Ein Aktenzeichen (Abk. Az.) dient der signaturmäßigen Kennzeichnung von Akten, unabhängig von dem Medium, in dem sie vorliegen. Begrifflich ist im Einzelnen zwischen der öffentlichen Verwaltung (einschließlich der Justizverwaltung) einerseits und der Justiz andererseits zu unterscheiden.

Verwaltung Das Aktenzeichen der öffentlichen Verwaltung wird anhand des Aktenplans und des danach geführten Aktenverzeichnisses systematisch vergeben und zusammen mit dem Aktentitel auf dem Schriftgutbehälter vermerkt und im Aktenverzeichnis geführt. Das Aktenzeichen wird oft mit dem Geschäftszeichen zur Kennzeichnung eines Dokuments verwechselt, ist allerdings nur ein das Thema mitumfassender Teil des Geschäftszeichens, das seinerseits aus Organisationseinheit, Aktenzeichen und ggf. einem Vorgangs-/Dokumentenkennzeichen besteht.Bundesministerium des Innern: § 11 und Anlage 3 Fn. 1 der Registraturrichtlinie (RegR) für Bundesministerien (PDF, abgerufen am 18. Juni 2015)

Das Aktenzeichen ist die eindeutige Kennzeichnung einer Akte. Es kann sich aus einer Kombination von Ziffern und/oder Buchstaben zusammensetzen und darf nicht zweimal vergeben werden. Zum Thema anfallendes Schriftgut muss eindeutig über das Aktenzeichen zugeordnet werden können.

Wesentliche Bestandteile eines Aktenzeichens in Deutschland sind das Aktenplan-Kennzeichen und eine Ordnungsnummer; beide sind durch einen Schrägstrich (Solidus) voneinander getrennt.

Beispiele: Aktenplankennzeichen Ordnungsnummer daraus gebildetes Aktenzeichen 7654 8 7654/8 211321 37 211321/37 211431 0 211431/0

Das Aktenplankennzeichen kann durch ein Ableitungskennzeichen ergänzt werden, zum Beispiel um Unterteilungen nach Bundesländern vorzunehmen.

Beispiel: 2200-BY/14

Zur Entlastung der Hauptakte gebildete „Sondersachakten“ werden mit römischen Ziffern bezeichnet, die der Ordnungsnummer nachgestellt werden.

Beispiel: 2200-BY/14 III

In der Praxis sind auch starke Abweichungen dieser Technik möglich. Grundsätzlich werden Akten nur zur untersten Ebene des Aktenplans („Betreffseinheit“) und nur nach Bedarf gebildet.

Bandnummern werden mit „Bd.“ oder „-“ (Divis) angehängt.

Manche Aktenzeichen sind weniger offensichtlich interpretierbar; z. B. „20/1 – 1/21 – 1044“ lässt sich nur interpretieren durch einen Blick in den dazugehörigen Aktenplan.hier nach der Registraturordnung der Evang.-Luth. Kirche in Bayern, 3. Auflage (Untergruppe „20/1“ steht nach dem Registraturplan für „Theologisches Studium und Prüfungswesen“)

In der Kommunalverwaltung sind die Aktenzeichen gemäß Musteraktenplan der KGSt gebräuchlich.

Im Bereich der Justizverwaltung gilt seit 1952 die Generalaktenverfügung.Anweisung für die Verwaltung des Schriftguts in Justizverwaltungsangelegenheiten (Generalaktenverfügung – GenAktVfg) Thematisch-numerisches Aktenzeichen (§ 6 GenAktVfg; Beispiel: 1456 für die Generalaktenverfügung selbst, 1454 für die gerichtliche Aktenordnung), Abteilungszeichen und Unterscheidungszeichen bilden die Geschäftsnummer (§ 7 GenAktVfg).

Von Aktenzeichen zu unterscheiden sind Aktenkennzeichnungen, wie z. B. die Vertraulichkeitsstufe bei Verschlusssachen (Vertraulichkeitsstufen „VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“, „VS-VERTRAULICH“, „GEHEIM“ und „STRENG GEHEIM“).

