Microsoft 365 und teilweise Office 365 (ehemals nur Office 365) ist eine Kombination bestehend aus einem Onlinedienst, einer Office-Webanwendung und einem Office-Software-Abonnement von Microsoft Office. Microsoft 365 gibt es als Single- oder Family-Version, die für Privatkunden bestimmt ist, sowie als Business-Paket. Im Enterprise-Paket für Unternehmen hat man die Wahl zwischen Office 365 und Microsoft 365. Der Funktionsumfang unterscheidet sich erheblich; trotz des teilweise gemeinsamen Namens sind darin zum Teil völlig unterschiedliche Dienste enthalten.
Microsoft 365 und Office 365 bieten den Anwendern die Möglichkeit, ortsunabhängig von jedem unterstützten Endgerät aus zu arbeiten. Gespeicherte Daten befinden sich in Rechenzentren von Microsoft, zu denen der Zugriff über das Internet möglich ist.
Software und Dienstleistungen Die Webanwendungen unter Microsoft 365 Online beinhalten die Onlineversionen von Word, Outlook, OneNote, PowerPoint, Excel und OneDrive sowie je nach Tarif auch Microsoft Project und Microsoft Visio. Office Online ist eine eigenständige Webanwendung und kann von jedem mit einem Microsoft-Account kostenlos und unabhängig vom Betriebssystem genutzt werden.
Microsoft 365 Online ist mit den ebenfalls kostenlosen Angeboten Google Docs, Sheets, Slides und Forms oder Zoho Office Suite vergleichbar.
Das kostenpflichtige Microsoft-365-Abonnement beinhaltet, je nach Tarif, neben den genannten Webanwendungen zusätzliche Serviceangebote, wie z. B. eine professionelle E-Mail-Lösung oder Webspace für eine Website. Bis hierher ist das Angebot der entsprechenden Tarife unabhängig vom Betriebssystem mit einem Browser nutzbar und ist damit auch mit dem kostenpflichtigen Angebot von Google Apps zu vergleichen.
Tarifabhängig kommen noch die mit mehr Funktionen versehenen Desktopversionen der Office-Anwendungen hinzu, sowie Access, Publisher und seit neustem auch Teams als Online- und Desktop-Version. Die Desktopanwendungen benötigen eines der zwei Betriebssysteme Microsoft Windows oder Mac und werden für die Dauer des Abonnements automatisch aktualisiert.
Office Graph ist eine Komponente, die im Hintergrund von Office 365 ihren Dienst verrichtet. Sie sammelt und vernetzt Daten verschiedener Office-Produkte von Microsoft. Dabei setzt Office Graph unter anderem maschinelles Lernen ein. Es werden nicht nur die Daten, sondern auch die Interaktion der Nutzer mit den Daten und untereinander analysiert. Ziel ist eine Art softwarebasierter persönlicher Assistent, der einen bei der Arbeit unterstützt, indem er auf möglicherweise interessante Dateien und Kontakte hinweist. Dabei werden nur Daten berücksichtigt, auf welche der Nutzer auch Zugriffsrechte besitzt.
Bei Exchange Online, Lync Online und SharePoint Online handelt es sich um Dienste, die in der Cloud bereitgestellt werden. Das bedeutet, dass sich der Anwender nicht um die Wartung der Programme oder die Administration eines Servers kümmern muss. Auch Aktualisierungen werden automatisch installiert und stehen sofort zur Verfügung. Das Büropaket Microsoft Office mit Word, Excel, PowerPoint und Co. kann entweder komplett heruntergeladen und installiert oder gestreamt werden. Letzteres bedeutet, dass die Anwendungen aus dem Internet geladen und nicht dauerhaft eingerichtet werden. Die Streaming-Funktion ist nur auf einem Computer mit Windows 7, Windows 8 und Windows 10 möglich, ältere Versionen des Betriebssystems und OS X werden nicht unterstützt.
Microsoft garantierte eine Verfügbarkeit aller Anwendungen und Dienste in Office 365 von 99,9 Prozent im Jahresmittel.
Im Zuge der Einführung von Office 365 hat Microsoft damit begonnen, auch Software für Smartphones und Tablets anderer Hersteller zu produzieren, die den Zugriff auf Office 365 erleichtern sollen. Dazu gehören zum Beispiel Microsoft Teams für Android und für iOS, die eine VoIP-Verbindung ermöglichen, sowie SharePoint für iPhone und iPad. Seit dem Juni 2013 gibt es außerdem Office Mobile für iPhone, das eine Bearbeitung von Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien auf dem iPhone ermöglicht. Voraussetzung ist ein aktives Abonnement für Office 365.
