Das Amtliche Auskunftsbüro ist eine staatliche Einrichtung auf Grundlage der Genfer Abkommen, die im Konfliktfall die Nationale Auskunftsstelle über Kriegsgefangene und in Gewalt einer Konfliktpartei befindliche Zivilpersonen, sowie bei Katastrophen Suchdienst und Vermisstenauskünfte organisiert. Mit der Wahrnehmung der damit verbundenen Aufgaben in der Bundesrepublik Deutschland wurde das Deutsche Rote Kreuz beauftragt.
Rechtsgrundlagen Nach Artikel 122 des III. und Artikel 136 des IV. Genfer Abkommens sind die an einem Konflikt beteiligten Partei verpflichtet, ein Auskunftsbüro einzurichten für den Empfang und die Weitergabe von Informationen zu
den sich in ihrer Hand befindlichen Kriegsgefangenen (III. Genfer Abkommen) und den sich in ihrer Gewalt befindlichen geschützten Zivilpersonen (IV. Genfer Abkommen).
Die Bundesrepublik Deutschland hat die vier Genfer Abkommen im Jahre 1954 ratifiziert und hat damit auch die Verpflichtung übernommen, für den Konfliktfall ein Amtliches Auskunftsbüro einzurichten.
Das Amtliche Auskunftsbüro erfüllt die von der Bundesregierung auf der Grundlage des Auftrages der Bundesregierung vom 8. September 1966 und späteren Suchdienstvereinbarung (1996, 2001, 2017) zwischen der Bundesregierung und dem Deutschen Roten Kreuz und dem DRK-Gesetz übertragene Aufgabe, die Nationale Auskunftsstelle gemäß Artikel 122 ff. des III. Genfer Abkommens und Artikel 136ff. des IV. Genfer Abkommens zu planen und im Bedarfsfall einzurichten.
Um die Strukturen des Amtlichen Auskunftsbüro auch in Friedenszeiten sinnvoll nutzen zu können, wurden dem Suchdienst durch die DRK-Bundesversammlung auch die Wahrnehmung des Auskunftswesens bei Katastrophen und großen Schadensereignissen übertragen, denn auch hier kann es zur Trennung einander nahestehender Personen kommen und Auskünfte sind zu erteilen.
Aufgaben mini|Zivilinternierten- meldekarte Das Amtliche Auskunftsbüro ist nach Artikel 122 des III. Genfer Abkommens für ausländische Kriegsgefangene in eigener Hand und nach Artikel 136 des IV. Genfer Abkommens für geschützte Zivilpersonen ausländischer Herkunft im eigenen Herrschaftsbereich zuständig. Die Aufgaben nach beiden Genfer Abkommen werden von ein und demselben Auskunftsbüro wahrgenommen. Über deutsche Kriegsgefangene und Zivilinternierte hingegen berichten die Amtlichen Auskunftsbüros anderer Staaten an das AAB der Bundesrepublik Deutschland.
Auch für die eigene Bevölkerung hat das AAB im Konfliktfall eine Reihe von Aufgaben zu erfüllen:
Hilfsmaßnahmen für Kinder unter 15 Jahren nach Artikel 24 des IV. Genfer Abkommens Sicherstellung des Familienschriftwechsels nach Artikel 25 des IV. Genfer Abkommens Nachforschungen nach dem Verbleib getrennter Familien nach Artikel 26 des IV. Genfer Abkommens und Artikel 74 des I. Zusatzprotokolls. Diese Aufgabenbeschreibungen sind nicht abschließend, weitere Aufgaben können dem AAB im Rahmen seines humanitären Mandats von den Konfliktparteien übertragen werden.
Den Kreisauskunftsbüros fallen im Konfliktfall folgende Aufgaben zu:
Für geschützte Zivilpersonen Entgegennahme der Meldung über diese Personen von der zuständigen Verwaltungsbehörde ggf. die Erstellung dieser Meldungen in Zusammenarbeit mit der zuständigen Verwaltungsbehörde Weiterleitung der Meldungen Mitwirkung an der Vermittlung von Interniertenschriftwechsel Für die eigene Bevölkerung Satzungsgemäße Suchdienstaufgaben Benachrichtigung von Familien, deren Angehörige in Kriegsgefangenschaft geraten sind Benachrichtigung von Familien, deren Angehörige im Ausland interniert wurden Aushändigung der vom LAB zugestellten persönlichen Wertgegenstände ehemaliger Kriegsgefangener oder Internierter an die betroffenen Familien Beratung der Familien in allen Fragen, die mit dem konfliktbedingten Schicksal eines Angehörigen zusammenhängen.
