Betriebskosten sind in der Immobilienwirtschaft nach der Legaldefinition des Abs. 1 BGB die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder grundstücksgleichen Recht oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.
Allgemeines Sie sind vom Eigentümer zu tragen und stellen eine Teilmenge der Bewirtschaftungskosten einer Immobilie dar. Das gilt grundsätzlich auch, wenn eine Immobilie vermietet worden ist. Allerdings wird meist im Mietvertrag vereinbart, dass der Mieter dem Vermieter die Betriebskosten zu erstatten hat. Abs. 2 Satz 1 BGB sieht die Möglichkeit vor, hierzu entweder Vorauszahlungen mit späterer Abrechnung zu vereinbaren oder eine angemessene Pauschale vorzusehen, mit der die Betriebskosten insgesamt abgegolten sind.
Begriff der Betriebskosten Nach der gesetzlichen Definition in Betriebskostenverordnung (BetrKV) sind Betriebskosten die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Damit ist zunächst festgelegt, dass Betriebskosten nur diejenigen Kosten sind, die (1) gerade durch das Eigentum (oder das Erbbaurecht) an einer Immobilie (2) laufend entstehen. Explizit ausgeschlossen sind Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten.
Der BetrKV listet die allgemeinen Betriebskostenarten enumerativ demonstrativ (also nicht abschließend, nicht unbedingt vollständig) auf, nämlich die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks (dazu gehört namentlich die Grundsteuer), die Kosten der Wasserversorgung, der Entwässerung, der Heizung, der zentralen Warmwasserversorgungsanlage, des Betriebs der Aufzüge, der Straßenreinigung und Müllbeseitigung, der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung, der Gartenpflege, der Beleuchtung in gemeinschaftlich genutzten Räumen, der Schornsteinreinigung, der Sach- und Haftpflichtversicherung, für den Betrieb der Gemeinschaftsantenne oder des TV-Kabelanschlusses / Glasfaserbereitstellungsentgelt des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege (Gemeinschaftswaschküche) sowie sonstige Betriebskosten.
Eine wichtige und in der Praxis häufig umstrittene Abgrenzung betrifft die Unterscheidung von umlegbaren (= umlagefähigen) Betriebskosten und nicht umlegbaren Instandhaltungs- oder Instandsetzungskosten. Letztere sind grundsätzlich in der Miete enthalten und können deshalb schon nicht auf den Mieter umgelegt werden, weil es begrifflich keine Betriebskosten sind. Kosten für Wartung und Inspektion sind aber umlegbar. Voraussetzung ist, dass es laufende Aufwendungen sind (z. B. Wartung der Aufzugsanlage). Eine Ausnahme bilden Kleinreparaturklauseln, mit denen die Kosten für Instandsetzungen und Entstörungen bis zu einem im Mietvertrag bestimmten Betrag direkt auf den Mieter abgewälzt werden.
In älteren Mietverträgen ist oft noch der Verweis auf § 27 in Verbindung mit Anlage 3 II. BV enthalten. In diesem Fall ist durch Auslegung zu ermitteln, ob hier weiterhin diese alten Bestimmungen Anwendung finden oder ob hier die Betriebskostenverordnung von 2003 heranzuziehen wäre. Die Frage ist von Bedeutung, weil sich der Katalog der umlagefähigen Betriebskostenarten bei der Betriebskostenverordnung gegenüber der II. Berechnungsverordnung um vier Punkte erweitert hat.
Kosten der Gemeinschaftsantenne oder des TV-Kabelanschlusses Mit der Änderung des Telekommunikationsgesetzes zum 1. Dezember 2021 kam auch die der Neuregelungen zur Umlagefähigkeit von Betriebskosten für die gebäudeinterne Netzinfrastruktur zum Tragen. Bislang war es Vermietern durch die Betriebskostenverordnung (§ 2 Nr. 15) ermöglicht, die Kosten für die Bereitstellung und den Betrieb der gebäudeinternen Breitband-Netzinfrastruktur sowie für die TV-Versorgung über die Nebenkosten auf die Mieter umzulegen. Diese Praxis, bekannt als das Nebenkostenprivileg, wird durch das TKG grundlegend überarbeitet und die Umlagefähigkeit der Kosten für die Gemeinschaftsantenne oder des TV-Kabelanschlusses entfallen nach einer Übergangsfrist bis zum 30. Juni 2024 gänzlich. Hintergrund dieser Änderung sind unter anderem europäische Vorgaben, die eine übermäßige Bindung von Verbrauchern an bestimmte Dienstleistungen verhindern wollen.
