Als Abwicklung (oder ) werden in der Organisationslehre diejenigen Organisationseinheiten in Kreditinstituten und im Finanzmanagement von Industrieunternehmen bezeichnet, die mit der Dokumentation und der Durchführung der durch den Handel oder der Marktseite abgeschlossenen Finanztransaktionen betraut sind.
Allgemeines Organisationseinheiten für die Abwicklung sind als Geschäftsbereiche oder Abteilungen organisiert.
Im Kreditwesen ist die Abwicklung ein Ergebnis der Funktionstrennung zwischen Handel und Marktfolge.André Jacques Dicken, Bankenprüfung: Rechtlicher Grundriss für Kreditinstitute, 2003, S. 135 Diese – mit dem Vier-Augen-Prinzip verknüpfte – Trennung soll sicherstellen, dass mindestens zwei räumlich und organisatorisch voneinander getrennte Personen und Funktionen entweder einen Geschäftsabschluss tätigen oder diesen abwickeln. Eine durchgängige organisatorische Funktionstrennung von Geschäftsabschluss, Abwicklung und Risikokontrolle gehört zu den zentralen Aspekten einer risikobewussten Organisationsgestaltung.Markus Heinrich/Markus Reif/René Perrot/Roland Eller, Kompaktwissen Risikomanagement, 2010, S. 143
Spektakuläre Fälle im Bankwesen Eine der spektakulärsten Bankenpleiten der jüngeren deutschen Geschichte, die auch auf organisatorische Mängel zurückzuführen war, ist der Zusammenbruch der Herstatt-Bank im Juni 1974. Devisenhandel und Abwicklung waren hier nicht optimal getrennt, teilweise wurden Händlerzettel – obwohl bilanzrelevant – nicht verbucht.Volker H. Peemöller/Stefan Hofmann, Bilanzskandale, 2005, S. 80 ff. Deshalb erließ die frühere Bankenaufsicht BaKred im Februar 1975 die „Mindestanforderungen für bankinterne Kontrollmaßnahmen bei Devisengeschäften“.BaKred vom 24. Februar 1975, Schreiben I4-32
Der noch spektakulärere Zusammenbruch der Barings Bank im Februar 1995 war unter anderem darauf zurückzuführen, dass der Trader Nick Leeson Schlüsselpositionen sowohl im Frontoffice als auch im Backoffice innehatte und ihm dieser Umstand kriminelle Aktivitäten ermöglichte, die letztlich den Ruin der Bank zur Folge hatten.Linda Schöche/Markus Rose/Walter Gruber, Prüfungsleitfaden Interne Revision, 2016, S. 388
Aufgaben rechts|360px In der Abwicklung werden insbesondere Abrechnungen, Geschäftsbestätigungen und Zahlungsanweisungen erstellt, mit Geschäften verbundene Termine (Fälligkeiten, Laufzeiten) festgehalten, Terminkontrollen vorgenommen, Zahlungen überwacht und Gegenbestätigungen von Kontrahenten im Hinblick auf ihre Übereinstimmung mit den abgeschlossenen Geschäften kontrolliert (Nostrokontrolle).André Jacques Dicken, Bankenprüfung: Rechtlicher Grundriss für Kreditinstitute, 2003, S. 136 In der Ablauforganisation ist die Abwicklung eine Funktion, die als Organisationseinheit (Abteilung) geführt wird. Ziel der Abwicklung ist das Settlement als Erfüllung der Geschäfte.
