Ein Rechtskataster bildet die relevanten Gesetze und Vorschriften ab, von denen eine Organisation (z. B. ein Unternehmen) betroffen ist. Im Gegensatz zum allgemeinen Verständnis des Begriffs Kataster hat ein Rechtskataster keinen Raumbezug. Synonyme Begriffe sind Rechtsverzeichnis und Rechtsregister.
Bezug zu ISO-Normen Der Begriff Rechtskataster wird häufig im Kontext der Normen ISO 9001 (Qualitätsmanagement-QM), ISO 14001 (Umweltmanagement - UM), ISO 45001 (Management für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit - SGA) und ISO 50001 (Energiemanagement - En) verwendet. Da das europäische Umweltmanagementsystem EMAS (Eco-Management and Audit Scheme) alle Inhalte der Norm ISO 14001 einschließt, ergibt sich auch hier eine direkte Verknüpfung. Hierbei dient ein Rechtskataster zur Erfüllung von einzelnen Anforderungen der Normen an die Erfassung, Bewertung, Umsetzung und Dokumentation von rechtlichen Anforderungen bzw. bindender Verpflichtungen in Bezug auf das jeweilige Managementsystem (siehe Ausführungen zu den einzelnen Normen unten).
Mögliche Ausgestaltung eines Rechtskatasters Die Ausgestaltung des Rechtskatasters obliegt der Organisation selbst; die Normen enthalten hierzu keine konkreten Vorgaben. Ein möglicher Ansatz ist z. B. die tabellarische Erfassung aller rechtlichen Verpflichtungen und sonstigen Anforderungen im Sinne der Norm zusammen mit der Angabe, wo sich der Text des zugrunde liegenden Dokuments findet. Da sich die meisten Rechtstexte über das Internet abrufen lassen, genügt für diese Fälle ein Weblink. Einige dieser Angebote werden von staatlichen Institutionen betrieben und sind kostenlos zugänglich während andere frei zugängliche Rechtsdatenbanken zusätzlich und speziell für Rechtskataster gedachte Funktionen und Benachrichtigungen vorhalten. Daneben gibt es auch kostenpflichtige Angebote, die je nach Anbieter auch die Erstellung eines Rechtskatasters ermöglichen.z. B. Darüber hinaus finden sich eine Vielzahl kommerzieller Anbieter, die die Erstellung eines kundenspezifischen Rechtskatasters als Dienstleistung anbieten.z. B. Gemeinsam haben die meisten Angebote, dass die Anwender mittels Aktualisierungsdienste über gesetzliche Änderungen informiert werden.
Erweiterung auf Genehmigungskataster Neben den allgemein gültigen rechtlichen Anforderungen gibt es in der Regel auch Anforderungen, die sich spezifisch an eine Organisation richten, wie beispielsweise bei Auflagen aus Genehmigungen. Handelt es sich konkret z. B. um eine Anlagengenehmigung nach dem Bundesimmissionsschutzgesetz, können die im Bescheid auferlegten Pflichten in den Geltungsbereich eines Umweltmanagementsystems fallen. Auch eine Baugenehmigung kann in Teilen Bezug zum Umweltmanagementsystem haben, wenn es z. B. um die Oberflächenentwässerung oder den Brandschutz geht. Werden diese Genehmigungen in einem eigenen Verzeichnis erfasst, spricht man auch von einem Genehmigungskataster. Die Integration des Genehmigungskatasters in ein Rechtskataster ist möglich und kann der Vereinfachung dienen.