Die Verantwortung für die Meldungen ausländischer Kriegsgefangener liegt bei der Bundeswehr. Die Registrierung der ausländischen Kriegsgefangenen wird von der Bundeswehrauskunftsstelle übernommen, die die Daten direkt an die D/AAB weitergibt.
Organisation Wie auch der Suchdienst des Deutschen Roten Kreuzes ist das Auskunftswesen dezentral organisiert. Die Basis der Arbeit liegt bei den Kreisverbänden, bei denen die Kreisauskunftsbüros (KAB) angesiedelt sind. Bei den 19 Landesverbänden des Deutschen Roten Kreuzes gibt es je ein Landesauskunftsbüro (LAB) und auf Bundesebene beim Generalsekretariat die Direktion des Amtlichen Auskunftsbüros (D/AAB). Der D/AAB direkt zugeordnet ist der Suchdienst München, der im Konfliktfall mit seinem Personal die ausführende Stelle der D/AAB ist.
Zentrale des Amtlichen Auskunftsbüros Bund (Z/AAB) Die Zentrale des Amtlichen Auskunftsbüros beim Generalsekretariat des Deutschen Roten Kreuzes unterhält die Suchdienst-Leitstelle. Sie ist für alle nationalen Suchdienstaufgaben zuständig, die sie gemeinsam mit den beiden Außenstellen in Hamburg und München erledigt. Gleichzeitig ist die Z/AAB der zentrale Schnittpunkt zum Internationalen Komitee vom Roten Kreuz (IKRK) in Genf, wo alle staatenübergreifenden Suchanfragen und Meldungen eingehen und an das jeweils zuständige AAB weitergeleitet werden.
Zentrale AAB Land (früher: Landesauskunftsbüro (LAB)) Die Zentrale AAB Land in den DRK-Landesverbänden nimmt alle Suchdienstaufgaben (Nachforschungsdienst, Familienzusammenführung, Hilfs- und Beratungsdienst, Amtliches Auskunftsbüro) auf Landesverbandsebene wahr und hat seinen Sitz beim jeweiligen DRK-Landesverband. Es koordiniert den Einsatz der Kreisauskunftsbüros in Zusammenarbeit mit den zuständigen Katastrophenschutzbehörden.
Kreisauskunftsbüro (KAB) Ein KAB hat in der Regel seinen Sitz bei einem DRK-Kreisverband und wird von den Mitgliedern des Arbeitskreises Suchdienst gebildet. Da nach der Gebietsreform die Kreisbereiche oftmals wesentlich größer geworden sind, kann es auch Außenstellen des KAB oder mehrere KAB in einem Kreisverband geben. Im Katastrophenfall ist es möglich, das KAB resp. die von ihm einzurichtende Personenauskunftsstelle (PASt) räumlich auszulagern, damit es näher am Schadensgebiet ist. Das Personal des KAB besteht aus ehrenamtlichen Helfern, einem ehrenamtlichen Leiter des KAB und dessen Stellvertreter.
Personenauskunftsstelle (PASt) Durch ein Kreisauskunftsbüro wird bei Bedarf auf Anordnung der unteren Katastrophenschutzbehörde eine Personenauskunftsstelle eingerichtet und betrieben. Eine PASt wird, je nach Lage, präventiv bei Großveranstaltungen und Großeinsätzen und stets bei Konflikten und Katastrophen eingerichtet. Sie sammelt Meldungen und Anfragen über den Verbleib von Personen und erteilt Auskünfte zum Verbleib Betroffener an berechtigte Personen. Darüber hinaus arbeitet sie mit der Katastrophen-Einsatzleitung, der Polizei, der Rettungsleitstelle und anderen beteiligten Ämtern und Behörden zusammen und sichert den Datenrückfluss an die Katastrophenschutzbehörde im Rahmen des Katastrophenmanagements.
Arbeitsablauf 100px|mini|Begleitkarte 100px|mini|Anhängekarte für Verletzte/Kranke 100px|mini|Meldekarte für Einsatzkräfte Kommt es zu einer Katastrophe, so haben die Betroffenen selbst, aber auch diejenigen, die von dieser Katastrophe in Kenntnis gesetzt werden, verständlicherweise den dringenden Wunsch zu erfahren, ob Angehörige und/oder Freunde betroffen sind bzw. wo sie sich gerade aufhalten. Vor Ort befindliche Helfer werden also oft mit Fragen bestürmt, die sie erstens nicht beantworten können und die sie zweitens bei ihrer Arbeit behindern. Um nun zu vermeiden, dass diese Leute sich selbst auf die Suche nach ihren Angehörigen oder Freunden machen und somit die Lage im Katastrophengebiet noch unübersichtlicher machen, werden durch die alarmierten Kreisauskunftsbüros Personenauskunftsstellen eingerichtet.
