Die Gewinn- und Verlustrechnung (Schreibweise nach HGB; laut Duden Gewinn-und-Verlust-Rechnung,Duden Rechtschreibung; sowohl „alte“ (20. Aufl. 1990) als auch „neue“ (22. Aufl. 2001) abgekürzt GuV), in der Schweiz Erfolgsrechnung, ist neben der Bilanz ein wesentlicher Teil des Jahresabschlusses und damit des externen Rechnungswesens (Rechnungslegung) eines Unternehmens. Sie stellt Erträge und Aufwendungen eines bestimmten Zeitraumes, insbesondere eines Geschäftsjahres, dar und weist dadurch die Art, die Höhe und die Quellen des unternehmerischen Erfolges aus finanztechnischer Perspektive aus. Überwiegen die Erträge, ist der Erfolg ein Gewinn, andernfalls ein Verlust.
In der Gewinn- und Verlustrechnung wird der Erfolg eines Unternehmens durch eine „Zeitraumrechnung“ ermittelt; sie berücksichtigt alle erfolgsrelevanten Daten einer Rechnungsperiode. Unabhängig von der Gewinn- und Verlustrechnung ist die Erfolgsermittlung des internen Rechnungswesens (Kosten- und Leistungsrechnung) zu sehen, die den Gewinn oder Verlust anhand betriebswirtschaftlicher Kennzahlen erarbeitet.
Gesetzliche Grundlagen in Deutschland Nach HGB hat der Kaufmann am Schluss eines jeden Geschäftsjahres eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge aufzustellen. Das Handelsgesetzbuch und die Steuergesetze sowie die internationalen Rechnungslegungsstandards (die International Financial Reporting Standards IFRS und die United States Generally Accepted Accounting Principles US-GAAP) enthalten detaillierte Vorschriften über den formalen Aufbau und die aufzunehmenden Inhalte. Die Gewinn- und Verlustrechnung unterliegt den gesetzlichen Pflichten zur Prüfung und Offenlegung. Lediglich Personenhandelsgesellschaften und Einzelkaufleute können nach des Publizitätsgesetzes auf eine Veröffentlichung verzichten, wenn in einer Anlage zur Bilanz erläuternde Angaben zur Ertragslage beigefügt werden.
Monatliche GuV Viele Unternehmen erstellen jeden Monat eine vollständige Bilanz und GuV – bereits wenige Tage nach Ultimo. Das ergibt einen aktuellen Überblick über die Entwicklung während des Geschäftsjahres. Überraschungen erst nach Ende des Geschäftsjahres werden so vermieden; Fehlentwicklungen können frühzeitig korrigiert werden. Finanziell relevante besondere Vorfälle können sachgerecht auf die Monate verteilt werden. Beispiele: Betriebsferien, größere Reparaturen, Forderungsausfälle.
Formaler Aufbau Konten- oder Staffelform Die Gewinn- und Verlustrechnung kann in Konten- oder in Staffelform aufgebaut sein. Die Kontenform zeigt das Ergebnis als Saldo auf der entsprechenden Kontoseite: Auf der Sollseite bei Gewinn, auf der Habenseite bei Verlust. Die Staffelform ordnet die einzelnen Positionen untereinander an und gelangt zum Periodenergebnis über eine Fortschreibung beziehungsweise Fortrechnung in mehreren Zwischenschritten. Die einmal gewählte Form muss in der Regel beibehalten werden, Abweichungen sind im Anhang zu begründen. Die Staffelform ist in HGB nur für Kapitalgesellschaften und Kapitalgesellschaften & Co. (z. B. GmbH & Co. KG) vorgeschrieben.
Brutto- oder Nettoprinzip Nach dem Bruttoprinzip müssen die handelsrechtlichen Aufwands- und Ertragsarten als Einzelpositionen in der Gewinn- und Verlustrechnung aufgeführt werden. Eine Saldierung, also die Verrechnung der Erträge und Aufwendungen im Vorwege, sodass sie nicht mehr als Einzelposten in der GuV auftauchen, ist regelmäßig unzulässig (Verrechnungsverbot, Abs. 2 HGB) und wird für Kapitalgesellschaften in HGB besonders betont. Der Bruttoausweis, insbesondere der Umsatzerlöse, sichert einen tiefergehenden Einblick in die Erfolgsquellen als er bei Saldierung von Aufwands- und Ertragskomponenten möglich wäre.Hanno Kirsch: Gewinn- und Verlustrechnung nach HGB: Brutto- oder Nettoprinzip Haufe.de, abgerufen am 11. September 2020.