Justiz Das gerichtliche Aktenzeichen dient der Kennzeichnung eines Dokuments und geht auf die Aktenordnung (AktO) vom 28. November 1934 und ihre VorgängerUrsprünglich fünf preußische Geschäftsordnungen von 1899: für die Gerichtsschreibereien der Amtsgerichte (26. November), der Landgerichte (27. November) und der Oberlandesgerichte (29. November) sowie für die Sekretariate der Staatsanwaltschaften bei den Landgerichten (28. November) und den Oberlandesgerichten (30. November). Dann: Geschäftsordnung für die Geschäftsstellen der ordentlichen Gerichte, der Arbeitsgerichte und der Staatsanwaltschaften (Amtsanwaltschaften) vom 21. Oktober 1931. zurück. Diese wird heute auf Landesebene durch die einzelnen Aktenordnungen der Bundesländer,bundesweit abgestimmt: Anweisungen für die Verwaltung des Schriftguts bei den Geschäftsstellen der [ordentlichen] Gerichte und Staatsanwaltschaften (Aktenordnung – AktO), AktO-ArbG, AktO-VwG, , AktO-FG auf Bundesebene etwa durch die AktOBGHvom 22. Dezember 1955 bzw. 26. Oktober 1984, Stand 2012 (fragdenstaat.de) fortgeführt. Aus dem von den Gerichten kalenderjährlich aufzustellenden Geschäftsverteilungsplan ergibt sich dann der für einen Rechtsstreit zuständige Richter. Dieser ist der gesetzliche Richter nach Art. 101 Abs. 1 Satz 2 des Grundgesetzes.

Das gerichtliche Aktenzeichen besteht regelmäßig aus Abteilung, Registerzeichen, Nummer und Jahreszahl (§ 4 Abs. 2 AktO). Es ist grundsätzlich zugleich die Geschäftsnummer (auch Geschäftszeichen genannt); nur in Grundbuchsachen wird es zur Bildung der Geschäftsnummer um eine Ordnungsnummer ergänzt (§ 4 Abs. 1 AktO).

Die Aktenordnung mit der Regelung der Registerzeichen unterstützt die Arbeitsteilung unter den Richtern und für den Rechtsuchenden den verfassungsrechtlich gewährleisteten Anspruch auf den gesetzlichen Richter nach Art. 101 Abs. 1 Satz 2 des Grundgesetzes.

Beispiele Im amtsgerichtlichen Verfahren ergibt sich zum Beispiel aus dem Aktenzeichen 12 C 580/06, dass nach dem Geschäftsverteilungsplan des Amtsgerichtes, den jedermann einsehen darf, ein bestimmter Richter der Abteilung 12 für allgemeine Zivilsachen (= C) in der Reihenfolge der laufenden Nummer 580 des Kalenderjahres 2006 zuständig ist und dass die Klage im Jahr 2006 bei Gericht (zuletzt erneut) eingetragen worden ist.

Wenn Klageeingänge zum Jahresende erst im nachfolgenden Kalenderjahr eingetragen werden oder Klagen nach Neuzuordnung von einer anderen, womöglich neu gebildeten, Kammer zu entscheiden sind, dann entspricht das Kalenderjahr des Aktenzeichens nicht dem des Klage-Eingangs. Beispiel: Die Akte 14 C 1/04 aus einem seit 30. Dezember 2003 bei der 14. Kammer rechtshängigen Rechtsstreit wird 2007 unter dem Registerzeichen 12 (14) C 27/07 für die 12. Kammer eingetragen. Dadurch entsteht für die Öffentlichkeit und die Statistik leicht der Eindruck, dass die Klage erst 2004 bzw. 2007 eingereicht worden sei und Rückstände aufgearbeitet wurden, andererseits ein zusätzlicher Arbeitsschub für das Kalenderjahr 2007 bevorsteht.

