thumb|Echokardiographie-Kongress 2024 im Leipziger KUBUS
Eine Veranstaltung ist „ein zeitlich begrenztes und geplantes Ereignis mit einer definierten Zielsetzung oder Absicht, einer Programmfolge mit thematischer, inhaltlicher Bindung oder Zweckbestimmung in der abgegrenzten Verantwortung eines Veranstalters, einer Person, Organisation oder Institution, an dem eine Gruppe von Menschen teilnimmt“. Die Organisation des Ereignisses liegt in der abgegrenzten Verantwortung eines Veranstalters, einer Person, Organisation oder Institution. In der Schweiz wird eine Veranstaltung synonym auch als Anlass bezeichnet, in Ostbelgien als Animation.
Öffentliche Veranstaltungen im Sinne des Waffengesetzes sind „planmäßige, zeitlich eingegrenzte, aus dem Alltag herausgehobene Ereignisse, welche nicht nach der Zahl der anwesenden Personen, sondern nach ihrem außeralltäglichen Charakter und jeweils spezifischen Zweck vom bloßen gemeinsamen Verweilen an einem Ort abgegrenzt und in der Regel jedermann zugänglich sind, auf einer besonderen Veranlassung beruhen und regelmäßig ein Ablaufprogramm haben“.
Ab 200 Personen, die gleichzeitig einen Raum nutzen oder auf die zugehörigen Rettungswege angewiesen sind, Anlagen im Freien mit Szenenflächen, die für mehr als 1000 Besucher gedacht sind, oder Sportstadien für mehr als 5000 Besucher werden Veranstaltungsorte nach Musterbauordnung (MBO) und Versammlungsstättenverordnungen (VStättV/VStättVO) als Versammlungsstätte behandelt. Die Versammlungsstättenverordnungen sind als baurechtliche Regeln Ländersache, somit aufgrund der föderalistischen Struktur Deutschlands oft unterschiedlich.
Neben Veranstaltungen mit persönlicher Präsenz der Teilnehmenden vor Ort gibt es z. B. auch Online-Veranstaltungen. Insbesondere seit der Covid-19-Pandemie wird zwischen Online-Format und Präsenz-Format unterschieden, weil es seitdem vermehrt Online-Veranstaltungen (virtuelle Treffen) gibt.
Pflichten eines Veranstalters Die Pflichten eines Veranstalters ergeben sich aus § 38 MVStättVO (die Musterversammlungsstättenverordnung, die gewissermaßen allen Bundesländern die Marschrichtung für deren parlamentarische Entscheidungen zu einer länderspezifischen Versammlungsstättenverordnung vorgibt), aus den geltenden Gesetzen für Sicherheit und Ordnung und ggf. aus den Auflagen der Behörden. Zu den grundlegenden Pflichten gehören: Einhaltung des Regelwerks Schaffung von Sicherheit für Akteure und Besucher Bestimmung eines Veranstaltungsleiters Festlegung eines technischen Verantwortlichen (Betreiberaufgabe nach MVStättVO) Gewährleistung der Zusammenarbeit mit den Behörden (auch eine genuine Betreiberaufgabe) die Verkehrssicherungspflicht Einrichtung einer Brandsicherheitswache und Information an und Bereitstellung eines Sanitätswachdienstes ab 5.000 Besuchern (dies kann auch als Betreiberaufgabe gesehen werden) Die Erstellung eines Sicherheitskonzepts (im Regelfall ist das auch eine Pflicht des Betreibers), wenn die Art der Veranstaltung es erfordert (§43 MVStättVO) Einweisung des Personals, Unterweisung von Mitwirkenden – abgerufen am 11. Oktober 2018
Phasen einer Veranstaltung Eine Veranstaltung besteht aus mehreren Phasen. An jeder sind unterschiedliche Akteure beteiligt, oftmals haben diese Phasen auch Schnittmengen hinsichtlich der Beteiligten. Nicht jede Veranstaltung lässt sich trennscharf in Phasen aufteilen, oftmals überlappen sich diese, zum Beispiel werden Pläne noch während der Umsetzung geändert oder zumindest angepasst.
Ideenphase In der ersten Phase wird die Idee für eine Veranstaltung umrissen und verfeinert. Dazu gehören Vorgespräche mit Partnern, die die Durchführung unterstützen, die Information über benötigte Unterlagen und fallweise die Erstellung einer Machbarkeitsstudie. Diese kreative Phase ist oftmals davon geprägt, dass die dort entstehenden Ideen erst später auf ihre Durchführbarkeit hin überprüft werden.