Ausnahmen bestehen für kleine und mittelgroße Kapitalgesellschaften, die gem. HGB bestimmte Positionen unter der Bezeichnung „Rohergebnis“ zusammenfassen dürfen, um sich vor Konkurrenzeinblicken zu schützen. Dieses Nettoprinzip genannte Verfahren entbindet jedoch nicht von der Notwendigkeit, gemäß Abs. 1 Satz 3 AktG auf Verlangen bereits eines Aktionärs in der Hauptversammlung die ungekürzte GuV-Rechnung vorzulegen.
Gesamtkostenverfahren oder Umsatzkostenverfahren Die Berechnung kann nach zwei Methoden vorgenommen werden: dem Gesamtkostenverfahren (GKV) oder dem Umsatzkostenverfahren (UKV). Nach HGB und IFRS sind grundsätzlich beide Möglichkeiten anwendbar.
In IAS 1.92 wird das Umsatzkostenverfahren dem Gesamtkostenverfahren vorgezogen, da es trotz erheblicher Ermessensspielräume bei der Zuordnung der Aufwendungen zu Funktionen Informationen liefert, die als entscheidungsrelevanter für Adressaten eingestuft werden. US-GAAP schreibt zwingend das Umsatzkostenverfahren vor.
Die Datengrundlage für das Gesamtkostenverfahren stammt hauptsächlich aus der Finanzbuchhaltung; das Umsatzkostenverfahren ist auch auf das interne Rechnungswesen angewiesen und setzt eine Kostenstellenrechnung (oder eine andere Detaillierung der Konten nach Funktionen) voraus.
Beide Methoden starten mit den Umsatzerlösen der betrachteten Periode. Diesen Erlösen werden Kostenarten aber nach unterschiedlichen Kriterien zugeordnet beziehungsweise der Ergebnisausweis angepasst:
Das Gesamtkostenverfahren berücksichtigt alle Kosten, die in der betrachteten Rechnungsperiode bei der betrieblichen Leistungserstellung entstanden sind, und stellt ihnen alle erzielten Erlöse gegenüber. Da Kosten und Erlöse bei der Herstellung von Wirtschaftsgütern nicht immer in die gleiche Periode fallen (zum Beispiel werden Güter nicht unbedingt in derselben Periode verkauft, in der sie hergestellt wurden), müssen bei diesem Verfahren die Bestandsänderungen an Halb- und Fertigfabrikaten (Lagerbestände zu Herstellkosten) herausgerechnet werden. So erhält man vergleichbare Größen für die Ermittlung des Betriebsergebnisses. Bestandsminderungen werden als Aufwand verbucht und Bestandserhöhungen als Ertrag. Diese Bestandsminderung bzw. Bestandserhöhung gilt auch für die Eigenleistungen, also Leistungen, die nicht verkauft, sondern im eigenen Betrieb verbraucht werden.
Als Aufwand kann z. B. gelten: Materialaufwand, Personalaufwand, Abschreibungen, Sonstige betriebliche Aufwendungen, Finanzaufwendungen, Steuern oder Außerordentliche Aufwendungen. Als Ertrag kann z. B. gelten:Umsatzerlöse, Andere betriebliche Erträge, Finanzerträge, oder Außerordentliche Erträge. Beim Umsatzkostenverfahren werden den Umsatzerlösen einer Periode nur diejenigen Kosten gegenübergestellt, die für die tatsächlich verkauften Produkte angefallen sind (Umsatzkosten).
Ein zweiter wesentlicher Unterschied ist: das Gesamtkostenverfahren gruppiert die Kosten nach Kostenarten (Materialkosten, Personalkosten, Abschreibungen); das Umsatzkostenverfahren dagegen gruppiert die Kosten nach Funktionen (auch: Funktionsbereichen) (Produktion, Vertrieb, Verwaltung) (damit häufig nach Kostenstellen).
Für eine kurzfristige (z. B. für die monatliche) Ergebnisrechnung ist das UKV / sind Kostenstellen aussagefähiger. Die Betriebsergebnisse für einzelne Produkte oder Produktgruppen lassen sich so einfacher ermitteln. Die Aufschlüsselung nach Kostenarten ist hier allerdings nur nach Umrechnung und nicht immer verursachergerecht möglich.
Wenn man die Bestände nach den gleichen Kriterien bewertet, führen beide Verfahren zum gleichen Jahresüberschuss.
Vorjahresbeträge Neben den Daten des aktuellen Jahres sind nach HGB und IFRS zum Vergleich die Vorjahreswerte, nach US-GAAP die Werte der vergangenen drei Jahre anzugeben. Ist eine Position im laufenden Geschäftsjahr weggefallen, führt dies zwangsläufig zum Ausweis von Leerposten. Die gegenübergestellten Beträge müssen vergleichbar sein, andernfalls sind Erläuterungen im Anhang beizufügen.
