Der Begriff Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet.
Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man von Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff elektronisches Dokumentenmanagement (, EDM) verwendet. Als Software werden Dokumentenmanagementsysteme (, DMS) eingesetzt.
Im englischen Sprachgebrauch steht „document management“ begrifflich eingeschränkter für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen Funktionen, wie sie z. B. in Content-Management-Systemen vorzufinden sind.
Dokumentenmanagement im engeren und im weiteren Sinne
Da sich das allgemeine Verständnis des Begriffes Dokumentenmanagement, wie ursprünglich im Amerikanischen gemeint, von der deutschen Begriffsfindung stark unterscheidet, wurde von Ulrich Kampffmeyer 1995 zwischen Dokumentenmanagement im weiteren Sinne als Branchenbezeichnung und Kategorisierung für verschiedene Dokumenten-Technologien sowie Dokumentenmanagement im engeren Sinn, dem klassischen Dokumentenmanagement amerikanischer Prägung, unterschieden.
Dokumentenmanagement im engeren Sinne Auf einem Dateiserver kann der Anwender eine Suche nur über Attribute wie Dateiname, Dateiendung, Größe oder Änderungsdatum realisieren. Beim datenbankgestützten Dokumentenmanagement hingegen stehen im Datensatz zu einem Dokument beliebige Felder für Metadaten oder zur Verschlagwortung zur Verfügung, so z. B. für numerische Werte wie Kunden- oder Auftragsnummer. So gekennzeichnete Dokumente sind über mehr Informationsfelder recherchierbar, als sie ein Dateiserver zur Verfügung stellt. Wesentliche Eigenschaften sind visualisierte Ordnungsstrukturen, Checkin/Checkout, Versionierung sowie datenbankgestützte Metadatenverwaltung zur Index-gestützten Dokumentensuche.
Unter den klassischen Dokumentenmanagementsystemen im engeren Sinne sind Lösungen zu verstehen, die aus der Notwendigkeit entstanden sind, Verwaltungsfunktionen für große Dateibestände zur Verfügung zu stellen. Hierzu rechnet man Compound Document Management, Electronic Filing und dynamische Ablagesysteme zur Verwaltung des Lebenszyklus der Dokumente vor der elektronischen Archivierung.
Umfang und Funktionalität klassischer Dokumentenmanagementsysteme sind annähernd in der Norm ISO 10166 DFR Document Filing & Retrieval definiert, die jedoch keine Bedeutung erlangte.Einschätzung nach Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management – Grundlagen & Zukunft. Project Consult Unternehmensberatung GmbH, Hamburg, 1999, ISBN 3-9806756-0-2, S. 157.
Eine wesentliche Anwendung des Dokumentenmanagements im engeren Sinn ist die elektronische Akte, in der aus verschiedenen Quellen Informationen zusammengeführt werden. Geschieht dies zur Laufzeit und gesteuert durch die Auswertung von Attributen der Dokumente und Dokumentenklassen wie Berechtigungen oder Statusmerkmale, spricht man von der „virtuellen Akte“, die dynamisch als Sicht () generiert wird.
Zur Abgrenzung klassischer Dokumentenmanagement-Produkte von Produkten für Document Imaging, Verwaltung von Arbeitsabläufen (engl. workflow management) und Groupware spricht man auch von Compound-Document-Management-Lösungen. Sie werden z. B. zum Produktdatenmanagement, Digital Asset Management und zur Verwaltung von Dokumenten aus Büroanwendungen eingesetzt. Dokumentenmanagement im engeren Sinn ist als Enterprise-Content-Management-System eine Komponente der übergreifenden Strategie des Enterprise Content Management (ECM).
Dokumentenmanagement im weiteren Sinn Unter einem Dokumentenmanagementsystem im weiteren Sinn werden verschiedene Systemkategorien und deren Zusammenspiel verstanden wie Dokumentenmanagement im engeren Sinn (s. o.), Bürokommunikation, Document Imaging, Scannen, Computer Output on Laserdisk (COLD), Verwaltung von Arbeitsabläufen (Workflow-Management), Groupware und elektronische Archivierung.
