Unter Personalakte versteht man in der Personalwirtschaft und im Arbeitsrecht eine Akte oder als elektronische Akte („digitalisierte Personalakte“) gespeicherte Sammlung von Schriftstücken und Urkunden, die der Arbeitgeber bzw. der Dienstherr über einen Arbeitnehmer bzw. Beamten oder Soldaten führt und die Angaben zur Person und zum Arbeitsverhältnis im Betrieb enthält.
Allgemeines Weder die Form noch der Inhalt von Personalakten sind in Deutschland gesetzlich geregelt. Auch finden sich aufgrund der elektronischen Datenverarbeitung immer seltener umfangreiche Papierakten, die sämtliche Inhalte zusammenfassen. Lediglich im Beamtenrecht gibt es gesetzliche Regelungen zur Personalakte, etwa Bundesbeamtengesetz. Auch im Wehrrecht, insbesondere im Soldatengesetz (SG) der Bundeswehr, ist die Behandlung von Personalakten für aktive und ehemalige Soldaten explizit gesetzlich geregelt ( SG). Das Bundesarbeitsgericht (BAG) definierte 1988 die Personalakte als „eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem engeren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen“.BAG, Urteil vom 13. April 1988, Az.: 5 AZR 537/86 =
Geschichte In der Verwaltung wurden Personalakten teilweise noch bis ins 20. Jahrhundert hinein Dienerakten genannt. Das hatte seinen Ursprung im „Allgemeinen Landrecht für die preußischen Staaten (ALR)“ vom Juni 1794, worin erstmals in juristischer Form von „Dienern des Staates“ die Rede war. Preußische Zivilbeamte hießen im 19. Jahrhundert zunächst noch „königliche Diener“ und auch sonst wurde von landesherrlichen „Dienern“ gesprochen, bis sich der Begriff „Beamter“ eingebürgert hatte.Horst Deinert, Beamtenrecht in Nordrhein-Westfalen, 2019, S. 14
Rechtsgrundlage in Deutschland Die Sammlung der für das Arbeitsverhältnis relevanten Unterlagen durch den Arbeitgeber wird durch arbeitsrechtliche Vorschriften bestimmt. Der Mitarbeiter (Arbeitnehmer, Beamter) hat das Recht, die Personalakte einzusehen ( Abs. 1 BetrVG). Das Recht, in die Personalakten Einsicht zu nehmen, bezieht sich auf alle Unterlagen, die über die Person des Arbeitnehmers im Betrieb vorhanden sind und besteht jederzeit, insbesondere innerhalb der Arbeitszeit. Zur Personalakte gehören auch alle anderen Aufzeichnungen und Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis betreffen oder mit ihm in Zusammenhang stehen.BAG, Urteil vom 7. Mai 1980, Az.: 4 AZR 214/78; in: Arbeit und Recht (AuR), 1981, 124 Hierzu gehören auch von den Personalakten getrennt aufbewahrte Sonder- und Nebenakten, beispielsweise Unterlagen des Werkschutzes. Bestimmte Informationen dürfen dagegen nicht in die Personalakte aufgenommen werden. Der Arbeitgeber darf insbesondere keine Listen mit Krankheitsgründen führen und in der Personalakte aufbewahren. Auch die Unterlagen eines Betriebsarztes (etwa der Befundbogen) gehören wegen der ärztlichen Schweigepflicht nicht in die Personalakte. Hat der Arbeitgeber Eintragungen in die Personalakte vorgenommen, so kann der Arbeitnehmer nach Abs. 2 BetrVG gegebenenfalls verlangen, dass eine Gegendarstellung zu den Akten genommen wird. Bei unberechtigten Eintragungen (etwa grundlose Abmahnungen, fehlerhafte Beurteilungen) hat der Arbeitnehmer einen Anspruch aus Abs. 1 BGB in Verbindung mit BGB und der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers auf Entfernung der betroffenen Eintragung aus der Personalakte. Nach diesem Grundsatz hat der Arbeitgeber das allgemeine Persönlichkeitsrecht im Hinblick auf Ansehen, soziale Geltung und berufliches Fortkommen zu beachten. Bei einem objektiv rechtswidrigen Eingriff in sein Persönlichkeitsrecht hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Widerruf bzw. Beseitigung der Beeinträchtigung.BAG, Urteil vom 5. August 1992, Az.: 5 AZR 531/91 =
Personalakten sind strikt vertraulich zu behandeln. Wenn personenbezogene Daten von mindestens zehn Mitarbeitern automatisiert oder von mindestens zwanzig Mitarbeitern in sonstiger Form verarbeitet werden, muss der Betrieb gem. BDSG einen Datenschutzbeauftragten bestellen. In BDSG wird festgelegt, inwieweit die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten eines Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses zulässig ist. Als Grundsatz gilt, dass die personenbezogenen Daten für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich sein müssen. Auch im Rahmen des BDSG haben die Arbeitnehmer einen Berichtigungsanspruch ( Abs. 1 BDSG).
