mini|Registrierkasse Krupp National, mit historisierendem Dekor, doch gefertigt erst um 1930. Da sie keine Tagesabrechnungen erlaubte, aus steuerlichen Gründen 1978 ausgemustert. Focke-Museum Bremen mini|Registrierkasse (vermutlich: um 1900, USA), mit Handkurbel rechts, Rollenhalter für Papierbelegausgabe links, auf hölzerner Kassenlade. mini|Geräusch einer NCR-Registrierkasse (Modell 642) von 1912
Eine Registrierkasse (in Österreich Registrierkassa) ist ein auf den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen spezialisiertes Erfassungsgerät, das zur Abrechnung von Barzahlungsvorgängen (Bareinzahlung und Barauszahlung) und zur Erstellung von Belegen (Kassenbon) dient.
Allgemeines Es gibt heute verschiedene technische Umsetzungen – zu unterscheiden sind vor allem „offene“ Datenerfassungssysteme (bestehend aus Standard-Hardware, einem Standard-Betriebssystem und einer Kassensoftware) sowie „geschlossene“ (oder auch „proprietäre“) Systeme (in denen Hard- und Software eine Einheit bilden). Leistungsfähigere, integrierte Registrierkassen werden oft auch als Kassensystem oder „POS-System“ (; Verkaufsort) vermarktet. In vielen Fällen besteht eine Integration in ein Warenwirtschaftssystem.
Geschichte
mini|NCR Registrierkasse (1970), elektrisch und manuell mini|Bedienungsfeld eines elektrischen Tischrechners der Anker-Werke aus den 1970er Jahren mini|Registrierkasse (2011) QUORiON Concerto einer Pizzeria mit beschrifteter Folientastatur Die Registrierkasse wurde am 4. November 1879 von dem Lokalbesitzer James Ritty in Dayton, Ohio, USA zum Patent angemeldet,Patrick Robertson, Was war wann das erste Mal?, 1977, S. 191 um den Diebstahl durch sein Personal zu verringern. Der Kern der Erfindung war die Bargeldschublade, die sich nur zum festgelegten Zeitpunkt mit dem für die Registrierkasse typisch gewordenen Klingelgeräusch öffnete. Auch heute noch wird jede Kassenöffnung digital registriert.
Ritty erhielt am 30. Januar 1883 zusammen mit John Birch das Patent darauf. Seine neu gegründete Firma zur Herstellung von Registrierkassen wurde 1884 von John H. Patterson gekauft, der sie in National Cash Register Company (heute: NCR Corporation) umbenannte. NCR wurde sehr rasch in den USA zum Marktführer und vertrieb das Erfolgsprodukt Registrierkasse bald auch weltweit.
Technik Offene Systeme mini|Kasse mit Peripheriegeräten (von Datalogic, Datecs, Hisense und Ingenico) in einem Supermarkt in der Ukraine. Ein offenes System (oft auch „PC-Kasse“ genannt) besteht aus Kassenhardware und Kassensoftware. Die Kassenhardware ist im Regelfall PC-kompatibel, aber speziell für den Einsatz am Kassenplatz ausgelegt. Weitere Bestandteile der Kassenhardware sind z. B. Bondrucker für den Ausdruck von Belegen, Barcodescanner, Kassenschublade, programmierbare Kassentastatur, Kundenanzeige, EFT-Zahlungsterminal usw. Es werden überwiegend Windows oder Linux als Betriebssystem verwendet. Die Kassensoftware ist eine Anwendung, die als Standard- oder Individualsoftware entwickelt wurde.
Vorteile sind die Unabhängigkeit von Hard- und Software sowie die Verfügbarkeit leistungsfähiger Hardware sowie Werkzeugen wie SQL-Datenbanken. Nachteile sind die Fehleranfälligkeit durch die Komplexität der Hard- und Software, Sicherheitslücken der Standard-Betriebssysteme und die kurzen Produktzyklen der aus dem Consumer-Bereich abgeleiteten Technologien.
Geschlossene Systeme Bei diesen Systemen wird eine speziell für das Gerät entwickelte Hardware verwendet. Die weitere Hardwareausstattung entspricht heute weitgehend der unter den offenen Systemen genannten. Die Betriebssysteme sind entweder vom Hersteller selbst entwickelt oder es werden kommerziell verfügbare bzw. Open-Source-Lösungen verwendet. Dabei werden immer häufiger speziell angepasste Linux-Varianten verwendet. Die Kassensoftware ist speziell auf die jeweilige Hardware zugeschnitten und kann nicht ohne weiteres auf einer anderen Hardware eingesetzt werden. Verschiedene Hersteller setzen allerdings in mehreren ihrer Modelle die gleiche Software ein.
