In Deutschland ist die Zustellungsurkunde (ZU), auch Postzustellungsurkunde (PZU), eine öffentliche Urkunde, die den vollen Beweis dafür erbringt, dass einem Empfänger ein bestimmtes, meist amtliches Schriftstück förmlich zugestellt worden ist. Sie ist Bestandteil einer förmlichen Zustellung, der ein Postzustellungsauftrag (PZA) zugrunde liegt.

Amtliche Zustellungen sind nicht nur durch Postzustellungsaufträge möglich. Möglich ist die Zustellung durch Übergabe durch einen Bediensteten der Behörde (sog. Zustellung durch Aushändigung an der Amtsstelle, ZPO). Möglich ist auch die Zustellung durch den Gerichtsvollzieher selbst, der das zuzustellende Schriftstück nicht im Wege eines Postzustellungsauftrags ( ZPO) zustellen lässt, sondern persönlich dem Adressaten übergibt (Verfahren nach den , insbesondere ZPO). Diese beiden Formen der Zustellung werden auf anderen Urkunden als der in diesem Artikel behandelten gelben Zustellungsurkunde beurkundet. Auch bei der öffentlichen Zustellung werden die gelben Zustellungsvordrucke nicht benutzt.

Rechtsgrundlagen Der Postzustellungsauftrag wird in den §§ 61 bis 63 des Postgesetzes geregelt.Im Postgesetz von 1998 waren es abweichend die §§ 33 bis 35 PostG. Demnach sind bestimmte Anbieter von Briefdienstleistungen verpflichtet, Postzustellungsaufträge auszuführen ( PostG). Dem Dienstleister steht für die Ausführung des Auftrags ein Entgelt zu, das der Regulierung durch die Bundesnetzagentur unterliegt ( PostG). Die Haftung bei der Durchführung eines Postzustellungsauftrags richtet sich nach den Regeln der Amtshaftung und ist unbeschränkt PostG.Dies galt bereits ohne explizite gesetzliche Regelung, vergleiche BGH, Urteil vom 14. Januar 1954 (BGHZ 12, 96 = NJW, 1954, 915). Unter Berücksichtigung dieser Rechtsauffassung wurden § 16 Abs. 1 PostG und § 39 PostO (in der Fassung vom 10. März 1986 und in der Fassung vom 1. Januar 1964) gefasst. Gegenstand von förmlichen Zustellungen sind, insbesondere im Fall der Gerichtsvollzieher-Zustellung, nicht nur amtliche Schriftstücke.

Die Erteilung eines Postzustellungsauftrags ist bestimmten Nutzergruppen vorbehalten. Auftraggeber können nur sein:

Gerichte, die Zustellungen nach den Prozessordnungen in Auftrag geben ( ZPO, StPO, FamFG, VwGO, SGG, FGO), Behörden, die Zustellungen nach den Gesetzen über die Verwaltungszustellung ( VwZG sowie entsprechende Gesetze der Länder) in Auftrag geben, Gerichtsvollzieher (, ZPO).

Ausland Postzustellungsaufträge sind auf Inlandsziele begrenzt, da es sich um hoheitliche Maßnahmen handelt. Deutsche Postzustellungsaufträge, die gleichwohl ins Ausland gelangen, werden von der fremden Postverwaltung oft als nicht ausführbar zurückgeschickt. Gleichwohl geglückte Zustellungen im Ausland durch Retournierung einer von der ausländischen Postverwaltung ausgefüllten Zustellungsurkunde sind nach deutschem Recht grundsätzlich unwirksam; jedoch kann die nicht wirksam erfolgte Zustellung durch den nachgewiesenen tatsächlichen Zugang des Schriftstücks – wie sonst auch – als geheilt angesehen werden.BFH, Beschluss vom 25. November 1986 – IV S 9/86 –. Das Schriftstück gilt dann als am auf der Postzustellungsurkunde angegebenen Tag als zugegangen.

Privatpersonen Ein Gerichtsvollzieher kann durch eine natürliche oder juristische Person des Privatrechts auch mit der Zustellung eines privaten Schriftstücks, z. B. einer WohnmietraumkündigungKündigung eines Mietvertrages: Einschreiben, normaler Brief oder Gerichtsvollzieher?, Information auf mietrecht.org, abgerufen am 31. Mai 2020., beauftragt werden. Der Gerichtsvollzieher nimmt dabei Kenntnis vom Inhalt des Schriftstücks. Mit dieser Form der Zustellung wird der Nachweis geführt, dass der Empfänger das namentliche Schriftstück (und nicht nur irgendein Schriftstück) erhalten hat. Der Gerichtsvollzieher kann sich dann des Postzustellungsauftrags bedienen.