Die unterschiedlichen Dokumenten-Technologien sind in starkem Maße voneinander abhängig, der Einsatz einer Komponente ist im Allgemeinen nicht ohne den Zugriff auf andere Komponenten sinnvoll. Allen Produktkategorien ist gemeinsam, dass unterschiedliche Arten von Dokumenten – gescannte Faksimiles, Faxeingang, Dateien aus Büroanwendungen, Multimediaobjekte usw. – datenbankgestützt und unabhängig von herkömmlichen hierarchischen Dateimanagern verwaltet werden. Der Einsatz von Datenbanken erlaubt die Handhabung großer Datenmengen und einen direkten Zugriff auf einzelne Dokumente und Dokumentengruppen. In diesem Zusammenhang ist zum Beispiel der Bereich Imaging (Erfassung, Darstellung und Ausgabe von gescannten Dokumenten) unter dem Gesichtspunkt zu betrachten, dass es sich hierbei nur um eine spezielle Art von Dokumenten handelt. Die elektronische Archivierung wird dem Umfeld Dokumentenmanagement zugerechnet. Dokumentenmanagement im weiteren Sinn wird im deutschsprachigen Raum häufig mit Enterprise Content Management (ECM) gleichgesetzt.
Immer häufiger werden Dokumentenmanagementsysteme als Informationsbasis für Organisationsprogramme eingesetzt. Dies ist als Konsequenz der Bereitstellung von Dokumenten für einen großen Benutzerkreis – beispielsweise ein ganzes Unternehmen – zu sehen. Die Erledigung von Geschäftsprozessen wird in unmittelbarem Zusammenhang mit den entsprechenden Dokumenten ermöglicht. Den Zugang zu den dafür notwendigen Daten wird allen mit der Bearbeitung betrauten Stellen gleichzeitig gewährleistet. Die Erledigung der Aufgaben, Aufträge usw. wird damit in logischer und zeitlicher Abfolge als Arbeitsablauf unterstützt. Ein Berechtigungssystem, das die Zugriffe auf einzelne Dokumente und Geschäftsprozesse verwaltet, ist hierfür einzurichten, um möglichen Missbrauch zu vermeiden.
Einsatzgebiete Dokumentenmanagementsysteme sind komplexe Systeme aus Datenbankservern mit den Dokumentendaten, Dateiservern, auf denen Dokumente im Bearbeitungszustand gehalten werden (im Englischen „Vaults“ genannt), mehrstufigen Archivierungssystemen, auf denen Dokumente im Endzustand gespeichert werden, Konvertierungsservern, die diesen Endzustand im Langzeitdateiformat herstellen, und Kommunikationsservern, die die Transaktionen an das Zentralsystem auf Netzwerkprozessebene verwalten.Folgender Abschnitt nach Ulrich Kampffmeyer: Dokumentenmanagement. Project Consult Unternehmensberatung GmbH, Hamburg 2005, S. 10 ff.
Zum Zugriff auf das Zentralsystem gibt es Client-Programme auf der Grundlage der Client-Server-Technik oder neuerdings auch der Web-Technik, die dezentral auf den Netzwerk-PCs der Benutzer, letztere in deren Internet-Browser laufen, die Nutzeranfragen über das Netzwerk weiterleiten und die Systemantworten über das Netzwerk empfangen und dem Nutzer anzeigen.
Aufgrund dieser komplexen Technik sind Hardwareanschaffungen, Softwarelizenzen, aber vor allem Betrieb und Betreuung für derartige Systeme extrem teuer. Nicht unterschätzt werden darf auch der hohe Administrationsaufwand für Benutzerrollen, -rechte, Schlagwort-Wörterbücher (Klassifikationssysteme) u. ä.
Oft hängen an einem umfassenden Dokumentenmanagement auch weitere personal-erfordernde Dienste, wie Vorlagenmanagement-Abteilung, Scan-Abteilung, zentrales Druck- und Druckverteil-Zentrum, formale Prüfdienste, Dokumenten-Import und -Export-Dienste (elektronische Kundenschnittstelle), System-Hotline in bis zu 3 Level u. ä.