Microsoft 365 Online
Microsoft 365 Online ist ein Online-Office, das als kostenlose Webanwendung angeboten wird und Teil des Programmpakets Microsoft Office.
Die kostenlose Variante ist im Vergleich zu den Desktopversionen in ihrem Funktionsumfang reduziert. Bei den Anwendungen handelt es sich um Online-Versionen von Word, Outlook.com (E-Mail, Adressbuch, Kalender mit Terminverwaltung, To-do-Liste), Excel, OneNote, PowerPoint und OneDrive als Online-Datenspeicher. Office Online ist mit allen gängigen Webbrowsern ausführbar und damit unabhängig vom Betriebssystem des Rechners. Google Docs, Sheets, Slides und Forms sind vergleichbare Webanwendungen.
Microsoft 365 Copilot
Microsoft 365 Copilot ist eine Assistentenfunktion mit künstlicher Intelligenz für Microsoft 365-Anwendungen und -Dienste, zu denen die Produktivitätssuite mit Programmen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook gehört. Die Integration von Copilot in Microsoft 365 ist zunächst für eine kleine Anzahl von Unternehmen und Einzelpersonen zu Testzwecken verfügbar. Copilot nutzt das große Sprachmodell GPT-4 von OpenAI mit Microsoft Graph, um Benutzer bei einer Reihe von Aufgaben zu unterstützen.
Geschichte Office 365 geht auf die sogenannte Business Productivity Online Suite (BPOS) zurück, die Microsoft ausschließlich für kleine und mittelständische Unternehmen angeboten hatte. Im Oktober 2010 wurde Office 365 offiziell als Nachfolger präsentiert. Nach einer geschlossenen Betaphase wurde Office 365 im Juni 2011 in den regulären Betrieb überführt. Anschließend wurde angekündigt, das bestehende Angebot (BPOS beziehungsweise Office Live) werde spätestens zum 1. Mai 2012 eingestellt.
Seit der Einführung von Office 2013 bietet Microsoft den Dienst auch Privatpersonen an. Im Rahmen von monatlich oder jährlich zu bezahlenden Abonnements erhält der Käufer das Recht, die Desktopsoftware auf zwei bzw. fünf Geräten zu installieren, sowie zusätzlichen Speicherplatz bei OneDrive, Freiminuten für Skype und Zugriff auf die Office Web Apps. Im Mai 2013 meldete Microsoft, die jüngste Version von Office 365 sei seit der Einführung über 10 Millionen Mal verkauft worden. Ende 2013 startete der Konzern das Student-Advantage-Programm, über das Lernende der teilnehmenden Bildungseinrichtungen im DreamSpark-Shop kostenfrei eine Lizenz für Office 365 ProPlus beziehen können.
Im vierten Quartal des Jahres 2017 nahm Microsoft zum ersten Mal mehr durch Office 365 als durch die traditionelle Office-Suite ein.
Am 21. April 2020 gab es ein Rebranding des Microsoft Office mit Paket-Erweiterungen um weitere Microsoft-Dienste.
Tarife Microsoft bietet zahlreiche Tarife, die sich in folgende Kategorien unterteilen: Privat (Für zu Hause) dazu zählen drei Varianten: die kostenlose Microsoft Office Online, Single für 1 Person mit 1 TB Speicher, Family für 6 Personen mit 6 TB Speicher. Business geeignet für Unternehmen mit bis zu 300 Mitarbeitern. Dazu zählen Pläne wie: Apps for Business, Business Basic, Business Standard, Business Premium. Apps for Business, beinhaltet die Installation von Office 365 Apps (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) auf dem Desktop. Business Basic, beinhaltet diese Office 365 Apps nur als Webversion. Business Standard ist ein Bundle von diesen beiden Plänen (Apps for Business + Business Basic). Business Premium, beinhaltet wiederum Business Standard und u. a. Azure Virtual Desktop, Defender für Business, Defender für Office 365. Enterprise für größere Unternehmen ohne Begrenzung bei der Zahl der Nutzer, Rund-um-die-Uhr Telefonsupport von Microsoft, ansonsten ungefähr vergleichbar mit Business Plänen. Dazu zählen Office 365 Pläne wie E1, E3 und E5 oder entsprechend für Bildungseinrichtungen A1, A3 und A5. Microsoft 365 Pläne beinhalten Office 365, Windows 10 Enterprise und Enterprise Mobility + Security. Ein wesentlicher Unterschied zu den Business-Plänen besteht darin, dass Nutzer, die eine E3- oder E5-Lizenz haben, auch die User CAL (Client Access License) für die OnPremises-Varianten wie Exchange und Sharepoint erhalten. Windows 365 wurde am 2. August 2021 eingeführt als Virtual Desktop in Azure Cloud. Windows 10/11 samt Programmen, Daten und Einstellungen liegen in der Cloud und Nutzer können von beliebigen Geräten mit Browser darauf zugreifen.