Planungsphase Die Planungsphase beinhaltet die Abstimmung mit den Behörden. Das Ziel ist es, eine fertige Erlaubnis, eine Festsetzung oder einen Bescheid zu erhalten. Je nach Veranstaltung können weitere Konzepte erforderlich und von den Ämtern angefordert werden. Nicht jede Veranstaltung benötigt zwingend eine behördliche Abstimmung, und es gibt in den seltensten Fällen die eine Erlaubnis, öfter sind es mehrere Genehmigungsvorgänge (z. B. ordnungsrechtlich, baurechtlich, umweltrechtlich etc.)
Umsetzungsphase Ist das behördliche Verfahren abgeschlossen, kann die Umsetzung beginnen. In der Praxis wird oftmals mit der Umsetzung begonnen, obwohl keine formale Genehmigung erteilt wurde oder auch gar nicht erforderlich ist. Die Verträge mit den Dienstleistern müssen geschlossen und Personal muss akquiriert werden, um einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten. Auch die Auflagen müssen erfüllt werden. In dieser Phase kann es immer wieder Gespräche mit den beteiligten Akteuren geben.
Durchführungsphase Die Phase der Durchführung umfasst den Aufbau, die Veranstaltung selbst und den Abbau. Das behördliche Verfahren kann eine Freigabe nach der sogenannten Gebrauchsabnahme nach sich ziehen.
Nachbereitungsphase In der Nachbereitungsphase wird die Veranstaltung ausgewertet. Dies umfasst die Kommunikation, die Auswertung der Besucherzahl und negative wie positive Effekte. Das Ziel sind Verbesserungsmöglichkeiten für die nächste Durchführung.
Veranstaltungsziele mini|Veranstaltungsformen und -ziele (Übersicht) Veranstaltungen haben unterschiedliche Ziele, aus denen sich das „Veranstaltungsdesign“ und die Veranstaltungsform ableitet. Das Veranstaltungsdesign wird dabei bestimmt von Didaktik, Methodik, Kommunikationsform, Ablauf, Veranstaltungsort und Veranstaltungsstätte, z. B. durch die Verfügbarkeit der Räume oder der Technik, und ist Grundlage für die Veranstaltungsform.
Veranstaltungen lassen sich in fünf Kernziele unterteilen: Entscheiden Information (Informationsvermittlung und Wissenstransfer) Innovation (etwas Neues soll erarbeitet werden) Motivation (Emotionsvermittlung, Teilnehmer erfahren oder erlernen ein bestimmtes, eventuell gemeinsames, Ziel) Verkaufen (Verkaufsförderung)
Veranstaltungsformen mini|Übersicht der Veranstaltungsformen
(engl.) Den Begriff „“ kann man definieren als ein Zusammenkommen/Zusammensein zum gemeinsamen Erleben von Freude oder Zusammengehörigkeit. Ein Event kann von Einzelpersonen, Personengruppen, Vereinen, gewerblichen Anbietern (Eventagentur) oder anderen Institutionen organisiert werden. Andere Begriffe: Powwow, Party, Gala, Schauspiel, Stadtfest, Technoparade, Kirmes (Kirchweih, Zeltkirmes, Jahrmarkt, Volksfest), Zirkus, Geburtstag, Hochzeitsfeier, Demonstration / Kundgebung, Filmvorführung, Flugschau, Freiluftkonzert, Gottesdienst, Jubiläum, Kinderfest, Konzert, Parade (Defilee, Militärparade), Festival, Benefiz- oder Wohltätigkeitsveranstaltung Beispiele: Loveparade, Oktoberfest, Goldene Hochzeit, Incentive (Event, mit dem ein Arbeitgeber Mitarbeiter belohnen möchte) Siehe auch: Eventmarketing, Verkaufsförderung
Messe und Ausstellung Der Schwerpunkt stellt die Präsentation von Produkten und der damit verbundenen Verkaufsförderung dar.
