mini|Historischer Aktenstapel mini|Gestapo-Akte Georg Elser (Titelblatt)
Die Akte (oder der Akt, , „das Geschehene, Vollbrachte“Ursula Hermann, Knaurs etymologisches Lexikon, 1983, S. 28; ISBN 3-426-26074-3) ist ein mobiles Organisationsmittel, das nach Sachgebieten oder chronologisch zusammengefasste Schriftstücke enthält. In Österreich ist im Singular nur die Bezeichnung Akt gebräuchlich. Eine weitverbreitete Form der Aufbewahrung und Organisation von Akten ist der Aktenordner.
Sachgebiete können insbesondere Geschäftsvorfälle jeder Art (insbesondere Gerichtsakten, Geschäftsakten, Krankenakten, Kriminalakten, Kundenakten, Patientenakten, Personalakten, Prozessakten oder Verwaltungsakten) sein.Gabler Verlag (Hrsg.), Gablers Wirtschafts-Lexikon, Band 1, 1980, Sp. 105 Die Akteneinsicht bei Behörden und Gerichten stellt ein Verfahrensrecht dar, das Bürgern, Beteiligten oder Rechtsanwälten ausdrücklich durch Gesetz eingeräumt werden muss.
Akten dienen wie ihr Inhalt der Dokumentation, deren wesentlicher Zweck im gezielten Wiederfinden und Nutzbarmachen von Dokumenten und Informationen besteht.Wilhelm Gaus, Dokumentations- und Ordnungslehre, 2003, S. 11 Weder das Sammeln noch das Ordnen ist für sich allein genommen bereits Dokumentation, sondern erst durch das Wiederfinden wird die Dokumentation vollständig (, „Zurückgewinnen von Information“). Insbesondere als Beweismittel sind Akten geeignet.
Geschichte Das Wort „Akte“ ist der Singular von („die Geschehnisse“) oder vielmehr die Aufzeichnungen darüber, die Akten, das Schriftgut. Da Akte vom Wortstamm her auch „das Geschehene, das Vollbrachte, die Handlung“ bedeutet, existieren vereinzelt in Anlehnung an das Angelsächsische noch Begriffe, die eher eine Tat oder ein Gesetz zum Gegenstand haben. Beispiele sind Navigationsakte, Habeas-Corpus-Akte, Mannheimer Akte oder Deutsche Bundesakte.
Die Lehre der Aktenkunde (Archivalienkunde) zählt in der Geschichte zu den Historischen Hilfswissenschaften. Sie beschäftigt sich unter anderem mit der durchaus uneinheitlichen Terminologie der Akte. Zur Klärung grenzt Heinrich Otto Meisner zum Beispiel das einzelne „Aktenschriftstück“ von der, im Bearbeitungsvorgang eines Falls aus mehreren Schriftstücken gebildeten, „Akteneinheit“ oder „Aktenkollektiv“ ab. In Anlehnung an die von der älteren Aktenführung oft weit fassenden Aktenbildungen ferner den „Aktenvorgang“ als Einheit einer bestimmten Angelegenheit mit den in mehrstufiger oder mehrmaliger Bearbeitung entstandenen Vor- bzw. Folgeakten.
Als Form von Schriftlichkeit in der Verwaltung des öffentlichen Dienstes existieren Akten seit dem späten Mittelalter, im 16. Jahrhundert haben sie sich überall in Europa durchgesetzt. Tendenziell zeigt sich dabei eine Entwicklung von ungegliederten Serien, in denen Schreiben nur nach Datum angeordnet wurden (z. B. frühe Stadtbücher) zu nach mehreren Betreffen untergliederten Serien, weiter zur Führung von Sachakten. Sie wurden archiviert und bildeten umfassende Ansammlungen (z. B. Acta Magni Ducatus Lithuaniae im Großfürstentum Litauen). Bevor sich im ersten Drittel des 20. Jahrhunderts die Heftung in Ordnern, Schnellheftern und auf Heftstreifen durchsetzte, wurden Akten mittels Aktenzwirn fest zusammengefügt. Diese Fadenheftung erfolgte in der Regel linksseitig, jedoch bestanden in einzelnen Ländern auch abweichende Gepflogenheiten, wie etwa bei der Badischen Aktenheftung. Mit der Erfindung des Aktenordners durch Friedrich Soennecken wandelte sich seit der zweiten Hälfte des 19. Jahrhunderts die Aktenführung tiefgreifend. Vorreiter dieser sogenannten „Büroreform“ war die Wirtschaft, an die sich erst im 20. Jahrhundert die amtliche Aktenführung anschloss.
