SharePoint ist eine Webanwendung von Microsoft, die unter anderem folgende Anwendungsgebiete abdeckt:Williams, S. 22
Zusammenarbeit, beispielsweise das Verwalten von Projekten oder die Koordination von Aufgaben, Soziale Netzwerke, beispielsweise über persönliche Webseiten, Team-Webseiten, Diskussionsgruppen und Blogs, Intranetportale, Content-Management über Dokumentenmanagement-Funktionen, Inhaltsverwaltung, Metadaten und benutzerangepasste Suchfunktionen, Geschäftsanwendungen. Die erste Version der unter dem Codenamen ‚Tahoe‘ entwickelten Software wurde ab dem Jahr 2001 angeboten. Nach Angaben von Microsoft wird SharePoint von 200.000 Unternehmen eingesetzt und hat 190 Millionen Nutzer.
Editionen SharePoint ist in einigen verschiedenen Editionen verfügbar, die dem Nutzer jeweils unterschiedliche Funktionalitäten bieten.
SharePoint Server SharePoint Server wird für Unternehmen bereitgestellt, die eine größere Kontrolle über das Verhalten oder das Design von SharePoint anstreben. Dabei wird diese Edition von SharePoint auf der IT-Infrastruktur des Kunden installiert. Der SharePoint-Server erhält im Vergleich zu SharePoint-Online seltener Aktualisierungen, lässt sich dafür aber flexibler an die Anforderungen des einzelnen Unternehmens anpassen. Der SharePoint-Server ist in zwei Editionen verfügbar: Standard und Enterprise. Foundation als dritte, kostenlose Edition wurde eingestellt, ist aber weiterhin in der Version 2013 verfügbar.
SharePoint Online Das gehostete SharePoint von Microsoft ist in der Regel in Microsoft 365-Abonnements enthalten, kann aber auch direkt erworben werden. SharePoint Online hat den Vorteil, dass kein eigener Server betrieben werden muss, es fehlen jedoch die Anpassungsoptionen einer selbst gehosteten Installation von SharePoint. SharePoint-Online ist zwar auf Kernfunktionen im Bereich der Zusammenarbeit, des Dokumenten- und Content-Managements sowie des Hostings und der Synchronisation von Dateien beschränkt, erhält aber sehr viel häufiger Aktualisierungen und neue Funktionen.
Anwendungsgebiete Übersicht Microsoft nennt sechs Funktionsbereiche von SharePoint:Microsoft® SharePoint Produkt-Funktionen, Microsoft Corporation, abgerufen am 23. September 2012Micka, S. 24ff Sites: Der Zugriff auf alle Funktionen des SharePoints mittels Webseiten, die individuell angepasst werden können; Communities: Dazu gehört die Möglichkeit, persönliche Webseiten (mySites) einzurichten, sowie die Möglichkeit, soziale Medien wie Wikis, Diskussionsforen, Websites für Teams, Teamkalender einzurichten und zu nutzen. Content: Die Möglichkeit, sowohl Dokumente im herkömmlichen Sinn als auch Inhalte aus sozialen Medien zu versionieren und Regeln zu deren Aufbewahrung und Lenkung einzurichten. Search: Die Möglichkeit, nach Informationen innerhalb und außerhalb des SharePoints zu suchen, sowie die Möglichkeit, diese Suche individuell und unternehmensweit zu gestalten und zu optimieren. Composites: Die Möglichkeit, SharePoint-Komponenten auf Webseiten frei zusammenzustellen, sowie die Möglichkeit, Microsoft-Office-Anwendungen und externe Anwendungen dort nahtlos einzubinden, zu visualisieren und mit ihnen aus dem SharePoint heraus zu arbeiten. Auch die Gestaltungsmöglichkeiten mittels SharePoint Designer und InfoPath (eingestellt, Nachfolger: Power Apps) zählt Microsoft zu diesem Funktionsbereich. Insights: Die Möglichkeit, Unternehmensdaten aus unterschiedlichen Quellen zu aggregieren, auf Webseiten grafisch aufzubereiten und zur Nutzung freizugeben.
Sites mini|hochkant=2|Logische Gliederung der Informationen in SharePoint Zentrales Element in SharePoint sind Websites. In ihnen werden alle Inhalte strukturiert und dargestellt.Micka, S. 35 Eine SharePoint-Website besteht aus beliebig vielen einzelnen Webseiten.Boddenberg, S. 31 Diese Einzelseiten nehmen die eigentlichen Inhalte auf. Dies können sein:Williams, S. 32–34; 42; 59; 71–72 Dokumentbibliotheken; Wikibibliotheken; Bildbibliotheken; allgemeine benutzerdefinierte Listen; Listen mit speziellen Funktionen, darunter: Ankündigungslisten; Aufgabenlisten; Kalender; Diskussionsforen.