Inhalte Welche Dokumente und Einträge in die Personalakte aufgenommen werden, bestimmt der Arbeitgeber selbständig. Personalakten sollen spiegelbildlich ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über den Werdegang der Arbeitnehmer geben.BAG, Urteil vom 7. September 1988, Az.: 5 AZR 625/87DB = Die wichtigsten Bestandteile der Personalakten sind die Arbeitspapiere.
Aufbewahrte Unterlagen Inhalte können beispielsweise sein:
Personalbezogene Unterlagen und Vertragsunterlagen Bewerbungsschreiben des Mitarbeiters (Angebot) Arbeitszeugniskopien des Arbeitnehmers (bisherige) Schulabschlusszeugnis Berufsabschluss Lebenslauf und Passbild Vermerk über die Einsichtnahme ins amtliche Führungszeugnis (bei Vertrauenspositionen) Aufenthaltserlaubnis und Arbeitserlaubnis (soweit erforderlich) Arbeitsvertrag mit Stellenbeschreibung Erklärung zu Nebenbeschäftigungen Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen Anmeldung zur Krankenkasse Nachweis der monatlichen Krankenkassenbeiträge Sozialversicherungsausweis/Ausweis zur Versicherungsnummer Unterlagen zu Zusatzversorgungskassen, soweit existent Nachweis zur Anlage vermögenswirksamer Leistungen Nachweis für Kinderlose (Pflegeversicherung) Lohn- und Gehaltsbescheinigungen Unterlagen zur Lohnsteuer Kopien amtlicher Urkunden Kopie der Fahrerlaubnis (Führerschein) Schwerbehindertenausweis Tenor des Scheidungsurteils mit Bestätigung der Rechtskraft Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse Wehrdienstbescheinigung, Zivildienstbescheinigung Nachstehende Angaben, soweit für die Gehaltshöhe oder sonstige arbeitsvertragliche Regelungen (z. T. Teilzeitarbeit wegen Kinderbetreuung) von Bedeutung Antrag auf Kindergeld (bei Beschäftigten des öffentlichen Dienstes; da dort Kindergeld durch den Arbeitgeber ausgezahlt wird) Antrag auf Orts-, Sozial- oder Familienzuschlag Sterbeurkunde des Ehegatten Heiratsurkunde Geburtsurkunden für Kinder Sonstige Unterlagen Personalbogen (Deckblatt) Urlaubsliste und Fehlzeitenübersicht Beurteilungen und Bewertungen Ermahnungen (so genannte Missbilligungen) und Abmahnungen Personalentwicklungsplan Protokolle der jährlichen Mitarbeitergespräche (etwa zur Zielerreichung) Bescheinigungen über ärztliche Untersuchungen im Rahmen der Arbeitssicherheit Gesundheitsausweis (beim Umgang mit Lebensmitteln) Weiterbildungsnachweise Nachweis Sicherheitsbeauftragter Werkschutzunterlagen Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter
Will der Arbeitgeber Eignungstests oder grafologische Gutachten aufnehmen, bedingt dies die ausdrückliche Zustimmung des Arbeitnehmers.
Entfernen von Dokumenten Der Personalakte werden Unterlagen über wahre Tatsachen beigefügt. Personalakten sind eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen; sie sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über diese Verhältnisse geben.BAG, Urteil vom 8. Februar 1989, Az.: 5 AZR 40/88 Die bloße Befürchtung des Beschäftigten, ein Schriftstück könne sich nachteilig für ihn auswirken, reicht zum Entfernen nicht aus. Der Anspruch des Beschäftigten besteht, wenn etwa eine Abmahnung entweder inhaltlich unbestimmt ist, unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält, auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung des Verhaltens des Arbeitnehmers beruht oder den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt, und auch dann, wenn selbst bei einer zu Recht erteilten Abmahnung kein schutzwürdiges Interesse des Arbeitgebers mehr an deren Verbleib in der Personalakte besteht.BAG, Urteil vom 12. August 2010, Az.: 2 AZR 593/09 = Arbeitnehmer haben einen Anspruch darauf, dass eine Abmahnung aus ihrer Personalakte entfernt wird, wenn sie sich in einer bestimmten Zeitspanne untadelig verhalten haben.