Gegen Ende des 17. Jahrhunderts beginnt nicht nur für die Geschichtswissenschaft das Aktenzeitalter.Oliver Jens Schmitt, Herrschaft und Politik in Südosteuropa von 1300 bis 1800, Band 2, 2021, S. 663 Zum einen erreichte die Aktenführung einen Höhepunkt, zum anderen traten immer häufiger Schwierigkeiten bei der Bearbeitung der Verwaltungslast der modernen Massengesellschaft und der zunehmenden Staatsaufgaben auf. Aus diesem Spannungsverhältnis heraus wurden die Akte und die Aktenführung zu einem weit verbreiteten Motiv: jemanden in den Akten führen = schriftliche Unterlagen über eine Person besitzen; eine Sache zu den Akten / „ad acta“ legen = eine Sache als erledigt betrachten (eigentlich: eine Sache zu den übrigen Schriftstücken, die bereits vorhanden sind, hinzufügen). quod non est in actis, non est in mundo (lateinisch für: Was nicht in den Akten ist, ist nicht in der Welt. Stammt aus dem schriftlichen Prozess nach römischem Recht, bei dem nichts Beachtung finden konnte, was sich nicht in den Prozessakten befand). Für Akten und ihre besonderen Formen sind regional unterschiedliche Bezeichnungen in Gebrauch: Faszikel, Büschel, Dossier usw.
Aufbau mini|Aktenregal mit Aktenordnern Das bürotechnische Behältnis für die Sammlung von Schriftstücken sind der Aktenordner, der (Schnell-)Hefter und Mappen. Sie bestehen aus einem Aktendeckel (bei Stehordnern Rückenschild), der die wichtigsten Erschließungselemente (Aktenzeichen, Aktentitel, ggf. Laufzeit u. dgl.) beinhaltet und einem Aktenregister, Vorblatt oder Rotulus, der Hinweise über den Aktenbetreff, Akteninhalt, zuständige Dienststellen etc. enthält. Der Akteninhalt wird durch ein Aktenregister nach verschiedenen Gliederungskriterien sachlich und/oder chronologisch geordnet (siehe auch Registerblatt). Zur eindeutigen Identifikation wird jede Akte mit einem Aktenzeichen – in der Regel einem mehrstelligen Nummerncode – versehen. Der Begriff Aktenzeichen stammt aus der öffentlichen Verwaltung; er wurde weitgehend auch von der Wirtschaft übernommen.
mini|Zwischenablage für Akten in einer Toilette Die Akte wird dann regelmäßig einer Betreffseinheit des Aktenplans zugeordnet und mit dem zugehörigen Aktenzeichen versehen im Aktenverzeichnis eingetragen. Laufzeit, Datierung sowie ein fälliges Sperrjahr („gesperrt bis …“), Nutzungsbeschränkungen (Geheimhaltung u. Ä.), Provenienzen und Vorsignaturen (frühere Aktenzeichen) sind weitere wichtige Grundlageninformationen.
Inhalt Akten können unterschiedliche Textsorten auf Papier und auch auf anderen Datenträgern enthalten (Filme, Fotos).Ute Reichmann, Schwierige Fälle – konfliktträchtige Entscheidungen, 2018, S. 80 In Akten werden eigene (interne) Dokumente abgeheftet (etwa Aktenvermerke oder Aktennotizen, die nach Akten benannt sind, eigene Geschäftsbriefe) oder externe Unterlagen (etwa fremde Rechnungen, Korrespondenz). Das Aktenzeichen hat zwar seinen Namen von der Akte, ist aber allgemein eine Ordnungsnummer des Aktenplans, unter der ein Geschäftsvorgang in der Korrespondenz identifiziert wird. Es enthält die Organisationsnummer der Dienststelle oder Abteilung, den Nummerncode des jeweiligen Aufgabenbereichs der Dienststelle, zu dessen Erfüllung die Akte entstanden ist, die Nummer der Einzelakte, sowie häufig die Jahreszahl (Beispiel: 30-13/03/175.67).