Rechtsgrundlagen Kreditinstitute müssen gemäß KWG über eine ordnungsgemäße Geschäftsorganisation verfügen, welche die Einhaltung der vom Institut zu beachtenden gesetzlichen Bestimmungen und der betriebswirtschaftlichen Notwendigkeiten gewährleistet. Zur Konkretisierung dieser Grundsatznorm erließ bereits im Oktober 1995 die Bankenaufsicht BaFin für Handelsgeschäfte die – inzwischen aufgehobene – „Verlautbarung über Mindestanforderungen an das Betreiben von Handelsgeschäften der Kreditinstitute“. Sie wurde im Dezember 2005 ersetzt durch die von der BaFin stammenden Mindestanforderungen an das Risikomanagement (BA).BaFin vom 6. März 2024, Rundschreiben 05/2023 (BA) - Mindestanforderungen an das Risikomanagement – MaRisk, Geschäftszeichen BA 54-FR 2210-2023 Hiernach ist gemäß BTO 2.1 maßgeblicher Grundsatz für die Ausgestaltung der Prozesse im Handelsgeschäft die klare aufbauorganisatorische Trennung des Bereichs Handel von den Funktionen des Risikocontrollings sowie der Abwicklung und Kontrolle bis einschließlich der Ebene der Geschäftsleitung.
Handel Gemäß BTO 2.2.1 müssen die Kontrakte sämtliche Konditionen und Nebenabreden enthalten, und es sind nach Möglichkeit Standardverträge zu verwenden (etwa von der International Swaps and Derivatives Association oder der Loan Market Association). Geschäfte zu nicht marktüblichen Bedingungen sind allgemein unzulässig. Auch im Homeoffice darf gearbeitet werden, doch muss eine ausreichende Präsenz in den Geschäftsräumen gewährleistet sein. Die Kontrakte sind ausnahmslos in den institutseigenen Handels- und Abwicklungssystemen zu erfassen.
Abwicklung und Kontrolle Nach BTO 2.2.2 sind über die vom Handel registrierten Kontrakte Geschäftsbestätigungen und Abrechnungen für die Kontrahenten anzufertigen und die daran anschließenden Abwicklungsaufgaben durchzuführen. Der unverzügliche Eingang der Gegenbestätigungen ist zu überwachen, wobei sichergestellt sein muss, dass die eingehenden Gegenbestätigungen zuerst und direkt in die Abwicklung gelangen und nicht an den Handel adressiert sind. Die Kontrolle erstreckt sich auf die Gegenbestätigungen der Kontrahenten und muss auch inaktive Portfolien (), Pseudo-Kontrahenten () und Zwischenkonten umfassen.
Jedes Geschäft ist grundsätzlich von der Abwicklung gegenüber dem Kontrahenten zu bestätigen. Bei Interbankengeschäften ist es bei den meisten Geschäftsarten üblich, dass beide Seiten das Geschäft – meist synchron – bestätigen (die Bestätigung des Kontrahenten wird Gegenbestätigung genannt). Der Eingang einer Gegenbestätigung muss überwacht, fehlende Gegenbestätigungen angemahnt werden. Das Bestätigungsverfahren soll sicherstellen, dass alle abgeschlossenen Geschäfte (und nur diese) korrekt in den eigenen Systemen erfasst sind. Stellen die Mitarbeiter der Abwicklung eine Abweichung zwischen den eigenen Geschäftsunterlagen und der Bestätigung des Kontrahenten fest, müssen sie darauf sofort reagieren. Dies geschieht bei einfachen Irrtümern häufig zuerst durch eine Kontaktaufnahme mit dem Händler, der das Geschäft abgeschlossen hat, oder der Abwicklung des Kontrahenten. Bei größeren Abweichungen oder Betrugsverdacht ist jedoch eine Information der entsprechenden Managementebene notwendig.
Organisatorische Aspekte Diese umfassenden Vorgaben der Bankenaufsicht gelten bei Nichtbanken als „Best Practice“. Die Handelsbereiche in Kreditinstituten und Nichtbanken (Großunternehmen, Konzerne) wie Devisenhandel, Derivatehandel, Edelmetallhandel oder Wertpapierhandel sind – ähnlich wie der Parketthandel an der Börse – von großer Hektik und hohem Stress geprägt.Erdal Cene, Professioneller Börsenhandel, 2023, S. 111 Dadurch steigt die Fehlergefahr, die bei den Beteiligten zu hohen Schäden führen kann. Da hierbei menschliches Versagen und technisches Versagen von internen Verfahren und Systemen vorliegt, gehören derartige Schäden in Kreditinstituten zu den operationellen Risiken. Diese sind – ähnlich wie das Kreditrisiko – durch Eigenmittel zu unterlegen.
