Das Once-Only-Prinzip (kurz OOP; aus dem Englischen teilweise übersetzt: [das] Nur-ein-einziges-Mal-Prinzip) ist ein Prinzip in der Verwaltung, dessen Ziel es ist, dass Bürger und Unternehmen bestimmte Standardinformationen den Behörden nur noch einmal mitteilen müssen. Unter Einbeziehung von Datenschutzbestimmungen und der expliziten Zustimmung der Nutzer ist es der öffentlichen Verwaltung erlaubt, die Daten wiederzuverwenden und untereinander auszutauschen. Das Once-Only-Prinzip ist Teil der Bemühungen der Europäischen Union (EU), den Digitalen Binnenmarkt durch Verringerung des Verwaltungsaufwands für Bürger und Unternehmen weiterzuentwickeln.
Beschreibung Die Anwendung des Once-Only-Prinzips in den öffentlichen Verwaltungen aller EU-Mitgliedstaaten ist einer der Wege zur Verringerung des Verwaltungsaufwands. Auf dieses Ziel haben sich die Minister der EU-Mitgliedstaaten in der Ministererklärung über elektronische Behördendienste im Jahr 2009 geeinigt. Die EU-weite Anwendung von Once-Only ist auch eine der Säulen der Strategie für den Digitalen Binnenmarkt und eines der Grundprinzipien des EU-eGovernment-Aktionsplans 2016–2020.
Das Once-Only-Prinzip wird in den einzelnen EU-Mitgliedstaaten unterschiedlich definiert. In einigen Ländern bezieht es sich auf die Datenspeicherung, was bedeutet, die gesammelten Daten in einer einzigen Datenbank zu speichern. In anderen Ländern bezieht sich Once-Only auf die Datenerhebung und legt fest, dass Daten nur einmal an öffentliche Verwaltungen übermittelt werden dürfen, wobei jedoch mehrere Datenspeicher möglich sind. Andere Länder kombinieren beide Ansätze und verlangen, dass die Daten nur einmal erhoben und in einer einzigen Datenbank gespeichert werden.
Vorteile Das Once-Only-Prinzip ist ein wichtiges Mittel zur Verringerung des Verwaltungsaufwands in den EU-Mitgliedstaaten, da der Austausch bereits gesammelter Informationen kostengünstiger und weniger aufwändig ist als ihr wiederholtes Sammeln und Speichern. Darüber hinaus können die Daten gegenüber Hackerangriffen bei entsprechenden Vorkehrungen kostengünstiger gesichert werden.
Die Hauptvorteile von Once-Only für öffentliche Verwaltungen liegen in der Prozessoptimierung und einer potenziell höheren Verwaltungseffizienz.Tarmo Kalvet, Maarja Toots, Robert Krimmer: D2.7 Drivers and barriers for the OOP. 29. August 2017 (toop.eu [abgerufen am 13. März 2018]). Dazu gehören weniger Anrufe in Kundenservicezentren, eine geringere Anzahl papierbasierter Anträge, eine schnellere Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen, eine Zeitersparnis durch geringeren Datenerfassungsbedarf und weniger Datenfehler durch die Wiederverwendung von Daten. Dadurch könnte die öffentlichen Verwaltungen Kosten sparen und die Qualität einiger öffentlicher Dienstleistungen verbessert werden.
Die grenzüberschreitende Umsetzung des Prinzips kann auch dazu beitragen, die in- und ausländischen Personen und Unternehmen bei der Nutzung von staatlichen Leistungen, die sie zur Übermittlung von Informationen an Behörden verpflichten, gleichzustellen. Eine bessere öffentliche Wertschöpfung kann wiederum insgesamt die Legitimität, Transparenz und Rechenschaftspflicht der öffentlichen Verwaltungen verbessern.
Hürden Laut einer Studie, die im Auftrag der EU-Kommission durchgeführt wurde, stößt Once-Only in der gesamten EU auf technische, organisatorische, semantische und rechtliche Hindernisse bei der Umsetzung.
Auf der technischen Seite mangelt es an einer umfassenden und sicheren Datenaustauschlösung, an interoperablen Katalogen und IT-Systemen sowie an einer fehlenden Infrastruktur für einen sicheren und datenschutzkonformen Austausch. Darüber hinaus sind andere Barrieren organisatorisch bedingt. Die Studie zählt dazu das Fehlen einer klaren politischen Steuerung, die hohen Umsetzungskosten und die mangelnde Bereitschaft der Verwaltung zur Zusammenarbeit und zum Datenaustausch. Was die semantischen Aspekte anbelangt, so besteht die Herausforderung in fehlenden oder zu stark verteilten Registern und in der unzureichenden Interoperabilität der vorhandenen Register und Daten. Darüber hinaus bestehen Barrieren durch unterschiedliche Standards, Taxonomien, Datenmodelle und die Datenqualität. Zu den rechtlichen Hindernissen gehören die Heterogenität der nationalen Rechtsrahmen, der Datenschutz und die Wahrung der Privatsphäre.