Vorteile sind vor allem die hohe Ausfall- und Datensicherheit. Ein Nachteil ist, dass Hard- und Software von einem Anbieter bezogen werden müssen.
Trends Zur Bedienung der Kassen setzen sich Touchscreens immer weiter durch, da diese flexibler sind als fest beschriftete Tastaturen. Speziell in der Gastronomie wächst der Anteil der tragbaren Kassenterminals, die per Funk mit den stationären Kassen und Peripheriegeräten wie Druckern kommunizieren. Hier hat sich der Begriff Funkbonieren durchgesetzt. Während der Kellner mit einem tragbaren Kassenterminal die Bestellung aufnimmt, wird in der Küche sofort mit der Zubereitung gestartet. Besonders die technologische Entwicklung von Tablets und Smartphones unterstützen diesen Trend.
Cloud-basiert Das Aufkommen von Cloud-Computing hat auch für Registrierkassen eine neue Möglichkeit geschaffen auf die Software direkt über das Internet zuzugreifen. Die Plattformunabhängigkeit von cloud-basierten Registrierkassen ermöglicht es eine Bandbreite an Hardware anzubinden, wie beispielsweise Tablets und Smartphones. Diese Geräte ermöglichen es mittels eingebauter Kamera auch als Barcode-Scanner verwendet zu werden und via NFC oder externen Kartenlesegeräten als POS-Terminal. Einige Unternehmen haben ihre Software ausdrücklich für den cloud-basierten Gebrauch entwickelt.
Branchen Je nach Branche, in der die Registrierkasse eingesetzt wird, unterscheiden sich die Anforderungen und dementsprechend die Funktionen erheblich. Grob lässt sich eine Unterteilung in Gastronomie- und Handelslösungen vornehmen.
Gastronomie In der Gastronomie dienen Registrierkassen nicht nur zur Aufzeichnung der Verkäufe, sondern sind auch Bestell- und Informationssysteme. Bei den Systemen, die in Gaststätten zum Einsatz kommen, wird in der Regel für jede Person (Kellner), welche die Bestellung entgegennimmt, getrennt gebucht, wobei die Einnahmen sowohl personenbezogen als auch für den jeweiligen Tag zusammengefasst werden können. Zur Steuerung der Arbeitsabläufe in Küche und Service können verschiedene Arten von Bons auf verschiedenen Druckern (z. B. Theken- und Küchendrucker) oder auch Küchenmonitoren gedruckt bzw. angezeigt werden. Für die Abrechnung der offenen Tische stehen Funktionen wie Zusammenlegen oder Aufteilen von Rechnungen zur Verfügung. Komplexere Systeme bieten zusätzlich Funktionen wie Gutscheinverwaltung, Kundenverwaltung, Statistiken, bargeldloses Bezahlen, Anbindung mobiler Bestellterminals usw.
Handel Je nach Art des Einzelhandels werden sehr unterschiedliche Funktionen gefordert. So müssen z. B. Systeme für den Textileinzelhandel Größen und Farben für verkaufte Artikel verwalten können, während Systeme in Bäckereiketten Bestellungen und Retouren erfassen müssen. Die Systeme werden auch genutzt, um die Gewohnheiten und Vorlieben einzelner Kunden zu erfassen. Die meisten im Handel verwendeten Registrierkassen stehen in Verbindung mit einem Warenwirtschaftssystem und der Finanzbuchhaltung. Verkäufe werden überwiegend über Strichcodes erfasst.
Mobile Dienstleister Berufe, die von unterwegs aus Rechnungen erstellen und ausdrucken, benötigen vor allem eine lange Akkulaufzeit. Dienstleister wie Ärzte, Friseure, Taxifahrer oder Markthändler verwenden für den mobilen Gebrauch oftmals All-in-One Lösungen, die Software und Hardware vereinen.
Typische Bedienabläufe Aufgrund der verschiedensten Varianten und Ausstattungen von Registrierkassen sind allgemein gültige Beschreibungen nicht möglich. Sie ergeben sich aus der jeweiligen Bedienungsanleitung der Kasse. Typisch sind jedoch folgende Abläufe:
Im Registriervorgang erfasst der Kassierer die Sollposition des Kassiervorgangs. Dabei werden je nach technischer Begebenheit die Einzelpreise der zu registrierenden „Kassierobjekte“ (z. B. Waren, Dienstleistungen, Eintrittsgebühr etc.) registriert, oder aber ein Identifikationsmerkmal des Kassierobjektes. In aktuellen Kassensystemen werden im Handel und in der Gastronomie meist Artikelnummern manuell erfasst, Festtasten auf der Kassentastatur oder dem Touchscreen betätigt oder ein Barcode (z. B. EAN-Code) wird zum Erfassen des Kassierobjektes gescannt.
