Für Enterprise-Content-Management-Systeme (ECMS) werden die unterschiedlichsten Enterprise-Content-Management-Komponenten und -Techniken kombiniert, die zum Teil auch als eigenständige Lösungen sinnvoll nutzbar sind ohne den Anspruch an ein unternehmensweites System.Kampffmeyer, 2003. Die ECMS-Komponenten und -Techniken lassen sich nach der Definition des Dachverbandes AIIM internationalAIIM Association for Information and Image Management International, Silversprings, USA, AIIM Webseite in fünf Hauptkomponenten einordnen:Gliederung, Zusammenstellung, Beschreibungen und Abbildungen folgen Kampffmeyer 2003. mini|Enterprise Content Management: ECM-Komponenten. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003
Erfassung (Capture) Verwaltung (Manage) Speicherung (Store) Bewahrung (Preserve) Ausgabe (Deliver) Die „Manage“-Komponente umfasst die fünf Unterkomponenten: Document Management (DM, DMS, Dokumentenmanagement) Collaboration (die Zusammenarbeit unterstützende Systeme, Groupware) Web Content Management (WCM, WCMS, einschließlich Portal) Records Management (RM, Schriftgut- und Ablageverwaltung) Workflow / Business-Process-Management (BPM, Vorgangsbearbeitung)
Komponenten von Enterprise Content Management (ECM) ECM-Systeme werden als einzelne Programm-Module, Komponenten, Subsysteme, Baukasten, geschlossene Komplettlösung oder integriert als „Suite“ angeboten.Zur Definition einer Suite siehe Kampffmeyer, 2006 Der Umfang von Enterprise Content Management und die Zusammenstellung der Komponenten kann variieren und wurde bereits mehrfach erweitert.Erweiterungen sind z. B. E-Mail-Management, Digital Asset Management, Portale, Migration und andere. Eine aktuelle und erweiterte Zusammenstellung von Komponenten findet sich bei Kampffmeyer, 2006 Im Sinne einer Serviceorientierten Architektur werden die Komponenten meistens als Dienste aufgefasst.
Capture (Erfassung) mini|ECM-Komponenten: Capture. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003
Die Kategorie Capture beinhaltet Funktionalität und Komponenten zur Erstellung, Erfassung, Aufbereitung und Verarbeitung von analogen und elektronischen Informationen. Es sind mehrere Stufen und Techniken unterschieden, von der einfachen Erfassung der Information bis zur komplexen Aufbereitung durch eine automatische Klassifikation. Die Capture-Komponenten werden auch häufig als „Input“-Komponenten zusammengefasst und als „Input Management“ bezeichnet.
Manuell erzeugte und gescannte Informationen Bei der manuellen Erfassung können alle Formen von Informationen vorkommen, von Papierdokumenten, elektronischen Office-Dokumenten, E-Mails, Vordrucken, Multimedia-Objekten, digitalisierter Sprache und Video bis zum Mikrofilm. Die Erfassung von papiergebundenen Dokumenten und Filmaufnahmen bezeichnet man als Scannen.
Maschinell erzeugte und automatisch erfasste Informationen Bei der teilautomatischen oder automatischen Erfassung können EDI- oder XML-Dokumente, kaufmännische und ERP-Anwendungen oder bestehende Fachanwendungssysteme die Quelle für die Erfassung sein. Die automatische Übernahme von Daten erfolgt in der Regel im sogenannten COLD-Verfahren.
Techniken zur Be- und Verarbeitung erfasster Informationen Zur Verarbeitung von gescannten Faksimiles (Bildverarbeitung) werden verschiedene Erkennungstechniken (Recognition, Mustererkennung) eingesetzt. Zu ihnen gehören: Barcode Aufgebrachte Barcodes beim Versenden von Vordrucken können beim Einlesen der Rückläufer automatisiert erkannt und zugeordnet werden. Handschrifterkennung (Handprint Character Recognition, HCR) Die Erkennung von Handschriften ist eine Weiterentwicklung von OCR, die jedoch bei Fließtexten immer noch nicht zufriedenstellende Ergebnisse liefert. Beim Auslesen von definierten Feldinhalten ist die Methode doch bereits sehr sicher. ICR (Intelligent Character Recognition) ICR ist eine Weiterentwicklung von OCR und HCR, die die Qualität der ausgelesenen Ergebnisse durch Vergleiche, logische Zusammenhänge, Abgleich mit Referenzlisten oder Prüftabellen verbessert. Optical Mark Recognition (OMR) OMR, z. B. für Strichcode, liest mit hoher Sicherheit spezielle Markierungen in vordefinierten Feldern aus und hat sich bei Fragenbogenaktionen und anderen Vordrucken bewährt. Texterkennung (Optical Character Recognition, OCR) Hierbei werden die Bildinformationen in maschinenlesbare Zeichen umgesetzt. OCR wird für Maschinenschrift eingesetzt.