Abwicklungsabteilungen der Kreditinstitute Bei Kreditinstituten ist zumindest die Trennung der Geschäftsprozesse zwischen Handel und Abwicklung gewährleistet. Heute gehört die aufbau- und ablauforganisatorische Trennung von Handel und Abwicklung bis einschließlich der Ebene der Geschäftsleitung zu den Mindestanforderungen, die seitens der deutschen Bankenaufsicht an Kreditinstitute gestellt werden. Auch innerhalb der jeweiligen Funktionsbereiche muss gewährleistet sein, dass bei der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen miteinander unvereinbare Tätigkeiten durch verschiedene Personen ausgeführt werden.
Mindestanforderungen sind dabei ein Organisationsmittel, mit dem die ordnungsgemäße Organisation des Geschäftsbetriebs in Teilbereichen der Kreditinstitute sichergestellt werden soll, um mögliche Interessenkollisionen zu vermeiden. Bei großen Kreditinstituten unterteilen sich die Abwicklungsbereiche in mehrere spezialisierte Abteilungen, da die Abwicklung verschiedener Produkttypen (z. B. börsengehandelte Produkte, außerbörslich gehandelte Derivate, Devisen) jeweils eigene Prozesse erforderlich macht.
Einen Sonderfall stellen Geschäfte dar, die über ein automatisiertes Abwicklungssystem („Matching-System“) abgerechnet werden. Dazu gehören beispielsweise über die Abwicklungssysteme der Deutschen Börse Zug um Zug abgerechnete Wertpapiergeschäfte. Die Abwicklungseinheiten der Kontrahenten stellen die notwendigen Informationen für Zahlung und Lieferung des Geschäfts („Settlement Instruction“) im Matching-System ein. Diese erfüllen gleichzeitig die Funktion einer Bestätigung. Die Überwachung des Abrechnungsverfahrens durch die Abwicklungsabteilung erfüllt denselben Zweck wie eine Überwachung des Eingangs einer Gegenbestätigung.
Abwicklungsabteilungen bei Industrie-Unternehmen Bei Unternehmen, die nicht zum Finanzsektor zählen, war es lange Zeit üblich, dass die Abteilungen, die Geldhandelsgeschäfte abschlossen, auch den dazugehörigen Zahlungsverkehr durchführten. Die heute übliche ablauforganisatorische Unterteilung in Handel und Abwicklung hat sich erst seit den 1980er Jahren etabliert. Mittlerweile wird sie in großen Unternehmen meist noch durch ein Finanzrisikocontrolling ergänzt, das die Einhaltung der Risikopolitik des Unternehmens überwacht. Diese Entwicklung hat zwei Ursachen: Zum einen haben Unternehmen seit den 1980er Jahren in zunehmendem Maße begonnen, komplexe Finanzinstrumente wie beispielsweise Zinsswaps oder Währungsoptionen im Rahmen ihres Risikomanagements einzusetzen. Die gestiegene Anzahl abgeschlossener Transaktionen machte die Schaffung entsprechender organisatorischer Einheiten sinnvoll und notwendig. In vielen Unternehmen waren es jedoch Betrugsfälle, die den mittlerweile entstandenen Handlungsbedarf deutlich machten. Anfang 1986 wurde ein Betrugsfall bei der Volkswagen AG bekannt, bei dem für das Unternehmen tätige Wertpapierhändler ihren Arbeitgeber betrogen und dieser Betrug durch eine nicht trennscharfe Aufgabenteilung im Finanzmanagement erleichtert wurde. Dieser Betrugsfall hat weltweit dazu geführt, dass Unternehmen sich ihrer operationellen Risiken bewusst wurden und als Gegenmaßnahme Umorganisationen vornahmen.