Gleichzeitig wird mit der Betriebskostenverordnung (§ 2 Nr. 15c) die Umlagefähigkeit von Glasfaserbereitstellungsentgelten eingeführt. Dieses Entgelt ist jedoch zeitlich befristet und beträgt maximal 5,00 Euro brutto pro Monat bzw. 60,00 Euro im Jahr ( Abs. 2 TKG). Ein wesentlicher Unterschied zum bisherigen Nebenkostenprivileg ist, dass die Kosten für TV-Dienste nicht mehr umlagefähig sind. Mieter müssen ab dem Inkrafttreten des Gesetzes individuelle Verträge für TV-Dienste abschließen, wobei sie eine Auswahl zwischen verschiedenen Anbietern und Technologien haben.
Betriebskostenvereinbarung Die Umlage von Betriebskosten auf den Mieter setzt eine wirksame vertragliche Vereinbarung zwischen Vermieter und Mieter voraus ( Abs. 1 S. 1 BGB). Die Vereinbarung muss hinreichend bestimmt sein; das heißt, es genügt nicht, wenn die Parteien sich darauf einigen, der Mieter trage „die (üblichen) Nebenkosten der Wohnung“. Die zu tragenden Kostenarten müssen im Einzelnen aufgeführt sein. Die Rechtsprechung lässt dabei den Verweis auf die Anlage zu § 27 II. BV bzw. auf den Katalog in BetrkV genügen, auch wenn er dem Vertrag nicht beigefügt ist. Das Erfordernis der ausdrücklichen Vereinbarung der Kostenarten gilt insbesondere für den Posten der „sonstigen Betriebskosten“ ( Ziff. 17 BetrKV), die nicht als Auffangtatbestand für alle denkbaren Kostenarten zu verstehen sind, die in den Ziff. 1 bis 16 nicht enthalten sind. Vielmehr müssen insoweit umzulegende Kosten ausdrücklich im Vertrag aufgeführt sein, weil sonst das Bestimmtheitsgebot unterlaufen würde. Auch diese Kosten müssen regelmäßig anfallen.
Die Vereinbarung eines Umlageschlüssels ist nicht erforderlich. Fehlt er im Vertrag, so hat bei Wohnungen die Umlage der Kosten entsprechend Abs. 1 S. 1 BGB nach der Wohnfläche zu erfolgen, also nach dem Anteil der Wohnfläche der Wohnungen der gesamten Wohnfläche der Liegenschaft. Haben die Parteien einen anderen Umlageschlüssel vereinbart, so gilt grundsätzlich dieser. Etwas anderes gilt aber, wenn Geräte zur Verbrauchsmessung (z. B. Wasseruhren) vorhanden sind. In diesem Fall muss verbrauchsabhängig abgerechnet werden, unabhängig von der vertraglichen Vereinbarung.
Eine nachträgliche Änderung des Umlageschlüssels ist – außer im Sonderfall des Abs. 2 BGB – nur mit Zustimmung des Mieters möglich; das früher angenommene einseitige Bestimmungsrecht des Vermieters ( BGB) besteht für Verträge, die nach dem 1. September 2001 geschlossen wurden, nicht mehr. Bei Mietverträgen, die früher geschlossen worden waren, konnte der Vermieter, wenn vertraglich nichts vereinbart wurde, den Verteilerschlüssel in der ersten Abrechnung nach billigem Ermessen festlegen. Eine Änderung des Umlageschlüssels kann nur für einen neuen Abrechnungszeitraum erfolgen und nicht für den laufenden. Der Mieter kann die Änderung dementsprechend nur mit Wirkung für die Zukunft verlangen.
Die Vereinbarung kann entweder Vorauszahlungen in Form von Abschlagzahlungen vorsehen, die der Mieter zusätzlich zur sogenannten Kaltmiete (das ist die Miete für die Wohnung ohne Ansehung der Nebenkosten) während der Abrechnungsperiode zu leisten hat und über die später vom Vermieter abzurechnen ist; oder es ist eine Betriebskostenpauschale zu zahlen – dann entfällt die Abrechnung. Sowohl Pauschalen als auch Vorauszahlungen dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden. Beide sind anzupassen, wenn sich die Kosten ändern ( BGB). Bei Pauschalen ist dies nur möglich, wenn die Anpassung im Mietvertrag vereinbart ist ( Abs. 1 BGB), Vorauszahlungen dürfen nur nach einer Abrechnung angepasst werden ( Abs. 4 BGB). Angemessen bedeutet nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes, dass sich die Vorauszahlungen grundsätzlich exakt nach den Betriebskosten der letzten Abrechnung richten. Sind im letzten Jahr insgesamt Betriebskosten von 1.200 € angefallen, kann die Vorauszahlung bis zu einem Betrag von 100 € pro Monat angepasst werden. Davon kann nur im Einzelfall abgewichen werden, wenn im Folgejahr schon bestimmte Umstände die Kosten voraussichtlich beeinflussen werden.BGH, Urteil vom 28. September 2011, Az. VIII ZR 294/10, abrufbar bei openjur.de.