Diese Aspekte behindern eine schnelle und weitgehende Implementierung des Once-Only Prinzip auf europäischer Ebene.
Es besteht ein Spannungsverhältnis zwischen dem Once-Only-Prinzip und grundlegenden europäischen Datenschutzprinzipien wie der engen Zweckbindung bei personenbezogenen Daten (Art. 5 1b DSGVO), dem Prinzip der Datenminimierung (Art. 5 1c DSGVO) und dem unmittelbaren Erhebungsgrundsatz (Art. 13 und 14 DSGVO).
Das Once-Only-Prinzip geht vom Vorhandensein der Daten in der öffentlichen Verwaltung aus. Somit wird die öffentliche Verwaltung insgesamt als eine Einheit betrachtet, während tatsächlich beispielsweise in Deutschland die unterschiedlichen staatlichen und kommunalen Verwaltungseinheiten voneinander getrennt handeln. Insofern lässt sich das Once-Only-Prinzip leichter für zentral organisierte Staaten umsetzen, bei denen alle öffentliche Behörden gleichermaßen auf alle Informationen über den Bürger oder über Behörden zugreifen können. In föderal oder anderweitig dezentral organisierten Staaten darf eine öffentliche Stelle häufig noch nicht einmal wissen, dass Daten zu einem Bürger oder Unternehmen an anderer Stelle vorliegen. Wegen der Zweckbindung dürfen vorhandene Daten, sogar bei der gleichen Stelle zu einem anderen Zweck, nur mit ausdrücklicher Einwilligung verwendet werden. Nach dem Grundsatz der unmittelbaren Datenerhebung beim Betroffenen ist die öffentliche Verwaltung zudem verpflichtet, die Daten beim Betroffenen selbst zu erheben.z. B. in § 67a Abs. 2 SGB X (http://www.gesetze-im-internet.de/sgb_10/__67a.html) Datenminimierung (auch unter Datenvermeidung und Datensparsamkeit bekannt) verlangt zudem, dass Daten keinesfalls auf Vorrat gehalten werden dürfen. Auflösbar ist das Spannungsverhältnis dann, wenn Bürger und Unternehmen digital Inhaber der sie betreffenden Informationen sind, die dann im Bedarfsfall anderen betroffenen Stellen weitergegeben werden dürfen. Bürger/Unternehmen können so auf vorhandene Daten zurückgreifen, ohne sie neu angeben zu müssen (once only) und zugleich verfügen im Einzelfall über Zweck und Weitergabe der Daten. Dadurch werden alle Datenschutzprinzipien eingehalten.
Umsetzung des Once-Only-Prinzips (national) Bis 2014 hatten 25 europäische Länder damit begonnen, Once-Only bis zu einem gewissen Grad umzusetzen und 13 Länder verfügten über Rechtsvorschriften, die die Umsetzung des Prinzips für Unternehmen und Einzelpersonen unterstützen. Allerdings ist die Umsetzung in der gesamten EU noch immer fragmentiert, und die Erfahrungen mit grenzüberschreitenden Anwendungen von Once-Only beschränken sich nach wie vor auf einige wenige Dienste und Fälle. Die am weitesten fortgeschrittenen Once-Only-Infrastrukturen gibt es in Belgien, Estland und den Niederlanden, die über nationale Rechtsvorschriften verfügen und deren Umsetzung auch durchsetzen.
Estland In Estland findet Once-Only in den meisten Verwaltungsverfahren Anwendung. Mehrere wesentliche Voraussetzungen, darunter rechtliche, administrative und technische, sind erfüllt. Seit 2007 verbietet das Gesetz über die Information der Öffentlichkeit die Einrichtung separater Datenbanken für die Sammlung der gleichen Daten. Auch im Allgemeinen Teil des Wirtschaftsgesetzbuches heißt es, dass es den Wirtschaftsverwaltungsbehörden untersagt ist, von den Unternehmen die Bereitstellung von Informationen zu verlangen, die bereits in einer öffentlichen Datenbank erfasst sind.