Der wesentliche Vorteil der leichteren und langfristigeren Wiederauffindbarkeit wird nicht allein durch das elektronische System sichergestellt, sondern durch die Aufstellung und Pflege von Schlagwort-Wörterbüchern (Klassifizierungssysteme, Thesaurus), Dokumentenklassen und die entsprechende Verschlagwortung bei der Ablage/beim Speichern von Dokumenten.
Dieses und die durch die Systemkomplexität im Vergleich zu der Dokumentenablage auf einfachen Dateiservern im Firmennetzwerk mindestens um den Faktor zwei langsamere Ablage von Dokumenten verursacht mehr Aufwand bei allen Mitarbeitern, die ihre Dokumente mit einem Dokumentenmanagementsystem ablegen. Dieser größere Aufwand kommt durch geringeren Aufwand beim Suchen wieder herein, wobei jedoch zu berücksichtigen ist, dass nicht auf jedes in einem Unternehmen einmal abgelegte Dokument noch einmal zugegriffen werden muss.
Der eigentliche Mehrwert eines Dokumentenmanagementsystems entsteht vor allem, wenn Dokumente nach langer Zeit aufgrund gesetzlicher Erfordernisse wiederaufgefunden werden müssen und durch das Wiederauffinden finanzielle Sanktionen vermieden werden können, die für ein Unternehmen erheblich sein können. Auch können durch das Auffinden alter Dokumente kostenintensive Doppelentwicklungen vermieden werden.
Da die meisten Unternehmen für solche Langzeit-Risiken nicht pauschal Rückstellungen treffen, ist der sog. Return-On-Investment für den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen kaufmännisch nur schwer ermittelbar.
Des Weiteren ergeben sich kaufmännisch ebenfalls schwer zu quantifizierende Qualitätsvorteile, die vor allem auch in den Kundenbeziehungen zur Geltung kommen.
Weitere betriebswirtschaftliche Herausforderungen stellen die Fixkosten für Softwarelizenzen, Betrieb und Betreuung einerseits und die beträchtlichen Kosten pro Anwender für arbeitsplatz-/prozessspezifische Konfiguration, Training und für das „interne Marketing“ der Einführung der Dokumentenmanagement-Anwendung und der genannte Arbeitszeiteinsatz pro Anwender dar.
Während die Kosten mit steigender Anwenderzahl stetig zunehmen können, sinkt mit steigender Systemanwendung im Unternehmen das Risiko der Nicht-Auffindbarkeit wichtiger Dokumente. Dagegen sind die Kosten bei geringster Anwenderzahl zwar auf den ersten Blick relativ am niedrigsten, wegen der hohen Fixkosten jedoch weiterhin erheblich, und es steht diesen erheblichen Kosten dann so gut wie kein Nutzen gegenüber.
Oftmals stoßen zentrale Dokumentenmanagementsysteme heute noch an Grenzen, etwa bei mobilen Mitarbeitern mit internationaler Geschäftstätigkeit. Hierfür wären „Koffer-Packen“- und „Synchronisations“-Funktionen mit z. B. projektweisen Kopien von Dokumentenbeständen auf Laptops als Dokumentenmanagement-Funktion erforderlich. Solche Funktionserweiterungen moderner Systeme halten jedoch immer mehr Einzug.
Zwar bieten die meisten Dokumentenmanagementsysteme an, elektronisch navigierbare Relationen zwischen im System abgelegten Dokumenten zu erstellen, jedoch fehlt es an Verwaltungsmöglichkeiten für modular zusammengebaute Dokumente, bei denen z. B. ein Dokument als Teil eines anderen angezeigt wird (vgl. Funktionalität der Hyperlinks, OLE, eingebettete Grafiken u. ä.). Oftmals sind solche Beziehungen bei aus einem Dokumentenmanagementsystem heraus geöffneten Dokumenten durch die entsprechende Applikation dann nicht mehr auflösbar. Die Abhilfe der Arbeitsanweisung an die Mitarbeiter, auf derartige Modularisierungen zu verzichten, bringt dann wieder einige Nachteile mit sich, die der Einsatz von Dokumentenmanagement eigentlich beseitigen soll, nämlich Doppelarbeit und Doppelablage gleicher Dokumente(nmodule) und Probleme bzgl. der Aktualität solcher Mehrfachinstanzen.