SharePoint-Websites können ihrerseits Unter-Websites enthalten, die sich hierarchisch schachteln lassen. Mehrere Websites, deren Berechtigungen gemeinsam verwaltet werden, werden in einer Websitesammlung zusammengefasst.Williams, S. 211
Neue Websites lassen sich, entsprechende Rechte vorausgesetzt, mittels Vorlagen einfach erstellen. Im Lieferumfang der SharePoint Foundation sind enthalten:Micka, S. 509–511 eine Vorlage für leere Websites; eine Vorlage für Team-Websites mit einer Dokumentenbibliothek, einem Kalender, einem Diskussionsforum, einer Ankündigungs- und einer Aufgabenliste; eine Vorlage für Dokumenten-Arbeitsbereiche mit einer Bibliothek für Haupt- und Begleitdokumente, einer Aufgabenliste und einer Hyperlinkliste für Links zu einschlägigen Ressourcen; mehrere Vorlagen für Besprechungsarbeitsbereiche zum Verwalten von Dokumenten, Teilnehmern, Entscheidungen und gegebenenfalls Bildern einer Besprechung; eine Vorlage für Blog-Websites. Mit SharePoint Server kommen eine Reihe weiterer Vorlagen hinzu, darunter: eine Vorlage für Veröffentlichungs-Sites mit erweiterten Gestaltungsmöglichkeiten, erweiterten Suchfunktionen und Unterseiten für Willkommensseite, Artikelseiten und Pressemitteilungen;Williams, S. 224 eine Vorlage für Unternehmenswikis; Vorlagen für Presseerklärungen und Nachrichten; eine Vorlage für ein Unternehmens-Suchcenter; eine Vorlage für Visio-Prozess-Repositorys. Diesen Vorlagenkatalog können Entwickler oder Anwender mit entsprechenden Rechten um eigene Vorlagen erweitern.Williams, S. 207 Ferner können Anwender, entsprechende Rechte vorausgesetzt, vorgegebene Websites umgestalten: Sie können Unter-Websites zu einer vorhandenen Website anlegen. Sie können einzelne Seiten innerhalb einer Website anlegen. Sie können Bibliotheken, Wikis und Listen aller Art hinzufügen. Sie können bestimmen, wie und wo diese Inhalte auf dem Bildschirm dargestellt werden sollen.
Für die Organisation der Inhalte auf einer Seite sind drei Grundtypen von Seiten vorgesehen:Williams, S. 157–158 Webpartseiten, in denen hauptsächlich Anwendungselemente, Bibliotheken und Listen gruppiert werden. Diese Anwendungselemente werden in SharePoint-spezifische Inhaltselemente, sogenannte Webparts, verpackt. Das Verhalten und die Anzeige von WebParts auf einer Seite kann der Anwender in einem gewissen Rahmen beeinflussen. Wiki-Inhaltsseiten, die überwiegend der Darstellung von Text, Bildern, Tabellen und Hyperlinks dienen. Auch auf Wiki-Inhaltsseiten können in SharePoint 2010 WebParts eingebunden werden. Veröffentlichungsseiten, die hauptsächlich in Portalen und öffentlichen Internetanwendungen verwendet werden. Sie sind für Situationen vorgesehen, in denen vollständige Kontrolle über das Aussehen und die Bedienung der Seite erwünscht ist. Im Gegensatz zu Webpart- und Wikiseiten sind Veröffentlichungsseiten nur in der Server-Edition und nicht in der Foundation verfügbar.