Im gesundheitlichen Sektor wird in Estland von dem Once-Only Prinzip bereits durch die digitale Patientenakte Gebrauch gemacht. Seit 2008 werden Gesundheitsdaten über eine zentrale Datenbank verwaltet. (Fach-)Ärzte können dort Analysen, Diagnosen, Testergebnisse und Behandlungsverfahren dokumentieren. Nach einer Überweisung in ein Krankenhaus können so beispielsweise die Patientendaten über die Datenbank abgerufen werden, ohne dass der Patient die Daten erneut angeben muss. Auch in Notfallsituationen kann bereits im Krankenwagen nach Identifikation des Patienten eine elektronische Erste-Hilfe Karte erzeugt werden, die den Ersthelfern lebenswichtige Daten zur Verfügung stellt. Patienten können auf die Datenbank über eine (mobile) ID Karte zugreifen und ihre Daten komplett selbstständig verwalten und ihre Zustimmung/Ablehnung zu dem Datenaustausch geben. Die Datenhoheit liegt in jedem Fall bei den Patienten.
Niederlande In den Niederlanden wird das Once-Only Prinzip in mehreren Bereichen angewendet. Das Stelsel van Basisregistraties (System von Basisregistern) wurde 2003 gegründet und umfasst 12 Basisregister, die allgemeine Informationen über Unternehmen und Einzelpersonen enthalten, wie z. B. Firmennamen, persönliche Adressen, Katasterinformationen, Einkommen und Kfz-Zulassungsinformationen. Dies ermöglicht es Unternehmen und Bürgern, diese Daten nur einmal zur Verfügung zu stellen. Das System umfasst sowohl offene Register, die öffentlich zugänglich sind, als auch geschlossene Register, in denen Informationen nur für diejenigen zugänglich sind, die sie für ihre Arbeit benötigen.
Was das Once-Only Prinzip für Privatpersonen betrifft, hat das niederländische Finanzamt (Belastingdienst) im Jahr 2014 die vorausgefüllte Steuererklärungen eingeführt und 2016 zum Standard gemacht. Da Steuerdaten aus verschiedenen Datenbanken automatisch zusammengeführt und den Steuerformularen hinzugefügt werden, müssen die Benutzer die Steuerformulare nicht mehr manuell ausfüllen, was das Berichtswesen erheblich vereinfacht und beschleunigt. Weiterhin findet Once-Only auch im Elektronisch Patiënten Dossier (EPD, Elektronisches Patienten Dossier) Anwendung: es ermöglicht den Pflegekräften, über eine nationale Austauschstelle andere Leistungserbringer um Patienteninformationen zu bitten. Der Zugang zu Informationen ist nur möglich, wenn die Patienten vorher ihre Einwilligung gegeben haben. Die Patienten können ihre Akte online einsehen (die Authentifizierung erfolgt über eID) und den Pflegedienstleistern den Zugang gestatten.Tarmo Kalvet, Maarja Toots, Robert Krimmer: D2.14 Position on Definition of OOP and Situation in Europe. 29. August 2017 (toop.eu [abgerufen am 13. März 2018]).
Belgien Belgien hat 2014 ein eigenes Gesetz zu Once-Only verabschiedet. Das Gesetz verlangt von den öffentlichen Verwaltungen des Bundes, dass sie alle verfügbaren Daten aus amtlichen Registern mit eindeutigem Identifikationsmerkmal abrufen, anstatt Bürger und Unternehmen zu bitten, diese Daten mehrfach zur Verfügung zu stellen. Die Umsetzung des Gesetzes wird durch das System der Basisregister und das eID-System erleichtert, das jedem Dateninhaber ein einziges Identifikationsmerkmal zur Verfügung stellt. Damit können öffentliche Verwaltungen Daten austauschen und Privatpersonen und Unternehmen Zugang zu öffentlichen elektronischen Diensten erhalten. Das System ermöglicht es den Bürgern außerdem, jederzeit zu erfahren, welche Organisation auf ihre Daten zugegriffen hat.
Im Bereich der Dienstleistungen für Unternehmen können eine Reihe gängiger Transaktionen (z. B. Registrierung von Firmenname und -adresse, Quellensteuern und Sozialversicherungsbeiträge aus Löhnen) online mit vorab ausgefüllten Formularen durchgeführt werden. Auch der Verwaltungsaufwand für die Unternehmensgründung wird aufgrund der weitgehenden Wiederverwendung von Daten aus Datenbanken des öffentlichen Sektors als gering eingestuft.
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