Bei einer Messe oder einer Ausstellung handelt es sich um eine Präsentation von Produkten und Dienstleistungen. Beide Begriffe werden häufig synonym verwendet. Bei einer Messe handelt es sich jedoch um eine Veranstaltung ausschließlich für Fachbesucher, während die Ausstellung für das normale Publikum freigegeben ist. Messen und Ausstellungen können vom Ordnungs- oder Gewerbeamt festgesetzt werden und genießen nach Ablauf des Verfahrens Marktfreiheiten. Andere Begriffe: Fair, Publikumsmesse, Fachmesse Beispiele: CeBIT, IFA, IAA Siehe auch: AUMA, FKM, Liste der größten deutschen Messeveranstaltungen
Tagung und Kongress Schwerpunkt ist die Vermittlung und Diskussion von Informationen.Unterschied zwischen Barcamp, Kongress, Seminar und Workshop – Sprechblase
Bei einer Tagung oder einem Kongress handelt es sich um eine Zusammenkunft von Personen, die in einem speziellen Themenbereich arbeiten. Beide Begriffe werden häufig synonym verwendet. Bei einem Kongress handelt es sich jedoch um eine mehrtägige Veranstaltung, während die Tagung namentlich eintägig ist. Andere Begriffe: Konferenz (wissenschaftlich, wirtschaftlich oder politisch), Symposium, Convention, Seminar, Unterricht, Workshop, Sitzung (Besprechung, Verhandlung) Beispiele: Parteitag, Volkshochschule
Großveranstaltung mini|Sanitärversorgung einer Großveranstaltung (Christival 2016) Eine Großveranstaltung ist eine besondere Form der Veranstaltung. Nach den Leitlinien von Ministerien liegt sie vor, wenn mindestens 100.000 Besucher erwartet werden, mehr als 5.000 Besucher gleichzeitig auf dem Gelände sind oder ein besonders erhöhtes Gefährdungspotenzial vorliegt. Es gibt jedoch keine einheitliche Definition. Ist das geplante Ereignis eine Großveranstaltung, werden besondere Anforderungen an den Veranstalter gestellt. So sind bereits in der Planung mehr Partner einzubinden und die Behörden verlangen, dass für einzelne relevante Abläufe Konzepte erstellt werden.Übersicht Definitionen Großveranstaltung – abgerufen am 16. April 2020
Beteiligte Neben dem Veranstalter als Organisator sind weitere Partner an dem Prozess bereits in der Planungsphase einzubinden. Wichtig ist, dass die Kompetenzen aller Beteiligten klar geregelt sind und die Kommunikation laufend stattfindet.
PartnerUmfangGrundlage der ZusammenarbeitGenehmigungsbehördeErlaubnis, AusnahmegenehmigungenGesetzOrdnungsamtErlaubnis, Kontrolle vor OrtGesetz/VerordnungUmweltamtAusnahmegenehmigung (Lärm, umweltrelevante Aspekte), Kontrolle vor OrtGesetzPolizeiAufrechterhaltung der öffentlichen Sicherheit und OrdnungGesetzFeuerwehrInformation, vor Ort bei Gefahrenlagen, abwehrender Brandschutz, Stellung einer BrandsicherheitswacheGesetzBrandschutzdienststelleBeratung bzgl. des vorbeugenden BrandschutzesGesetzLuftfahrtbehördeErlaubnis bei der Nutzung des LuftraumsGesetzVerkehrsbetriebePlanung ggf. zusätzlicher FahrtenGesetz, ggf. weitere Verträge für ZusatzleistungenMüllentsorgungInformationGesetz (öffentliche Müllentsorgung), Verträge (private Müllentsorgung)SicherheitsordnungsdienstBereitstellung des Ordnungsdienstes auf dem Gelände, Lenkung der Besucherströme, Präsenz, Durchsetzen der Hausordnungprivat-rechtlicher VertragSanitätswachdienstVersorgung von Besuchern bei Verletzungen oder witterungsbedingten ErscheinungenVorschrift per Gesetz, ggf. zusätzlich als Auflage, Abschluss mit dem Träger als privat-rechtlicher Vertrag
Berlin Im Innenstadtbereich von Berlin gilt eine Bannmeile. Dadurch sind weitere Behörden ergänzend einzubeziehen: der Präsident des Deutschen Bundestages der Präsident des Abgeordnetenhauses von Berlin die Polizei beim Deutschen Bundestag die Direktion Berlin der Bundespolizei
Konzepte Auf Antrag der Genehmigungsbehörde können verschiedene Konzepte notwendig werden. Einzelne Konzepte können gesondert oder als Anlage zum Sicherheitskonzept erforderlich werden.
KonzeptUmfangSicherheitskonzept Informationen zur Veranstaltung und über den Veranstalter (Bau- und Betriebsbeschreibung) beteiligte Akteure Besucherprofil Informationen über die Umgebung und zum ÖPNV, Veranstaltungen in der Nähe Gefährdungsanalyse und Risikomanagement