Bildbearbeitung Bildbearbeitungstechniken von Document Imaging dienen nicht nur der Anzeige von gescannten Bildern (Faksimiles), sondern ermöglichen auch die Verbesserung der Lesbarkeit für die Erfassung. Funktionen wie „Despeckling“, das Entfernen von isolierten Bildpunkten oder das „Adjustment“, das Geraderücken von schief eingezogenen Vorlagen, verbessern die Ergebnisse der Erkennung. Document-Imaging-Funktionen werden im Erfassungsprozess nach dem Scannen oder Empfang von digitalen Faxübermittlungen bei der Qualitätskontrolle eingesetzt.
Formularverarbeitung Bei der Erfassung von Formularen werden heute noch zwei Gruppen von Techniken unterschieden, obwohl der Informationsinhalt und der Charakter der Dokumente gleich sein kann: Forms Processing (Vordruckverarbeitung) Das „Forms Processing“ bezeichnet die Erfassung von industriell oder individuell gedruckten Vordrucken mittels Scannen. Hierbei kommen anschließend häufig Erkennungstechniken zum Einsatz, da gut gestaltete Vordrucke eine weitgehend automatische Verarbeitung ermöglichen. E-Forms / Web-Forms (Verarbeitung elektronischer Formulare) Bei der Erfassung elektronischer Formulare ist eine automatische Verarbeitung möglich, wenn Layout, Struktur, Logik und Inhalte dem Erfassungssystem bekannt sind.
COLD/ERM COLD/ERM sind Verfahren zur automatisierten Verarbeitung von strukturierten Eingangsdateien. Der Begriff COLD steht für Computer Output on LaserDisk und hat sich gehalten, obwohl das Medium LaserDisk seit Jahren nicht mehr am Markt ist. Das Akronym ERM steht für Enterprise Report Management. In beiden Fällen geht es darum, angelieferte Ausgabedateien auf Basis vorhandener Strukturinformationen so aufzubereiten, dass sie unabhängig vom erzeugenden System indiziert und an eine Speicherkomponente wie eine dynamische Ablage (Store) oder ein Archiv (Preserve) übergeben werden können. Die „Aggregation“ stellt einen Kombinationsprozess von Dateneingaben verschiedener Erstellungs-, Erfassungs- und zuliefernden Anwendungen dar. Zweck ist die Zusammenführung und Vereinheitlichung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen, um sie strukturiert und einheitlich formatiert an die Speicher- und Bearbeitungssysteme zu übergeben.
Komponenten zur inhaltlichen Erschließung erfasster Informationen Für die Weiterleitung und inhaltliche Erschließung kommen in den Systemen weitere Indizierungs-, Routing- und Klassifikations-Komponenten hinzu, die die erfassten und digital vorliegenden Informationen aufbereiten und um beschreibende Merkmale ergänzen. Hierzu gehören: Categorization (automatische Klassifikation oder Kategorisierung) Auf Basis der in den elektronischen Informationsobjekten, seien es per OCR gewandelte Faksimiles, Office-Dateien oder Ausgabedateien, enthaltenen Informationen können Programme zur automatischen Klassifikation selbstständig Index-, Zuordnungs- und Weiterleitungsdaten extrahieren. Solche Systeme können auf Basis vordefinierter Kriterien oder selbstlernend Informationen auswerten. Indexing (manuelle Indizierung, Indexierung) Anders als im Deutschen beschränkt sich im Angloamerikanischen der Begriff Indexing auf die manuelle Vergabe von Indexattributen, die in der Datenbank von einer „Manage“-Komponente für Verwaltung und Zugriff auf die Informationen benutzt wird. Im Deutschen werden hier auch Begriffe wie „Indizieren“, „Attributieren“ oder „Verschlagworten“ benutzt. Input-Designs (Eigenschaften beschreibende Profile, Erfassungsmasken) Sowohl die automatische als auch die manuelle Attributierung kann durch hinterlegte Profile erleichtert und verbessert werden. Solche Profile können z. B. Dokumentenklassen beschreiben, die die Anzahl der möglichen Indexwerte beschränken oder bestimmte Kriterien automatisch vergeben. Input Designs schließt auch die Eingabemasken und deren Logik bei der manuellen Indizierung ein.
