mini|hochkant|Eingang zu den „Archivkammern“ im Palast Assurbanipals mini|Zeichnung eines Archivschranks, 16. Jahrhundert hochkant|mini|Archiv- und Arbeitszimmer der Straßburger Münsterbauhütte, Straßburg, Musée de l'Œuvre Notre-Dame Ein Archiv (lateinisch ‚Aktenschrank‘; aus altgriechisch archeíon ‚Amtsgebäude‘) ist eine Institution oder Organisationseinheit, in der Archivgut zeitlich unbegrenzt im Rahmen der Zuständigkeit des Archivs oder des jeweiligen Sammlungsschwerpunktes aufbewahrt, benutzbar gemacht und erhalten wird (Archivierung). Mit dem Begriff können auch Gebäude oder Räumlichkeiten gemeint sein, in denen ein Archiv oder Archivgut untergebracht ist (Magazin). Archive gibt es weltweit und in nahezu allen Kulturen und Lebensbereichen. Archive entstanden mit den ersten schriftlichen Überlieferungen und dienten von Anbeginn der Sicherung wichtiger Informationen, vor allem zum langfristigen Nachweis von Eigentumsrechten oder vertraglichen Dokumenten.
Archive erscheinen sowohl in öffentlicher (z. B. Staaten, Kommunen) als auch privater Trägerschaft (z. B. Unternehmen, Vereine, Familien). Die öffentlichen Archive arbeiten aufgrund von Archivgesetzen, welche die Archivierung und die damit verbundenen Arbeitsfelder als öffentliche Pflichtaufgabe deklarieren. Da zunehmend Unterlagen nur noch digital existieren, gewinnt die digitale Archivierung an Bedeutung.
Zusammen mit anderen Gedächtnisinstitutionen wie Bibliotheken, Dokumentationsstellen oder Museen bilden Archive das besonders sensible kulturelle sowie das rechtlich-administrative Gedächtnis eines Staates, einer Kommune oder einer Region. Spezifisch für Archive ist, dass das aufbewahrte Archivgut oft eine Primärquelle darstellt und teilweise nur einmalig überliefert wurde. Archive sind deshalb ein wichtiger Gegenstand des Kulturgüterschutzes.
Archivgut mini|Zettelarchiv der ehemaligen Arbeitsstelle Ostfränkisches Wörterbuch 2006 in Bayreuth Die in den Archiven archivierte Information und die dazugehörigen Informationsträger werden unter dem Begriff Archivgut oder ArchivalienStadtarchiv Potsdam: „Einsichtnahme der Archivarien erfolgt grundsätzlich nur im Benutzerraum“ zusammengefasst. Eine einzelne Archivguteinheit wird auch Archivale genannt (neutrum, Plural Archivalien).
Archivgut ist derjenige Teil von Unterlagen, der von Schriftgut führenden Stellen wie beispielsweise Behörden, Unternehmen, Vereinen, Familien oder Privatpersonen für die aktuelle Aufgabenerledigung nicht mehr benötigt wird und vom zuständigen Archiv als unbefristet aufzubewahren bewertet wurde (Archivische Bewertung). Diese Art von Dokumenten haben die Eigenschaft, dass sie die Aufgaben (sowohl Pflichtaufgaben als auch freiwillige Aufgaben) und die Tätigkeiten der jeweiligen unterlagenführenden Stelle authentisch dokumentieren (beispielsweise Bankenaufsicht des Bundesfinanzministeriums, Wasserversorgung einer Gemeinde, Produktdesign im Autounternehmen, wissenschaftliche Daten eines Forschungsinstituts, Tagebuch oder Briefwechsel einer Privatperson).
Die Informationen können dabei auf unterschiedlichen Trägern überliefert sein, beispielsweise papiergebundene oder elektronische Sachakten, Datenbanken oder andere digitale Systeme, Einzeldokumente, Karten und Pläne, Fotos, Filme oder Tonaufnahmen.
Mit der inhaltlichen Erschließung der im Archivgut enthaltenen Informationen entstehen umfangreiche Datenbanken und Hilfsmittel wie Findbücher und Verzeichnisse. Diese werden für Benutzungen und für die Auswertung genutzt und heute überwiegend über das Internet zugänglich gemacht. Archivgut besteht in der Regel aus Unikaten, die als Primärquellen einen herausragenden Stellenwert für historische Forschungen haben, aber auch als Träger authentischer Nachweise oder Informationen für Institutionen oder den Bürgern dienen.