Privatpersonen können Postzustellungsaufträge im eigenen Namen nicht durchführen. Wer als Privatperson versucht, einen Postzustellungsauftrag bei einer Postfiliale abzugeben – er müsste sich dazu zuvor den nicht öffentlich zugänglichen ZU-Vordruck und die nicht öffentlich zugänglichen gelben Umschläge beschafft haben –, wird üblicherweise zurückgewiesen. Gleichwohl geglückte Postzustellungsaufträge von Privatpersonen haben nicht dieselben Wirkungen wie die eines amtlich angeordneten Postzustellungsauftrags, selbst wenn eine Zustellungsurkunde ausgefüllt an den Auftraggeber zurückgesandt worden sein sollte.BVerwG, Urteil vom 20. Februar 1981 – 7 C 29.78 –; Oberverwaltungsgericht Berlin, Urteil vom 02. Dezember 1977 – II B 98.76 –, juris.

Postzustellungsauftrag mini|hochkant=1.0|Außenumschlag eines Postzustellungs­auftrags mit Sichtfenster für größere Sendungen mini|hochkant=1.0|Außenumschlag eines Postzustellungs­auftrags für normale Sendungen mini|hochkant=1.0|Innenumschlag eines Postzustellungs­auftrags (Vorder- und Rückseite) in der 1. August 2025 verwendeten Form

Der Postzustellungsauftrag besteht aus einem äußeren und einem inneren Umschlag sowie der vom Absender vorbereiteten Postzustellungsurkunde. Die Postzustellungsurkunde befindet sich in der Regel in einer Lasche des inneren Umschlags, die zusammen im äußeren Umschlag stecken. Im äußeren Umschlag befindet sich entweder ein kleines Sichtfenster oder eine zusätzliche Aufschrift, sodass nur die Postleitzahl und der Ort des Empfängers zu sehen ist. Der äußere Umschlag enthält auch die Frankierung und wird dem Postunternehmen zur förmlichen Zustellung übergeben, das am Bestimmungsort den äußeren Umschlag öffnet und den inneren Umschlag mitsamt der vorbereiteten Postzustellungsurkunde entnimmt und dem Empfänger zustellt.

Die Zustellung ist ein Hoheitsakt. Sie kann ohne Mitwirkung des Empfängers und auch gegen seinen Willen vollzogen werden. Zunächst muss versucht werden, dem Empfänger das Schriftstück persönlich auszuhändigen. Gelingt dies nicht, kann subsidiär einem erwachsenen Familienmitglied, einem erwachsenen Mitbewohner oder einem Postempfangsbevollmächtigten zugestellt werden (Ersatzzustellung an Ersatzempfänger). Dies kann jedoch vom Absender im Einzelfall ausgeschlossen werden. Ist auch diese Ersatzzustellung nicht möglich, kann die Sendung auch in einen Briefkasten oder eine andere gesicherte Empfangseinrichtung eingelegt werden (Ersatzzustellung über Briefkasten). Anderenfalls muss das Schriftstück niedergelegt werden und hierüber eine Benachrichtigung hinterlassen werden. Mit der Zustellung gilt das Schriftstück als zugestellt, auch wenn es tatsächlich niedergelegt wurde. Die Niederlegung bezeichnet die Aufbewahrung des Schriftstücks an einer Abholstelle für drei Monate. Die Niederlegung kann durch Vorausverfügung des Absenders ausgeschlossen werden.

Der Absender kann anordnen, dass die genaue Uhrzeit der Zustellung zu dokumentieren ist. Außerdem kann der Absender Weisungen darüber erteilen, ob die Sendung im Bezirk des Amtsgerichts, des Landgerichts oder des Bundesgebietes weiterzusenden ist, wenn der Empfänger sich an einem anderen Ort aufhält oder verzogen ist.

Bei der Zustellung wird auf dem Schriftstück das Zustelldatum und gegebenenfalls die Zustelluhrzeit vermerkt. Die Postzustellungsurkunde wird ausgefüllt und an den Absender zurückgesandt. Erfolgt eine Niederlegung (siehe ZPO), so wird das Schriftstück am Niederlegungsort hinterlegt und nach Ablauf von drei Monaten an den Absender zurückgesandt. Ist die Zustellung nicht durchführbar, weil der Empfänger nicht ausfindig gemacht werden kann, oder eine Weitersendung nicht beauftragt wurde, wird die Zustellungsurkunde auf der Vorderseite ausgefüllt und mitsamt dem unzustellbaren Schriftstück an den Absender zurückgesandt.