Liegt keine Betriebskostenvereinbarung vor, so sind die Betriebskosten in der Miete enthalten (sog. Bruttomiete).
Betriebskostenabrechnung Über Betriebskosten ist jährlich abzurechnen, wenn Vorauszahlungen vereinbart worden sind. Die Einzelheiten hierzu sind seit der Mietrechtsreform 2001 in Abs. 3 BGB geregelt.
Die Betriebskostenabrechnung muss nach der RechtsprechungBGH WuM 1982, 207 = ZMR 1982, 108 = NJW 1982, 573. mindestens folgende Angaben enthalten: eine Zusammenstellung der Gesamtkosten für die ganze Liegenschaft, über die abgerechnet werden soll; die Angabe und Erläuterung der zugrundegelegten Verteilerschlüssel; die Berechnung des Anteils, der auf die vermietete Wohnung jeweils entfällt und den der Mieter tragen soll (für jede Betriebskostenart); den Abzug der Vorauszahlungen des Mieters.
Eine Abrechnung, die diese Anforderungen nicht erfüllt, ist bereits formell unwirksam und wird deshalb nicht fällig. Dies kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass spätere Forderungen nicht mehr möglich sind. Mit Entscheidung vom 28. April 2008BGH, Urteil vom 28. April 2008 – VIII ZR 262/05. hat der BGH entschieden, dass Abweichungen in Flächenangaben nicht zwingend zu einer formell fehlerhaften Betriebskostenabrechnung führen.
Die Abrechnung muss prüffähigSchmidt-Futterer/Lehmann-Richter, 16. Aufl. 2024, BGB § 556 Rn. 337. sein, das heißt, sie muss aus sich heraus verständlich und nachrechenbar sein, indem sie die geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthält ( BGB). Die Kosten müssen so bestimmt bezeichnet sein, dass sie bei einer Prüfung der Belege (s. u.) leicht zuzuordnen sind. Bei einem Gebäude mit mehreren Wohneinheiten sind bei der Abrechnung einer Wohneinheit für eine formelle Wirksamkeit folgende Angaben notwendig:BGH, Urteil vom 29.01.2020 - VIII ZR 244/18, abrufbar bei openjur.de.
Eine Zusammenstellung der Gesamtkosten des Gebäudes Die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel. Dabei ist eine Erläuterung des angewandten Verteilungsmaßstabs (Umlageschlüssel) nur dann geboten, wenn dies zum Verständnis der Abrechnung erforderlich ist. Die Berechnung des Anteils des Mieters Der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen
Die Abrechnung muss sich auf einen bestimmten Abrechnungszeitraum, welcher höchstens ein Jahr umfasst, beziehen. Hierbei ist der Vermieter nicht an das Kalenderjahr gebunden. Sie muss bei Wohnungen spätestens ein Jahr nach dem Ende der Abrechnungsperiode vorliegen. Sonst kann der Vermieter keine Nachzahlungen mehr geltend machen ( Abs. 3 S. 2, 3 BGB). Die Frist wird durch Vorlage einer formell wirksamen Abrechnung gewahrt, das heißt die Abrechnung kann inhaltliche (materielle) Fehler enthalten; diese kann der Vermieter auch nach Ablauf der Jahresfrist noch berichtigen.BGH 17. November 2004 – VIII ZR 115/04, WuM 2005, 61 = NZM 2005, 13 = ZMR 2005, 121 = NJW 2005, 219; Lützenkirchen WuM 2006, 63, 72. Der Mieter kann hingegen auch nach Ablauf der Jahresfrist noch überzahlte Betriebskostenvorauszahlungen zurückfordern. Er muss jedoch Einwendungen gegen eine Abrechnung, die der Vermieter vorgelegt hat, grundsätzlich innerhalb einer Jahresfrist ab Erhalt, das heißt Zugang, der Abrechnung erheben ( Abs. 3 S. 5 BGB).