Varianten Microsoft bietet Microsoft 365 in mehreren Tarifen an. Mit Stand April 2020 gibt es folgende Editionen, wobei die Varianten für Non-Profit-Organisationen und Behörden jenen der Business-Basic-, Business-Standard- und der Enterprise-Varianten entsprechen.
+Microsoft-365-Editionen Edition Privat Business Enterprise Bildung FirstLine Office OnlineBasic Single Family Apps Standard Premium Basic Apps E1 E3 E5 A1 A3 A5 F1Geräte pro Nutzer (PC/Tablet/Smartphone) 1 maximal 5 5/5/5Da die Home-Edition bis zu 6 Benutzer beinhaltet gilt: Geräte bis 30/30/30; Skype bis 360 Min / Monat, OneDrive bis 6 TB und 300 GB Postfach 5/5/5 5/5/5 5/5/5 5/5/5 –/5/5 –/5/5 5/5/5 5/5/5 –/5/5 5/5/5 5/5/5 –/5/5Max. Nutzer 1 1 1 6 300 300 300 300 unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenztKommerzielle Nutzung Nein Skype-Freiminuten weltweit Nein E-Mail-Postfachgröße Auf Outlook.com. 15 GB OneDrive-Speicher 100 GB Word Nein Excel Nein PowerPoint Nein OneNote Nein Outlook Ja PublisherNicht für macOS verfügbar. Nein Access Nein Sway Nein Skype for Business Nein Nur Client Nur Client Yammer Nein Nicht in Non-Profit-Version SharePoint Nein Exchange Nein Microsoft Teams Nein Nicht in Behördenversion Planner Nein StaffHub Nein Power BI Pro Nein Forms Nein Stream Nein Power Automate Nein PowerApps Nein School Data Sync Nein Bookings Nein
Es ist möglich, zwischen den einzelnen Tarifen zu wechseln, jedoch nicht zwischen Personal oder Home und den Business und Enterprise Tarifen.
Kritik Sicherheit, Integrität und Datenschutz Durch Gesetze der US-Bundesregierung wie FISA und Patriot Act haben US-Geheimdienste sowie kooperierende Geheimdienste weiterer Staaten Zugriff auf Anwenderdaten auch in der Europäischen Union. Obwohl Microsoft in einer Pressekonferenz zum Thema Datenschutz die konsequente Einhaltung europäischer und deutscher Datenschutzrichtlinien beteuerte, können Office-365-Administratoren exakt sehen, welche Aktionen Anwender wann in ihrem E-Mail-Konto ausführten, wenn sie Zugriffsrechte für die Ziel-E-Mail-Konten haben. Man sieht, welche E-Mails wer wann las, welche Anhänge geöffnet wurden und woher die Nachricht kam – und vieles mehr. Das Activities API ist eine Programmierschnittstelle, die ähnliche Angaben liefert, wie sie E-Mail-Admins erhalten, die E-Mailserver selbst im Haus betreiben. Auf konkrete Nachfrage hin gestand Microsoft die Existenz dieser „undokumentierten Funktion“ ein. Trotz Geltung der Datenschutz-Grundverordnung in der EU wurden Anwender über diese Funktionen zuvor nicht informiert.
Am 13. November 2018 wurde berichtet, eine Untersuchung der niederländischen Regierung komme zu dem Ergebnis, Microsoft Office 2016 und „365“ sammele persönliche Nutzerdaten und verstoße gegen die DSGVO. Microsoft hat auf diese Kritik reagiert und einige Änderungen vorgenommen. Dies wird aus der erneuten Prüfung vom 29. Juli 2019 ersichtlich, obwohl die Untersuchung noch offene Punkte sieht, wie. z. B. Daten über die Anzahl von Seiten, Absätzen etc. wurden signifikante Änderungen vorgenommen.
Risiken von Microsoft 365 an Schulen