Postzustellungsurkunde miniatur|hochkant|Vorderseite einer deutschen Zustellungsurkunde in der ab 1. August 2025 verwendeten Form miniatur|hochkant|Rückseite einer deutschen Zustellungsurkunde in der ab 1. August 2025 verwendeten Form

Die Postzustellungsurkunde wird durch den Absender dem zuzustellenden Schriftstück vorbereitet beigefügt. Sie kann aber auch ersatzweise durch das Postunternehmen gefertigt werden. Maßgebend sind die Angaben auf dem verschlossenen Umschlag des Schriftstücks. Jede Zustellung muss ein Aktenzeichen enthalten, um das Schriftstück identifizieren zu können. Das Aktenzeichen besteht dabei nicht nur aus dem Geschäftszeichen des ihm zugrunde liegenden Vorgangs der Behörde, des Gerichts oder des Gerichtsvollziehers, sondern bedarf auch einer weiteren Konkretisierung. Dies kann auch eine wörtliche Beschreibung sein wie „Bescheid vom (Datum)“ oder „Ladung zum Termin am (Datum)“. Eine Zustellung ohne Angabe des Aktenzeichens ist unwirksam.Schlatmann in Engelhardt/App/Schlatmann, VwVG/VwZG, 11. Aufl. 2017, § 3 Rdnr. 5 VwZG mit etlichen Nachweisen aus der Rechtsprechung.

Das Aussehen der Postzustellungsurkunde sowie des äußeren und inneren Umschlags regelt die Verordnung zur Einführung von Vordrucken für die Zustellung im gerichtlichen Verfahren (ZustVV).

Die Zustellungsurkunde ist eine Urkunde mit öffentlichem Glauben ( ZPO). Das bedeutet, dass ihr Inhalt als richtig angenommen wird, soweit nicht der Beweis der Fälschung gelingt ( ZPO Abs. 1 Satz 2 i. V. m. § 418 Abs. 2 ZPO). Das vorsätzlich falsche Ausstellen einer Postzustellungsurkunde stellt eine Straftat der Falschbeurkundung im Amt nach dar. Amtsträger im Sinne dieser Vorschrift sind auch Beschäftigte privater Zustelldienste, da sie für die Zustellung von Postzustellungsaufträgen mit hoheitlichen Rechten beliehen werden ( Satz 2 PostG).

Zustellungsurkunden gibt es auch in anderen Ländern. In Italien heißen sie Notifica (giudiziaria) (dt. [gerichtliche] Zustellung).

Geschichte miniatur|„Insinuationsdokument“ Die allgemeine Gerichtsordnung für die preußischen Staaten von 1793 sah bereits Briefe mit Zustellungsurkunde vor. Das Gericht erhielt, als Ausweis für die Akten, ein „Einlieferungsattest“, später „Aktenschein“ genannt. Der Postbote hatte „die richtige Insinuation (Zustellung) auf seine Pflicht zu attestieren“. 1838 wurde diese Vereinbarung präzisiert. Die Gebühr für die Gerichtsbehörden betrug 4 Silbergroschen (Sgr.) zu der Briefgebühr für die Rücksendung der Insinuationsurkunde, 1842 auf 3 Sgr. plus Briefgebühr gesenkt.

Der Norddeutsche Postbezirk verlangte 1869 für Schreiben mit Behändigungsschein, wie sie nun genannt wurden, 1 Sgr. und die Briefgebühr.

Die Deutsche Reichspost ließ 1871 die Aufgabe auch für Private zu. Die Gebühr betrug in diesem Falle, das gewöhnliche Briefporto für den Hin- und Rückweg und 2 Sgr. / 7 Kreuzer (Kr.) Zustellungsgebühr. Einschreiben war zulässig, in diesen Fällen erfolgte die Zustellung ausschließlich an den Empfänger oder seinen Bevollmächtigten. hochkant|miniatur|Tabelle Zustellungsgebühren In der Postordnung von 1872 heißt es: „Wünscht der Absender eines gewöhnlichen oder recommandierten Briefes über die erfolgte Bestellung eine postamtliche Bescheinigung zu erhalten, so muss dem Brief ein gehörig ausgefüllter Behändigungsschein (Insinuations-Document) äußerlich beigefügt und auf der Adresse vermerkt werden: ‚Mit Behändigungsschein‘. Auf die Außenseite des zusammengefalteten Behändigungsscheins ist vom Absender des Briefes die für die Rücksendung erforderliche Adresse zu setzen.“ An Porto wurde erhoben: 1) das tarifmäßige Porto für den Hinweg, 2) eine Insinuations-Gebühr, von einem Gericht oder Notar von 1 Sgr. / 4 Kr, von Privatpersonen 2 Sgr. / 7 Kr. und 3) das tarifmäßige Porto für die Rücksendung des Behändigungsscheins. Für Adressaten im Orts- oder Landbestellbezirk kam zur Insinuations-Gebühr, die tarifmäßige Bestellgebühr für Briefe im Ortsbestellbezirke bzw. ein Landbriefbestellgeld von ½ Sgr. / 2 Kr. hinzu.

Nach der Einführung der Mark 1874 belief sich die Gebühr auf 10 Pf., wenn der Absender eine Behörde oder ein Notar war, sonst 20 Pf. Hinzu kamen das gewöhnliche Briefporto für den Hinweg und 10 Pf. für die Rücksendung des Behandlungsscheins.