Vom Rechtskataster zum Rechtspflichtenkataster Bei einem Rechtskataster handelt es sich um ein reines Verzeichnis, aus dem nicht hervorgeht, welche konkreten Pflichten sich hieraus für die Organisation ergeben. Die Normen fordern jedoch nicht nur die reine Erfassung der den bindenden Verpflichtungen oder rechtlichen Anforderungen zugrunde liegenden Texte, sondern auch die Bestimmung der resultierenden Verpflichtungen, deren Anwendbarkeit auf die Organisation und die Integration in den Aufbau, die Verwirklichung, die Aufrechterhaltung des Managementsystems. Darüber hinaus muss die Organisation Maßnahmen für den Umgang mit bindenden Verpflichtungen oder rechtlichen Anforderungen ergreifen und planen, wie diese Maßnahmen in die Managementprozesse oder in andere Geschäftsprozesse integriert und dort verwirklicht werden. Somit muss die Organisation die Inhalte des Rechtskatasters auswerten und herausarbeiten, welche konkreten Verpflichtungen und Anforderungen sich hieraus ergeben und diese ebenfalls als dokumentierte Information erstellen und aufrechterhalten (siehe Ausführungen für die einzelnen Normen unten). Diese erweiterte Form des Rechtskatasters wird auch Rechtspflichtenkataster genannt.
Erfüllung der Rechtspflichten Die Notwendigkeit zur Erstellung eines Rechtspflichtenkatasters ergibt sich sowohl aus gesetzlichen, als auch normativen Anforderungen. Beispielsweise dürfen gemäß § 3 Abs. 1 ProdSG Produkte nur dann in Verkehr gebracht werden, wenn sie „die in den Rechtsverordnungen vorgesehenen Anforderungen“ erfüllen. Folglich müssen Produkthersteller und Importeure die jeweils relevanten Rechtsvorschriften und die sich daraus ergebenden Pflichten kennen.
Daneben fordern alle geläufigen Managementsystemnormen, dass die Organisation die notwendigen Prozesse zur Bewertung der Erfüllung ihrer bindenden Verpflichtungen aufbauen, verwirklichen und aufrechterhalten muss. Dies legt der Organisation folglich die Pflicht auf, die Erfüllung der bindenden Verpflichtungen zu kontrollieren und zu bewerten (siehe Ausführungen zu den einzelnen Normen unten). Die Einhaltung der bindenden Verpflichtungen wird hingegen nicht gefordert. Wie auch schon beim Rechtskataster steht es der Organisation völlig frei, wie sie diese Normvorgabe erfüllen will. Die komplexe deutsche Gesetzgebung beinhaltet eine Vielzahl von Rechtspflichten, so dass bereits in einem mittelständischen Unternehmen durchaus 1000 und mehr Rechtspflichten zu berücksichtigen sind. Eine Übertragung und Aufteilung der Kontrolle und Bewertung bindender Verpflichtungen innerhalb der Organisation ist von Seiten der Normen möglich und wird teils sogar explizit beschrieben (z. B. DIN EN ISO 14001:2015 Normpunkt 5.3). Eine Möglichkeit den Aufwand für die Erfüllung der Normforderungen stellen Checklisten dar, die jeweils nur einen Teil der Rechtspflichten umfassen und dadurch den Aufwand auf mehrere kleine Einheiten verteilen. Ein weiterer Vorteil dieses Ansatzes ist die Möglichkeit, die Überwachung und Sicherstellung der Rechtspflichten an unterschiedliche Positionen im Unternehmen in Form einer konkreten Aufgabe zu delegieren.
Verankerung der rechtlichen Anforderungen in den Normtexten Jede der Normen ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 und ISO 50001 beinhaltet eine Reihe von Vorgaben zum Umgang mit bindenden Verpflichtungen oder rechtlichen Anforderungen. Da sich diese in den einzelnen Normen unterscheiden, werden die relevanten Inhalte im Nachfolgenden für jede dieser Normen im Detail dargestellt. Die Bezugsangaben in Klammern beziehen sich jeweils auf den offiziellen Normtext.
Rechtliche Anforderungen in der Norm DIN EN ISO 9001:2015 Im Normtext der DIN EN ISO 9001:2015 wird an manchen Stellen allgemein von Anforderungen und an anderen Stellen ausführlicher von den gesetzlichen und behördlichen Anforderungen gesprochen. Den Begriffen gesetzliche und behördliche Anforderungen wird im Text der Norm auch das Synonym „rechtliche Anforderungen“ zugeordnet (Anmerkung 2 zu 1).