Registerzeichen Das Registerzeichen ist der Teil des Aktenzeichens, der auf ein bestimmtes Aktenregister verweist. Bei den für Rechtsmittel zuständigen Gerichten etwa werden spezielle Berufungs- oder Revisionsregister geführt, in denen ausschließlich Berufungen respektive Revisionen verzeichnet werden. Legt nun eine der Parteien beispielsweise Berufung ein, so wird bei der Geschäftsstelle des Gerichts für dieses Verfahren ein eindeutiges Aktenzeichen vergeben, aus dem aufgrund des Registerzeichens wiederum hervorgeht, dass die Akte im Berufungsregister zu suchen ist.

Das Registerzeichen hat im Bereich der Justiz eine ähnliche thematische Funktion wie das Aktenzeichen im Bereich der Verwaltung. Ein formaler Unterschied liegt darin, dass das Registerzeichen aus Buchstaben (bzw. im Fall der freiwilligen Gerichtsbarkeit aus römischen Ziffern) besteht, während dem Verwaltungs-Aktenzeichen meist eine arabisch-numerische Kennzeichnung nach dem Dezimalsystem zugrunde liegt.

Beispiele LG Musterstadt 34 O 13/04 als typisches Aktenzeichen eines ordentlichen Gerichts in Zivilverfahren. Landgericht Musterstadt – 34. Kammer – Register für Allgemeine Zivilsachen 1. Instanz – 13. Vorgang des Jahres 2004. Zum besseren Verständnis wird beim Diktat oder Telefonat der Schrägstrich zwischen fortlaufender Nummer (13) und Jahr (04) ausdrücklich erwähnt, zum Beispiel: „Dreizehn Strich Null Vier“ oder „Dreizehn aus Null Vier“. Hierbei ist „O“ das sog. Registerzeichen. LG Musterstadt 22 Ks 34 Js 1213/04 als typisches Aktenzeichen eines ordentlichen Gerichts in Strafverfahren. In Strafsachen wird das Aktenzeichen der Staatsanwaltschaft übernommen und durch die Angabe des Gerichts / der Kammer und der Art des Verfahrens ergänzt: 22 Ks = 22. Große Strafkammer als Schwurgericht 34 Js = 34. Abteilung der anklagenden Staatsanwaltschaft 1213/04 = 1213. Vorgang der Staatsanwaltschaft des Jahres 2004 (In Strafsachen ergibt sich aus dem Aktenzeichen also nicht das Jahr, in dem das Verfahren bei Gericht anhängig wurde, sondern nur das Jahr, in dem die Sache bei der Staatsanwaltschaft eingegangen ist) VIII ZR 350/03 vom 22. September 2004 – Entscheidung des VIII. Zivilsenates (siehe Gerichtsorganisation des Bundesgerichtshofes) ZR = Revisionen in Zivilsachen Aktenzeichen: 350/03, wobei sich (03) auf das Einbringungsjahr bezieht und (350) eine fortlaufende Nummer ist. Das Datum bezieht sich, sofern angegeben, auf den Zeitpunkt der Verkündung. 1 StR 287/05 vom 7. Dezember 2005 – Entscheidung des 1. Strafsenats (siehe Gerichtsorganisation des Bundesgerichtshofes) StR = Revisionen in Strafsachen Aktenzeichen: 287/05, wobei sich (05) auf das Einbringungsjahr und (287) eine fortlaufende Nummer ist. Das Datum bezieht sich, sofern angegeben, auf den Zeitpunkt der Verkündung.

Instanzgerichte Vorbemerkung: Die Registerzeichen der Verwaltungsgerichte auf Landesebene (VG, OVG/VGH) sind bisher nicht vereinheitlicht und in der folgenden Tabelle nur exemplarisch für Nordrhein-Westfalen wiedergegeben. Im Anschluss findet sich eine grobe Übersicht für alle Bundesländer.