Schriftgutführende Stellen (Registraturbildner) bieten ihr (dienstliches) Schriftgut obligatorisch oder freiwillig – je nach rechtlichem Hintergrund – dem zuständigen Archiv an, wenn die Unterlagen zur aktuellen Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden. Archive bewerten, ob das Schriftgut archiviert oder vernichtet werden kann. Den noch nicht Archiven angebotenen Teil von Unterlagen bezeichnet man auch als Registraturgut, insbesondere in Behörden und Unternehmen. Zwischen Archivgut und Registraturgut bestehen signifikante rechtliche Unterschiede, da Archivgut nicht mehr für die alltägliche Aufgabenerfüllung benötigt wird. Dennoch gibt es auch Gemeinsamkeiten, die durch das Modell des Lebenszyklus von Unterlagen verdeutlicht werden.
Den vor-archivischen Aufbau und Umgang mit Schriftgut sowie die Vorgangs- und Aktenbildung regelt das Records Management der Verwaltung der aktenführenden Stelle (Registraturbildner). Gerade im Bereich der Aktenbildung und Aktenorganisation wird seit vielen Jahren eine zunehmende Entprofessionalisierung der Arbeit im Vorfeld sichtbar. Eigenmächtige Kassationen oder unsachgemäße Lagerung des dienstlichen Schriftgutes (siehe Schimmelbefall) können dazu führen, dass Überlieferungslücken von wichtigen Informationen bei der Archivierung festgestellt werden müssen. Archive sind aufgrund des vorgegebenen Aufgabenprofils sowie sehr begrenzter Personal-Ressourcen nicht in der Lage, die grundlegende Arbeitsaufgabe der Aktenorganisation der Verwaltungen zu übernehmen. Die inhaltlichen Überlieferungen im Archivgut hängen somit stark vom Zustand des jeweiligen Records Managements (Organisation der Aktenführung, Aktenbildung, Aktenplan) ab. Archive und damit die Archivare sind somit darauf angewiesen, dass die Aktenführung des jeweiligen Registraturbildners zuverlässig, regelmäßig und vollständig erfolgt. Das gilt gleichermaßen für die vielfältigen digitalen Überlieferungen.
Erweiterung des Archivbegriffs Oft steht Archiv einfach für einen Ort, an dem nicht mehr Aktuelles vorgehalten wird, beispielsweise haben viele Websites einen entsprechenden Archivbereich. Bei Archiv handelt es sich nicht um einen fest definierten oder gar geschützten Begriff. Ganz unterschiedliche Einrichtungen dürfen sich Archiv nennen, obwohl es vielfach näher läge, sie als Altregistraturen, Bibliotheken, Museen oder Dokumentationsstellen zu bezeichnen.
Die sogenannte Archivierung im IT-Bereich führt zur Verwässerung des eigentlichen Archivbegriffs. So sprechen viele Unternehmen, die digitale Registratursysteme anbieten oder verwenden, von Archivierung, wenn es um die Speicherung von Daten im System geht (elektronische Archivierung). Andere Gedächtnisorganisationen wie Bibliotheken sprechen von Langzeitarchivierung, wenn die dauerhafte Erhaltung ihrer digitalen Informationen gemeint ist (digitales Archiv). Langzeitarchivierung ist ein zu vermeidender Pleonasmus, da Archiv ja bereits Langzeitaufbewahrung, eigentlich sogar dauerhafte Aufbewahrung, bedeutet. Oft ist im IT-Bereich nicht einmal der Begriff Archiv angemessen, wenn es nur um eine, oft sogar entsprechend Datenschutzgesetzen zeitlich zu begrenzende Langzeitspeicherung, aber nicht um eventuell sogar illegale dauerhafte Aufbewahrung geht. Die Verwendung des Begriffs Archiv in der IT-Branche meint also eigentlich „Langzeitspeicherung“, hat sich aber dennoch mit der beschriebenen Bedeutungsverschiebung etabliert. So werden etwa Systeme zur elektronischen „Archivierung“ oder für die Datensicherung (siehe etwa das Tar-Dateiformat) als Archive bezeichnet, obwohl sich heutzutage die Zugriffszeiten aus Sicht der menschlichen Arbeit kaum noch von denen im laufenden System der Datenträger unterscheiden. Im 20. Jahrhundert war es üblich, Daten aus der elektronischen Langzeitspeicherung in abgeschlossenen Panzerschränken aufzubewahren. Hier wäre es Aufgabe der Sprachwissenschaft, durch Aufklärung gegenzusteuern, um wieder eine korrekte Verwendung des Begriffes auch in der IT-Welt zu erreichen.