Allerdings kann der Arbeitgeber auch dann noch ein berechtigtes Interesse an der weiteren Aufbewahrung einer rechtmäßigen Abmahnung haben, wenn er im Wiederholungsfall erneut abmahnen müsste, d. h. wenn er eine verhaltensbedingte Kündigung nicht mehr auf die Abmahnung stützen könnte. Hierzu hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) im Juli 2012 entschieden,BAG, Urteil vom 19. Juli 2012, Az.: 2 AZR 782/11 dass der Arbeitnehmer die Entfernung einer zu Recht erteilten Abmahnung aus seiner Personalakte nur dann verlangen kann, wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis „in jeder Hinsicht bedeutungslos“ geworden ist. Das sei nicht automatisch schon dann der Fall, wenn der Arbeitgeber wegen des Zeitablaufs im Wiederholungsfall eine weitere Abmahnung aussprechen müsste, weil die ursprüngliche Abmahnung ihre Warnfunktion verloren habe. Nach diesem Urteil darf es dem Arbeitgeber auch erlaubt sein, berechtigte Abmahnungen über eine deutlich längere Zeit aufzubewahren als nur für zwei oder drei Jahre. Das BAG legt sich in der Aufbewahrungsfrist für Abmahnungen nicht fest, sondern macht die Frist von der Schwere einer Pflichtverletzung im Einzelfall abhängig. Je schwerer eine Pflichtverletzung wiege, desto länger könne sie für die Beurteilung der Führung, der Leistungen und der Fähigkeiten des Arbeitnehmers und ggf. für seine Vertrauenswürdigkeit von Bedeutung sein. Ein auf nur geringer Nachlässigkeit beruhender Ordnungsverstoß könne seine Bedeutung für das Arbeitsverhältnis deutlich eher verlieren.
Länger können unter Umständen vom Arbeitgeber schriftlich erteilte Rügen und Ermahnungen in der Personalakte enthalten sein, wie das Arbeitsgericht Frankfurt am Main entschieden hat.ArbG Frankfurt, Urteil vom 10. September 2003, Az. 7 Ca 2899/03 Vorausgesetzt wird, dass es keine ehrenrührigen Beanstandungen sind.VNR: Ermahnungen und Rügen bleiben in der Personalakte, abgefragt am 13. Juli 2009
Aufbewahrung Sorgfaltspflichten Der Arbeitgeber muss das Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters wahren und auch für den Datenschutz sorgen. So sind gemäß Bundesdatenschutzgesetz personenbezogenen Mitarbeiterdaten mit geeigneten Mitteln gegen unbefugte Einsichtnahme durch Dritte (Mitarbeiter, Kunden usw.) zu sichern. Nur den unmittelbar mit der Bearbeitung dieser Unterlagen betrauten Kräften sowie den Vorgesetzten des Mitarbeiters ist der Zugang zur Personalakte, und zwar nach entsprechender Sicherheitsbelehrung zu ermöglichen.
Sollte es betriebsbedingt erforderlich sein, Teile der Personalakte aus organisatorischen Gründen an verschiedenen Betriebsstandorten aufzubewahren, so hat in der Stammakte ein entsprechender Verweis zu stehen. Das Duplizieren von Personalakten für diesen Zweck ist nur nach vorheriger Genehmigung durch den Arbeitnehmer bzw. den Betriebsrat statthaft.
Neben der Hauptakte kann es eine so genannte Beiakte (oder Sonderakte) geben, in welcher beispielsweise Unterlagen über Krankheiten, Gerichtsurteile oder Betriebliches Eingliederungsmanagement nach Abs. 2 SGB IX im verschlossenen Kuvert aufbewahrt werden.Tobias Reuter/Marianne Giesert/Anja Liebrich: Der Datenschutz im Betrieblichen Eingliederungsmanagement. Ein Beispiel aus dem Projekt „Neue Wege im BEM.“ Abgerufen am 13. Juni 2021. Damit wird erreicht, dass bei der laufenden Sachbearbeitung solch vertrauliche Angaben möglichst selten aufscheinen.