Sortiert wird nach Zahlen (numerische Reihenfolge), Kalenderdaten (chronologische Reihenfolge) oder Buchstaben und Worten (alphabetische Reihenfolge).Wilhelm Gaus, Dokumentations- und Ordnungslehre, 2003, S. 90
Arten Akten lassen sich nach ihrer Funktion und ihrem Inhalt in verschiedene Arten aufteilen. Nach ihrer Funktion unterscheidet man insbesondere Hauptakten, Handakten, Nebenakten, Parallelakten, Sonderakten oder Spiegelakten. Hauptakten beinhalten einen vollständigen Vorgang. Das Führen einer Nebenakte zur Personalakte (häufig auch als Handakte bezeichnet) ist nach § 56 Abs. 2 Satz 3 Landesbeamtengesetz (LBG) zulässig, wenn die personenverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist, ihre Aufgabenerfüllung aber das Bereithalten bestimmter Personalaktendaten erforderlich macht. Die nicht zur Urkundensammlung eines Notars zu nehmenden Schriftstücke (z. B. Schriftwechsel mit den Beteiligten sowie mit den Gerichten und Behörden) werden, auch soweit sie Urkundsgeschäfte betreffen, in Blattsammlungen für jede einzelne Angelegenheit oder in Sammelakten aufbewahrt (Nebenakten; § 22 Dienstordnung für Notare Sachsen-Anhalt). Handakten sind durch Rechtsanwälte pflichtgemäß zu führen und nach Beendigung des Mandats sechs Jahre lang aufzubewahren ( Abs. 1 Satz 2 BRAO, Abs. 1 Satz 2 PAO). Nach dem Inhalt lassen sich etwa Sachakten, Geschäftsakten, Kundenakten, Personalakten, Protokollakten oder Prozessakten unterscheiden. Sachakten enthalten das gesamte Schriftgut zu einem konkreten Vorgang (z. B. Gebäudesanierung), Geschäftsakten sammeln alle Korrespondenz zu einem oder mehreren Geschäften, in Kundenakten werden sämtliche Unterlagen über einen bestimmten Kunden abgeheftet. Personalakten beinhalten Angaben zur Person und zum Arbeitsverhältnis über einen Arbeitnehmer. Sonder- und Nebenakten zur Personalakte können insbesondere Unterlagen des Werkschutzes sammeln. Protokollakten beinhalten die Protokolle in Form von Niederschriften über Sitzungen der Organe eines Betriebes oder einer Behörde. Gerichtsakten beinhalten alle zu einem Gerichtsprozess gesammelten Schriftstücke.
Akten in der Verwaltung Der Begriff Akte wird überwiegend in der öffentlichen Verwaltung verwendet, was in der Entscheidung „nach Aktenlage“ ebenso zum Ausdruck kommt wie bei der Ermittlungsakte im Strafprozess, die aus der polizeilichen Ermittlungsarbeit entsteht.Horst Clages, Der rote Faden: Grundsätze der Kriminalpraxis, 2004, S. 60 Akteneinsicht ist das Recht einer nicht mit der Aktenführung betrauten Person, den Inhalt einer bestimmten Akte lesen zu dürfen. Der Begriff entstammt dem Prozessrecht, hat aber auch erhebliche Bedeutung bei der Personalakte.
Organisation Akten organisieren und prozessieren Arbeitsabläufe und legitimieren sie intern und extern;Maja Heiner, Soziale Arbeit als Beruf, 2007, S. 53 ff.; ISBN 978-3-497-01897-0 sie sind das „Bewusstsein der Verwaltung“.Niklas Luhmann, Soziale Systeme, 1987, S. 594; ISBN 978-3-518-28266-3 Alle Speichermedien – und nicht nur Akten – sind notwendig selektiv.Ruth Brack, Aktenführung in der Sozialarbeit, 2002, S. 11; ISBN 3-258-06517-9 Aus Sicht der Organisation sind Akten eine Dokumentationseinheit.Wilhelm Gaus, Dokumentations- und Ordnungslehre, 2003, S. 11 f. Die Akte ist eines der zentralen Verwaltungsmittel. Sie soll eine geregelte, Amt und Person voneinander trennende Sachbearbeitung auf Grundlage von gesammelten und geordneten Schriftstücken ermöglichen.Franz Stimmer/Günter Rosenhagen/Hilde van den Boogaart, Lexikon der Sozialpädagogik und der Sozialarbeit, 2000, S. 13
Im Regelfall werden die Schriftstücke gelocht und danach in dem Aktenordner abgeheftet. Das vorgegebene Schema, nach dem sortiert wird, heißt Sortierfolge.Wilhelm Gaus, Dokumentations- und Ordnungslehre, 2003, S. 90 Bei der kaufmännischen Heftung liegt das aktuelle Schriftstück obenauf und die älteren Schriftstücke folgen chronologisch darunter. Bei der Amts- oder Behördenheftung liegt das älteste Schriftstück oben, die neusten Schriftstücke werden an das Ende der Akte geheftet.Ute Reichmann, Schwierige Fälle – konfliktträchtige Entscheidungen, 2018, S. 80
Aktenführung Die Aktenführung erfordert insbesondere eine Aktenordnung, die auch Dritten ein schnelles Auffinden gesuchter Schriftstücke ermöglicht. Für die BundesverwaltungRechnungshöfe des Bundes und der Länder (Hrsg.), Positionspapier der Rechnungshöfe des Bundes und der Länder, Dezember 2015, S. 4, was allgemeingültigen Charakter hat, ermöglicht nur eine geordnete Aktenführung einen rechtsstaatlichen Verwaltungsvollzug, eine Rechtskontrolle durch Gerichte sowie Aufsichtsbehörden und eine Überprüfung durch die Parlamente. Eine ordnungsgemäße Aktenführung umfasst die Pflicht der Behörde zur objektiven Dokumentation des wesentlichen sachbezogenen Geschehensablaufs. Die öffentliche Verwaltung ist verpflichtet, Akten zu führen (Gebot der Aktenmäßigkeit),