Ziel aller „Capture“-Komponenten ist, die erfassten Informationen zur Weiterbearbeitung oder Archivierung den „Manage“-Komponenten bereitzustellen.
mini|ECM-Komponenten: Manage-Komponenten. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003
Manage (Verwaltung, Bearbeitung, Nutzung) Die „Manage“-Komponenten dienen zur Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung der Informationen. Sie besitzen hierfür Berechtigungssysteme zur Zugriffsabsicherung und zum Schutz von Informationen sowie Datenbanken für die Verwaltung und das Wiederauffinden (Information Retrieval).
Ziel eines geschlossenen ECM-Systems ist dabei, diese beiden Komponenten nur einmal übergreifend für alle „Manage“-Lösungen wie Document-Management, Collaboration, Web-Content-Management, Records-Management und Workflow-/Business-Process-Management als Dienste bereitzustellen. Zur Verbindung der unterschiedlichen „Manage“-Komponenten sollte diese über standardisierte Schnittstellen und sichere Transaktionsprozesse bei der Kommunikation zwischen den Komponenten verfügen.
DM Document Management (Dokumentenmanagement) mini|ECM-Komponenten: Document Management. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003
Unter Document Management ist hier nicht die Branchenbezeichnung DMS zu verstehen, sondern die Dokumentenmanagementsysteme im „klassischen“ oder „engeren Sinn“.Der deutsche Begriff Dokumentenmanagement ist wesentlich weiter gefasst als die ursprüngliche amerikanische Definition, siehe Dokumentenmanagement. Die Aufgabe dieser Systeme ist es, den Lebenszyklus der Dokumente von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung zu kontrollieren. Zum Document Management gehören unter anderem folgende Funktionen: Checkin/Checkout zur Kontrolle der Konsistenz der gespeicherten Informationen Suchen und Navigieren zum Auffinden von Informationen und zugehörigen Informationskontexten Versionsmanagement zur Kontrolle unterschiedlicher Stände gleicher Information mit Versionen, Revisionen und Renditionen (gleiche Information in einem unterschiedlichen Format) Visualisierung zur Anzeige von Informationen in Strukturen wie virtuellen Akten, Verzeichnissen und Übersichten Die Funktionen des Document Management überschneiden sich jedoch zunehmend mit denen der anderen ECM-„Manage“-Komponenten, mit der immer weiter ausgreifenden Funktionalität von Office-AnwendungenMicrosoft mit Exchange, Sharepoint, Outlook und anderen Modulen sowie IBM mit Lotus Notes / Domino bieten ebenfalls integrierte Dokumentenmanagementfunktionalität. mit den Eigenschaften von „Library-Services“ zur speichertechnischen Verwaltung der Informationen (siehe unten) und durch die Integration weiterer Dokumenten-Technologien.
Collaboration (Zusammenarbeit, kollaborative Systeme, Groupware) mini|ECM-Komponenten: Collaboration. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003
Collaboration bedeutet eigentlich nur Zusammenarbeit. Der Anspruch dieser Lösungen, die sich aus der Groupware entwickelt haben, geht weiter und schließt auch Anwendungsgebiete des Wissensmanagements mit ein. Zur Collaboration gehören unter anderem folgende Funktionen: Gemeinsam nutzbare Informationsbasen Gemeinsames, gleichzeitiges und kontrolliertes Bearbeiten von Informationen Integration von Informationen aus anderen Anwendungen im Kontext der gemeinsamen Informationsbearbeitung Kommunikationsanwendungen wie Video-Conferencing Verwaltungskomponenten wie Whiteboards für Ideensammlungen, Terminpläne, Projektmanagement und andere Wissensbasen über Fertigkeiten, Ressourcen und Hintergrunddaten für die gemeinsame Bearbeitung von Informationen
Web-Content-Management (WCM) mini|ECM-Komponenten: Web Content Management. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003