Nach Abschluss des Registriervorgangs, i. d. R. durch Betätigung der Zwischensummentaste, hat die Registrierkasse für den Kassiervorgang die Sollposition ermittelt, die zu zahlen ist, und zeigt diese an. Der Kassierer erfasst den gezahlten Betrag in der Kasse, wodurch sich die Sollposition der gelieferten Kassierobjekte und die Ist-Position der Bezahlung in der Kasse ausgleichen.
Alle Kassen weisen bei Überzahlung die Höhe des Wechselgeldes aus. Das Rückgeldzahlungsmittel entspricht dabei nicht zwangsweise dem verwendeten Zahlungsmittel. So wird z. B. bei Wertgutscheinen bei einer Überzahlung regelmäßig in bar zurückgegeben, sofern ein solcher Vorgang nicht vom Herausgeber des Wertgutscheins bzw. von der Akzeptanzstelle ausgeschlossen ist.
Rechtlicher Rahmen in Deutschland und in Österreich
In Deutschland sind die GoB der allgemeine Rahmen i. V. m. den bzw. . Auch für die Einnahme-Überschuss-Rechner greift wegen die Einzelaufzeichnungspflicht ein. Dadurch gibt es die Einzelaufzeichnungspflicht für jeden Barerlös. Wenn die Praxis dies teilweise anders handhabt, so erfolgt dadurch keine Änderung der GoB. Die GoBD regeln heute den rechtlichen Rahmen für die Registrierkasse als sog. Vorsystem. Gibt es Abweichungen zwischen dem Z-Bon und dem Kasseninhalt, so ist steuerlich der Inhalt des Z-Bons maßgebend.
In Österreich wurden per Gesetz am 1. Jänner 2016 Registrierkassen für Betriebe ab 15.000 € Gesamtumsatz pro Jahr, falls davon mindestens 7.500 € in Bar anfallen, vorgeschrieben. Die technischen Einzelheiten für Sicherheitseinrichtungen in den Registrierkassen ist in der Registrierkassensicherheitsverordnung geregelt.
Sicherheit Datensicherheit
Daten von Registrierkassen werden teilweise manipuliert, um Steuerhinterziehung zu ermöglichen. Durch den steigenden behördlichen Druck, Einzeldaten aufzuzeichnen und zur Prüfung bereitzustellen, werden Manipulationen aufwendiger – dazu werden verstärkt Zapper verwendet. Eine Unveränderbarkeit von Daten ist zwar gesetzlich gefordert (), kann aber bei digitalen Daten nur durch geeignete technische Verfahren wie Fiskalspeicher oder INSIKA in Verbindung mit einem – momentan nicht vorhandenen – rechtlichen Rahmen gewährleistet werden. Das Problem stellt sich auch bei sonstigen, nicht dokumentierten Eingriffen in die Programmierung der Registrierkasse, Waagen oder bei Taxis durch sog. Zweittaxameter. Die ab 1. Januar 2015 geltenden GoBD lösen das Problem nicht, da dort nur abstrakte Ansätze beschrieben werden, die nur organisatorischer Art sind und – anders als technische Lösungen – keine revisionssichere, also unabänderbare Kasse gem. § 146 Abs. 4 AO sicherstellen. Am 31. Dezember 2016 endete die Übergangsregelung aus dem BMF-Schreiben vom 26. November 2010 – IV A 4 – S 0316/08/10004-07 –, sodass ab 1. Januar 2017 jede Registrierkasse GoBD-konform sein muss. Dies bedeutet, dass jede einzelne Transaktion für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren aufgezeichnet und gespeichert werden muss. Es muss ebenfalls nachweislich belegbar sein, dass die Registrierkasse manipulationssicher ist.
Diebstahl Je nach Geschäftstyp bleibt außerhalb der Öffnungszeiten des Geschäftes oft eine bestimmte Menge an Wechselgeld in der Registrierkasse. Die allgemeine Empfehlung von Polizei und Versicherungswirtschaft lautet, die Registrierkasse zu leeren und die Lade außerhalb der Öffnungszeiten offen zu lassen. Das würde zwar den Einbruch nicht verhindern, aber einen Schaden an der Kasse selbst (Aufbruch) verringern.Tipp der Polizei in der Schwäbischen Zeitung
Ausblick