Communities Unter dem Begriff Communities fasst Microsoft Funktionen zusammen, die die Kommunikation zwischen Personen erleichtern und soziale Netzwerke in Unternehmen unterstützen. Darunter fallen Wikis, Blogs, soziales Tagging, persönliche Websites und Nutzerprofile.Micka, S. 37
Die Anwendungen Meine Website und Mein Profil sind die zentralen Dienste für diesen Bereich. Unter Meine Website kann jeder Nutzer persönliche Informationen ablegen, beispielsweise der eigene Kalender oder das eigene Postfach, und eigene Dokumente, Bilder und Medien ablegen und anderen zur Verfügung stellen. Auch einen persönlichen Blog und Unter-Websites kann der Benutzer anlegen. Ein Benutzerprofil ergänzt diese Angaben. Daten wie Telefon, E-Mail und Abteilung werden meist aus dem Active Directory importiert. Der Nutzer kann diese Angaben beispielsweise um seine Fachkenntnisse oder ein Foto ergänzen.Micka, S. 38–39
Aus diesen Informationen kann sich der Nutzer sein persönliches soziales Netzwerk innerhalb seiner Organisation zusammenstellen. Über einen Newsfeed kann er sich über Aktivitäten in diesem Netzwerk auf dem Laufenden halten. Ein Organisations-Browser zeigt ihm die Position jeder Person im Organigramm der Organisation. Mit einer Pinnwand-Funktion kann er kurze Notizen und Fragen auf den Profilen anderer hinterlassen.Micka, S. 39
Content Wie in einem klassischen Dokumentenmanagementsystem können in SharePoint Dokumente versioniert und mit Metadaten angereichert werden.Micka, S. 40 Sie können ein- und ausgecheckt werden, und Sichtungs- und Freigabeprozesse für Dokumente können eingerichtet werden.Micka, S. 41. Über Web-Feeds oder E-Mail-Benachrichtigung können sich Nutzer informieren lassen, sobald Inhalte einer Bibliothek, einer Liste oder eines Dokuments geändert werden.Williams, S. 110–114
Wenn ein Nutzer ein Dokument auscheckt, dann bietet SharePoint ihm an, das Dokument in seinem Entwurfsordner auf seiner lokalen Festplatte zu speichern. So kann der Nutzer das Dokument bearbeiten, auch wenn er nicht mit dem SharePoint-Server verbunden ist.Williams, S. 53–54 Noch weiter gehende Möglichkeiten, Dokumente offline zu halten und zu synchronisieren, bietet SharePoint Workspace 2010. Dieses Produkt ermöglicht, komplette Bibliotheken und Listen lokal zu halten und mit SharePoint zu synchronisieren. SharePoint Workspace 2010 ist das Nachfolgeprodukt von Microsoft Office Groove. Es ist in Microsoft Office 2010 Professional Plus enthalten, kann aber auch separat erworben werden.Micka, S. 69 Für mobile Endgeräte ist SharePoint Workspace Mobile vorgesehen. Damit können SharePoint-Inhalte vom Smartphone aus durchsucht, mit den Office-Mobile-Programmen bearbeitet und, sobald wieder eine SharePoint-Verbindung vorhanden ist, synchronisiert werden.Micka, S. 136
Zentral verwaltete Inhaltstypen unterstützen die Klassifizierung der Dokumente. Jeder Inhaltstyp kann mit einer Vorlage verbunden werden. Zu jeder Dokumentenbibliothek können die Inhaltstypen aus dem Gesamtkatalog ausgewählt werden, die in dieser Bibliothek sinnvoll verwendbar sind. Beim Erstellen eines neuen Dokuments werden automatisch die verfügbaren Vorlagen angeboten.Micka, S. 40–41.
Alle diese Funktionen sind direkt aus den Microsoft-Office-Anwendungen heraus verfügbar.
In der Server-Edition sind weitere Funktionen verfügbar, die regelkonformes Lenken von Dokumentenvgl. z. B. DIN EN ISO 9001, S. 18 unterstützen. Aufbewahrungspflichtige Dokumente können als Datensatz deklariert werden. Ab diesem Moment ist sichergestellt, dass – im Sinne der ISO 15489 – innerhalb der gesetzlichen Frist keine Änderung oder Löschung dieser Dokumente stattfindet.
Mittels Informationsverwaltungsrichtlinien können Aufbewahrungsfristen definiert werden. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass ein Dokument einen Monat nach Erstellung automatisch als Datensatz deklariert und zehn Jahre später automatisch gelöscht wird.Micka, S. 42
Auch als Web-Content-Management-System lässt sich SharePoint einsetzen. SharePoint Server erfüllt folgende Anforderungen:Micka, S. 44 Trennung von Inhalt und Layout; Bereitstellung von Vorlagen; zeitgesteuertes Veröffentlichen von Inhalten; automatisches Bereitstellen von Inhalten aus einem Autoren- in ein Publikationssystem; Freigabeprozesse für Inhalte. SharePoint-Webseiten sind barrierefrei; sie erreichen Level 2.0 AA der Web Content Accessibility Guidelines. Das Caching einzelner Seiten lässt sich gezielt anpassen.
Search In der Grundeinstellung enthalten SharePoint-Seiten ein einfaches Suchfeld rechts oben. Gibt man dort einen Suchbegriff ein, so wird eine Volltextsuche durchgeführt.Williams, S. 361