDI und EAI eingesetzten Werkzeuge, deswegen werden viele Werkzeuge gleichzeitig für beide Zwecke hergestellt und eingesetzt. Unterschiede zwischen EDI und EAI bestehen jedoch in organisatorischer Hinsicht dadurch, dass nicht ein einziges Management über alle betroffenen Systeme herrscht, sondern Rücksicht auf den jeweiligen Partner und seine individuelle Situation genommen werden muss. Zwischen den EDI-Partnern muss ein Vertrag geschlossen werden, der die Verbindlichkeit der ausgetauschten Daten und weitere Aspekte der elektronischen Kommunikation verbindlich festlegt. Auch müssen im Falle EDI eher größere Schwierigkeiten, bedingt durch die im Durchschnitt eher heterogene Infrastrukturen, Bedarf zusätzlicher Verschlüsselung, größere Entfernungen und/oder unterschiedliche Kompetenz und Motivation der beteiligten Personen, überwunden werden. Häufig wird die Zahl der erforderlichen Ansprechpartner durch die Einbeziehung von EDI-Service-Anbietern oder anderen IT-Dienstleistern noch größer. Institutionen, die EDI nutzen, sind vor allem größere Unternehmen, aber zunehmend auch kleine und mittlere Unternehmen sowie Behörden und andere Organisationen, wie Krankenkassen, Verbände und Vereine; nicht aber Privatleute.
Implikationen Die obige Definition von EDI ist unabhängig von der Anwendung, der Branche und dem Standort der Beteiligten, den eingesetzten Produkten, Strukturen und Protokollen. Folglich ist es insbesondere kein Ausschlusskriterium für EDI, wenn das Internet oder XML-Strukturen für die konkrete Umsetzung verwendet werden, obwohl diese Meinung gelegentlich anzutreffen ist – zum Beispiel in Werbeaktionen für internetbasierte Datenaustauschprodukte, in denen suggeriert wird, das angeblich „teure EDI“ werde durch das einfache, billige Internet und insbesondere durch XML abgelöst. Dieser Gedanke ist aber falsch, weil die Herausforderungen (siehe unten) an EDI-Implementierungen immer in erster Linie fachlicher/geschäftlicher Natur sind, nicht werkzeug- oder technologieabhängig – und auch unabhängig davon, ob der Datenaustausch „EDI“ genannt wird oder nicht. Beispielsweise ist die semantische Klärung eines Begriffes wie „Lieferbedingung“ zwischen Kunde und Lieferant immer gleich aufwändig, unabhängig davon, ob nun eine XML-Nachricht oder eine EDIFACT-Nachricht verwendet wird.
Abgrenzung Im Gegensatz zu EDI gibt es eine Reihe anderer Verfahren und Standards für den elektronischen Datenaustausch. Um EDI von einigen dieser Verfahren abzugrenzen, wird deshalb genauer von klassischem EDI gesprochen, im Gegensatz zum Beispiel zu WebEDI oder Internet-EDI. Allerdings wird selbst in der Fachwelt keine saubere Unterscheidung zwischen EDI als Überbegriff und zum Beispiel EDIFACT als konkreter Ausprägung gemacht. RosettaNet als neuer XML-Standard wird normalerweise nicht als EDI-Standard angesehen, wobei eine klare Abgrenzung schwierig ist.