In der postmodernen Kulturwissenschaft wird Archiv im Anschluss an Michel Foucault als Oberbegriff für Informations- und Wissensspeicher wie z. B. Bibliotheken gebraucht, wobei für Foucault der Begriff des Archivs weit über einen Ort des Bewahrens hinaus auch „das allgemeine System der Formation und der Transformation von Aussagen“Zitiert nach Michel Foucault, Archäologie des Wissens, 1969, S. 188. bezeichnet. Der Begriff umfasst hier alle Bedingungen, unter denen Aussagen und in der Folge Wissen entstehen können.
Die Plattform Wikileaks, die außerhalb jeder staatlichen Institution entstand, ist als eine „radikale Demokratisierung des Archivs“ aufgefasst worden.
Archivarten und Archivträger Bei den Archiven in Deutschland und den deutschsprachigen Nachbarländern fallen eine starke Fragmentierung und verschiedenartige Ausrichtung der einzelnen Institutionen auf. In Deutschland wurden durch den Verband deutscher Archivarinnen und Archivare (VdA) acht verschiedene Archivsparten unterteilt, die wiederum eine große Bandbreite von Archiven beinhalten.
Die wichtigsten Träger, Betreiber oder Eigentümer von Archiven sind öffentliche und halböffentliche Institutionen. Daneben werden Archive aber auch von großen Unternehmen, Organisationen sowie von Privatpersonen unterhalten. Vom Archivträger hängt auch die Überlieferungsbildung des zuständigen Archivs ab. Auf: Geschichte Online, Universität Wien, 2004. Zu den Archiven der öffentlichen Hand zählen allgemein gesamtstaatliche Archive, Landesarchive, Kommunalarchive, Kammerarchive sowie Schul- und Universitätsarchive. Diese Archive erfüllen einen gesetzlichen Auftrag. Zu den Archiven von Institutionen und Vereinigungen gehören Archive von Religionsgemeinschaften (auf der Ebene von Ländern, Klöstern und Pfarren und nach Konfessionen getrennt), Vereinsarchive, Stiftungsarchive der Parteien, Gewerkschafts- und Arbeitgeberverbandsarchive, Innungsarchive und weitere.
Im Bereich der privaten Archive finden sich etwa Unternehmensarchive und Archive von privaten Personen bzw. Familien, die meist nicht für Außenstehende zugänglich sind. Ein Beispiel für ein Familienarchiv ist das Hausarchiv des bis 1918 regierenden preußischen Königshauses auf Burg Hohenzollern. Hinzu kommen die Archive in Zeitungs- und Zeitschriftenverlagen.Vgl. Martin Burkhardt, . In: . Auf: historicum.net, 2006. Abgerufen am 25. Dezember 2009. Als Beispiel für das Archiv eines großen Zeitungsverlages eignet sich das der Süddeutschen Zeitung. Die Süddeutsche Zeitung (SZ) verfügt seit ihrer Gründung 1945 über ein Pressearchiv, das die Texte der eigenen Redakteure und zahlreicher nationaler und internationaler Publikationen dokumentiert und auf Anfrage für Recherchezwecke bereitstellt.
Die große Bandbreite der Archivlandschaft lässt sich mittlerweile gut in den im Archivportal-D nachgewiesenen über 2600 Archiven Deutschlands nachvollziehen.
Bewertung Die Auswahl und damit Bewertung von Schriftgut eines Registraturbildners zählt zu den wichtigsten Aufgaben eines Archivs. Der Archivar entscheidet darüber, welche Informationen archivwürdig sind und damit dauerhaft aufbewahrt werden und welche kassiert, d. h. vernichtet werden. Die Bewertung von Unterlagen ist eine wesentliche Aufgabe, da die Archivierung aller Dokumente eines Registraturbildners zu hohen Kosten für die Lagerung und Bestandserhaltung führen würde. Des Weiteren wird durch die fachgerechte Auswahl der zu archivierenden Informationen eine gezieltere Recherche und Nutzung des Archivgutes ermöglicht und die Aufbewahrung redundanter Informationen vermieden. Trotz sinkender Speicherkosten gilt dies auch für genuin digital entstandene Dokumente. Die erforderlichen regelmäßigen Migrationen in aktuelle Dateiformate machen die dauerhafte Aufbewahrung von digitalen Archivalien teuer.