Bestandteile Ergebnisermittlung und Ergebnisverwendung Alle unten aufgeführten GuV-Positionen nach § 275 HGB, von den Umsatzerlösen bis zur Position Jahresüberschuss / Jahresfehlbetrag, dienen der Ermittlung des Unternehmenserfolges. Aktiengesellschaften haben anschließend weitere Angaben über die Veränderungen der Kapital- und Gewinnrücklagen und somit über die Verwendung des Ergebnisses zu ergänzen ( AktG). Diese Angaben, die im Anhang gemacht werden können, entstammen dem Gewinnverwendungsvorschlag des Vorstandes. Nach IFRS und US-GAAP wird die Ergebnisverwendung nicht in die Gewinn- und Verlustrechnung aufgenommen, sondern geht in die Eigenkapitalveränderungsrechnung (Eigenkapitalspiegel) ein.
Erfolgsspaltung Beide Methoden der Erfolgsermittlung stellen bei der Berechnung des Jahresüberschusses mehrere Zwischenergebnisse auf. Dadurch lassen sich die Quellen des Erfolges erkennen und die Ertragslage des Unternehmens realistischer beurteilen (Erfolgsspaltung).
In das „Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit“ fließen sämtliche Aufwendungen und Erträge ein, die dem Betriebszweck des Unternehmens dienen. Es beinhaltet zum einen das Betriebsergebnis, das aus dem satzungsmäßigen Prozess der Leistungserstellung entstanden ist, zum anderen das Finanzergebnis, das regelmäßige, aber betriebsfremde Geschäfte umfasst (Finanzierungs- und Kapitalanlagegeschäfte). Im Zuge des Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetzes wurden zum „außerordentlichen Ergebnis“ gehörige Posten und mit diesen der Zwischenposten „Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit“ in Jahresabschlüssen ab dem Geschäftsjahr 2016 gestrichen. Das „außerordentliche Ergebnis“ enthielt ungewöhnliche und seltene Erfolgsbestandteile, die nicht mit in Zusammenhang mit der eigentlichen Geschäftstätigkeit gesehen wurden, mit deren Wiederholung nicht zu rechnen war und bei denen von einer hohen Volatilität ausgegangen werden konnte.Volker H. Peemöller: Bilanzanalyse und Bilanzpolitik. Einführung in die Grundlagen. 3., aktualisierte Auflage. Gabler, Wiesbaden 2003, ISBN 3-409-33534-X, S. 378.
Die wichtigsten Erfolgskomponenten nach IFRS und US-GAAP sind das „Ergebnis aus fortgeführter Unternehmenstätigkeit“ und das „Ergebnis aus aufgegebenen Geschäftsbereichen“. Wurde ein Unternehmensbestandteil, also ein Geschäftsbereich oder Tochterunternehmen, stillgelegt oder verkauft, muss dessen Ergebnis gesondert ausgewiesen werden. Dies gilt auch bereits dann, wenn die Aufgabe hinreichend sicher geplant ist.
Die Zwischenergebnisse der einzelnen Rechnungslegungsstandards sind nur bedingt vergleichbar. Ein Beispiel: Wird ein Tochterunternehmen verkauft, gehört der Erlös nach IFRS zu dem „Ergebnis aus aufgegebenen Geschäftsbereichen“. Nach HGB ist er dem „Ergebnis aus gewöhnlicher Geschäftstätigkeit“ zuzurechnen. Allgemeingültige Vergleichsregeln können daher nicht aufgestellt werden.
Gliederung Nach Handelsgesetzbuch in Deutschland und Unternehmensgesetzbuch in Österreich Nach und HGB muss die Gewinn- und Verlustrechnung die unten aufgeführten nummerierten Positionen enthalten (Unterpunkte sind hier nicht aufgenommen). Hierbei handelt es sich um die Mindestgliederung. Eine tiefere Untergliederung ist zulässig, wenn sie die Klarheit und Übersichtlichkeit nicht beeinträchtigt; weitere Posten können aufgenommen werden, wenn sie nicht von den Pflichtposten abgedeckt werden.
Eine Gliederungsverkürzung ist nur bei Unternehmen möglich, für die keine besonderen Formblätter vorgeschrieben sind. Außerdem muss der Betrag unwesentlich sein und die Klarheit der GuV durch die Verkürzung vergrößert werden. Kleine und mittelgroße Kapitalgesellschaften dürfen nach dem Gesamtkostenverfahren Punkt 1–5, nach dem Umsatzkostenverfahren Punkt 1, 2, 3 und 6 saldieren und als Rohergebnis ausweisen.
In Österreich wird die Gliederung durch und UGB geregelt. Die Positionen nach dem Jahresüberschuss können in der GuV oder im Anhang angegeben werden.