Geschichte Vermutlich wurde in den 1960er Jahren in den USA zum ersten Mal EDI eingesetzt. Es wurden Nachrichtenstrukturen für den konkreten Bedarf definiert, Standards gab es noch nicht. Die Übertragung der Daten erfolgte mit den damals verfügbaren Mitteln über Telefon- und Telex-Leitungen. Das Aufkommen der Value Added Networks (VAN), privatwirtschaftlich betriebener Netzwerke, ermöglichte Institutionen durch einen einzigen Anschluss an das Netz anschließend EDI-Nachrichten mit allen an dem Netz beteiligten Partnern austauschen zu können. Außerdem wurde durch die Betreiber der Netze Beratung und Unterstützung angeboten. 1977 wurde SEDAS als Standard-Nachrichtenformat für den Austausch von Rechnungen und Aufträgen (Bestellungen) im Konsumgüterhandel eingeführt. Als erster bedeutender Nachrichtenstandard erschien 1978 die erste Nachrichtennorm für Lieferabrufe, die VDA 4905, erster Datenaustausch zwischen VW und Hella. 1988: erste Verabschiedung des Nachrichtenstandards UN/EDIFACT durch die Vereinten Nationen (UN) Das Aufkommen des Internets (des WWW) löste die E-Business-Euphorie aus. Das neue gemeinschaftliche Netz induzierte ganz neue Ideen für elektronischen Geschäftsdatenaustausch über bisherige Grenzen hinaus. Elektronische Marktplätze, insbesondere B2B-Marktplätze, nutzten die Idee der Value Added Networks, diesmal unter Verwendung der neuen Möglichkeiten des Internets, erneut als Geschäftsmodell. Es bildeten sich abgeschlossene Netzwerke für einzelne Branchen und Anwendungen unter Zuhilfenahme von Internet-Technologien. Bekannte Beispiele dafür sind RosettaNet, ANX und sein europäischer Ableger ENX. Neue Initiativen wie ebXML, RosettaNet und neue Technologien wie Web-Services erweitern die Möglichkeiten der elektronischen Kommunikation zwischen Institutionen in Richtung synchroner Verfahren, die über EDI hinausgehen.
Grundidee und Potenzial Der grundlegende und entscheidende Vorteil bei der Nutzung von EDI liegt in der hohen Geschwindigkeit der elektronischen Übertragung in Verbindung mit der Vermeidung menschlicher Fehler bei der Übertragung von Informationen von der einen zu der anderen Institution. Durch EDI wird es möglich, Geschäftsdaten interventionsfrei zwischen den Anwendungsprogrammen der beteiligten Partner auszutauschen. Daraus ergibt sich die maximale Rationalisierung eines Geschäftsprozesses wie zum Beispiel der Übermittlung einer Bestellung: Die Bestellung des Kunden ist fast augenblicklich, zuverlässig und exakt übereinstimmend als Auftrag im System des Lieferanten erfasst. Es entfällt die Postlaufzeit gegenüber der Verwendung von Papier und gegenüber Fax oder E-Mail entfällt die manuelle Erfassung des Auftrages im Lieferantensystem, ebenso wie die Nachbearbeitung einer Quote von fehlerhaft erfassten Aufträgen. EDI wird in aller Welt eingesetzt, in allen Branchen, für unterschiedlichste Anwendungen. Es ist trotz seiner für EDV-Verhältnisse langen Geschichte immer noch modern, seine Nutzung nimmt weiter zu.
Herausforderungen Die Realisierung von EDI ist von den Voraussetzungen der beteiligten Partner abhängig. Da diese sehr unterschiedlich sein können und häufig auch gegenseitig unbekannt sind, ist die Realisierung immer ein Projekt. Es bestehen große Unterschiede zwischen EDI in der deutschen oder der japanischen Automobilindustrie, im Lebensmittelhandel in Spanien, im Interbankenverkehr in Österreich oder der amerikanischen Industrie.
Daher ist ein Projektmanagement erforderlich. In der Praxis wird dieser Punkt häufig unterschätzt, was zu langen Projektlaufzeiten, Budgetüberschreitungen und allseitiger Frustration führen kann. Grundsätzlich sind neben einer Projektorganisation zunächst organisatorische Absprachen aller Beteiligten erforderlich: Welche Geschäftsprozesse sollen durch EDI unterstützt werden, wie sind für diese Geschäftsprozesse ist und soll auf beiden Seiten definiert, was geschieht im Falle eines Fehlers?