Die Norm nennt die Erfüllung zutreffender gesetzlicher und behördlicher Anforderungen in Bezug auf die Produkte und Dienstleistungen als potenziellen Vorteil bei der Umsetzung eines QM-Systems (01). Beim Anwendungsbereich steht, dass die Norm Anforderungen an ein QM-System festlegt, wenn eine Organisation ihre Fähigkeit darlegen muss, beständig Produkte und Dienstleistungen bereitzustellen, die den Anforderungen der Kunden und die zutreffenden gesetzlichen und behördlichen Anforderungen zu erfüllen. Darüber hinaus hat sie Relevanz beim Bestreben der Organisation die Einhaltung von zutreffenden gesetzlichen und behördlichen Anforderungen zuzusichern (1). Das Verstehen der Anforderungen und deren fortlaufende Einhaltung wird durch Anwendung eines prozessorientierten Ansatzes im QM-System ermöglicht (0.3.1).
Eine Organisation muss externe und interne Themen bestimmen, die für ihren Zweck und ihre strategische Ausrichtung relevant sind und sich auf ihre Fähigkeit auswirken, die beabsichtigten Ergebnisse ihres Qualitätsmanagementsystems zu erreichen. Die Organisation muss Informationen über diese externen und internen Themen überwachen und überprüfen (4.1). Die Anmerkung 2 hierzu erläutert, dass das Verständnis über den externen Kontext durch Betrachten von Themen gefördert werden, die sich unter anderem aus dem gesetzlichen Umfeld ergeben.
Die Organisation muss die interessierten Parteien und deren für ihr Qualitätsmanagementsystem relevanten Anforderungen bestimmen. An dieser Stelle wird explizit auf die potentiellen Auswirkungen der interessierten Parteien auf die Fähigkeit der Organisation zur beständigen Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen, die die zutreffenden gesetzlichen und behördlichen Anforderungen erfüllen hingewiesen. Die Organisation muss Informationen über diese interessierten Parteien und deren relevanten Anforderungen überwachen und überprüfen (4.2). Bei der Analyse der interessierten Parteien muss demnach auch der Gesetzgeber und die zuständigen Behörden betrachtet werden.
Die oberste Leitung muss im Hinblick auf die Kundenorientierung Führung und Verpflichtung zeigen, indem sie sicherstellt, dass zutreffende gesetzliche sowie behördliche Anforderungen bestimmt, verstanden und beständig erfüllt werden (5.1).
Die Organisation muss Qualitätsziele festlegen, die auch die zutreffenden Anforderungen berücksichtigen (5.2.1). Die oberste Leitung muss zudem eine Qualitätspolitik festlegen, umsetzen und aufrechterhalten, die eine Verpflichtung zur Erfüllung zutreffender Anforderungen enthält (5.2.1).
Bei der Bestimmung von Anforderungen an die Produkte und Dienstleistungen, muss die Organisation sicherstellen, dass die Anforderungen an das Produkt und die Dienstleistung festgelegt sind, einschließlich jeglicher zutreffender gesetzlicher und behördlicher Anforderungen (8.2.2).
Die Organisation muss die Ressourcen bestimmen und bereitstellen, um im Rahmen von Überwachung und Messung die für die Sicherstellung gültiger und zuverlässiger Überwachungs- und Messergebnisse benötigt werden, um die Konformität von Produkten und Dienstleistungen mit festgelegten Anforderungen nachzuweisen (7.1.5.1). Die Organisation muss das Wissen bestimmen, das benötigt wird, um ihre Prozesse durchzuführen und um die Konformität von Produkten und Dienstleistungen zu erreichen (7.1.6). Die Organisation muss die Prozesse zur Erfüllung der Anforderungen an die Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen planen, verwirklichen und steuern, indem sie die Ressourcen bestimmt, die benötigt werden, um die Konformität mit den Produkt- und Dienstleistungsanforderungen zu erreichen (8.1).