Jeder Betroffene, der durch vor Ort befindliche Einsatzkräfte aufgefunden wird, wird umgehend registriert. Auf dem Registriervordruck werden neben den Personalien auch der Fundort sowie der geplante Verbleib festgehalten. Dieser Registriervordruck wird der Personenauskunftsstelle überstellt. Ebenso werden alle vor Ort befindlichen Einsatzkräfte und Helfer mit Personalien und geplantem Einsatzgebiet erfasst und an die Personenauskunftsstelle gemeldet, so dass auch sie im Ernstfall gefunden werden können.
Personen, die nach Angehörigen oder Freunden suchen, können ihre Suchanfrage nun in der Personenauskunftsstelle erfassen lassen. Sowohl Meldungen als auch Anfragen werden in der Katastrophenkartei eingeordnet. Hier kommt es aufgrund des vom Suchdienst entwickelten Karteibegegnungsverfahrens zum Zusammentreffen einer Suchanfrage und einer Meldung über den Verbleib einer Person, z. B. einer Ausweis- und Bezugskarte. Dem Suchenden kann auf diese Weise Auskunft erteilt werden, wo sich die gesuchte Person nach unseren Informationen befindet.
Die lange bewährte Katastrophenkartei mit dem Karteibegegnungsverfahren wird inzwischen durch das EDV-Programm „Xenios“ unterstützt, das es bei entsprechender Vernetzung ermöglicht, die Suche bundesweit auszudehnen. Allerdings werden die herkömmlichen Registrierunterlagen nicht überflüssig, und das aus mehreren Gründen. Nicht jeder Helfer verfügt über ein mobiles Datenerfassungsgerät und nicht immer ist die Personenauskunftsstelle in solchen Gebieten untergebracht, die es ermöglichen, die benötigte Technik mit Strom zu versorgen. Ebenso muss auch weiterhin ein Teil der Registrierunterlagen beim Betroffenen verbleiben, um im Notfall eine Identifizierung vornehmen zu können.
Alarmierung Für die Alarmierung des KAB gibt es drei Alarmstufen:
Alarmwarnung Die Alarmwarnung dient der ständigen Erreichbarkeit des KAB/PASt-Personals (Rufbereitschaft) und umfasst folgende Maßnahmen: Die KAB-Leitung (Leiter, Stellvertreter) wird über die Lage informiert. Beurteilung der Lage und Entscheidung über weitere Maßnahmen.
Voralarm Der Voralarm dient der Sicherstellung der kurzfristigen Einsatzbereitschaft. Die DRK-Leitungsgruppe des zuständigen Kreisverbandes tritt zusammen. Es wird geprüft, ob die für den Einsatz vorgesehenen Kräfte erreichbar und abkömmlich sind und ob die nötigen Einrichtungen zur Verfügung stehen. Folgende Sofortmaßnahmen werden eingeleitet: Die KAB-Leitung wird über die Lage informiert. Die ständige Erreichbarkeit eines KAB-Ansprechpartners wird gewährleistet. Erforderliche Maßnahmen seitens des KAB werden festgelegt. Die KAB-Mitarbeiter werden voralarmiert. Die vorgesehenen Räume und Materialien für das KAB werden bereitgestellt. Meldung zur Lage und zu den eingeleiteten Maßnahmen an das Landesauskunftsbüro (LAB).
Alarm Es erfolgt der Auftrag zur Einrichtung einer Personenauskunftsstelle (PASt) durch die untere Katastrophenschutzbehörde. Neben der Weiterleitung der Meldung an den KAB-Leiter und dessen Stellvertreter, der Alarmierung der KAB-Mitarbeiter und der Gewährleistung einer der Lage entsprechenden Mindeststärke werden folgende Maßnahmen getroffen: Einrichtung der vorgesehenen Räume und Aufbau der Funktionsbereiche. Sicherstellung der Kommunikation und EDV (Telefon, FAX, PC/Notebook, Internetverbindung). Meldung der Einsatzbereitschaft an die Leitungsgruppe und das Landesauskunftsbüro.
Sobald die Einsatzbereitschaft der PASt bestätigt ist, erfolgt die öffentliche Bekanntgabe der Rufnummer und Anschrift der PASt.
Ausstattung Jedes Kreisauskunftsbüro wird mit einer sogenannten KAB-Kiste ausgestattet. Diese enthält neben der Formularpackung mit allen Registriervordrucken eine Rotkreuzfahne, den Einsatzplan des Kreisauskunftsbüros, diverse Büromaterialien und Schilder. Viele Kreisauskunftsbüros sind mit tragbaren Computern und entsprechender Zusatztechnik wie Drucker ausgestattet.
Registriervordrucke