alternativtext=All-in-One Kassensystem, das den Gesetzen GoBD, KassenSichV und den Abgabenordnungen entspricht (POSSUM16). Mit integriertem Drucker, Kundendisplay und Kartenterminal.|mini|All-in-One Kassensystem, das den Gesetzen GoBD, KassenSichV und den Abgabenordnungen entspricht (POSSUM16). Mit integriertem Drucker, Kundendisplay und Kartenterminal. Unter einem Kassensystem versteht man eine EDV-Lösung zur Einbindung von Peripheriegeräten oder Software mit einer Personal-Computer- oder elektronischen Registrierkasse.
Allgemeines Eine PC-Kasse verwendet ein marktgängiges Betriebssystem und kann die Daten auf einem internen Datenträger oder per Datenübermittlung extern archivieren. Bei elektronischen Registrierkassen wird oftmals ein proprietäres Betriebssystem eingesetzt, und die Daten werden zumeist in der Kasse auf Datenträger gespeichert.
Der Trend, Geschäftsdaten in die Cloud auszulagern, zeigt sich mittlerweile auch bei Kassensystemen. Allerdings gibt es hierbei auch Rückschritte, da unzureichende Internetverbindungen bei Unternehmen oder auch Server Ausfälle unvermeidlich zu nicht akzeptablen Verhältnissen im Verkaufsprozess führt. Da die KassenSichV und GoBD strenge Anforderungen an die Aufzeichnung und Archivierung von Geschäftsvorfällen stellen (siehe Abschnitt zu den steuerrechtlichen Anforderungen), dienen Speichersysteme wie etwa NAS als Sicherheitsbackup der lokal gespeicherten Daten.
Seit dem 1. Januar 2020 ist in jedes Kassensystem in Deutschland eine TSE einzusetzen. Eine Registrierkassenpflicht existiert in Deutschland noch nicht. Allerdings wurde diese im Koalitionsvertrag der 21. Wahlperiode des Bundestages für den 1. Januar 2027 vereinbart.
Weitere Bestandteile der Kassenhardware können sein: Thermobondrucker für den Ausdruck von Bons und Rechnungen, Barcodescanner, Kassenschublade, programmierte Kassentastatur, Kundenanzeige, ein EFT-Zahlungsterminal und wahlweise Etikettendrucker. Statt programmierte Tastaturen kommen heute oftmals Touchscreenmonitore zum Einsatz. Die Kassensoftware ist ein Programm, welches den Kassiervorgang abbildet und den Geschäftsvorfall dokumentiert.
Arten von Kassensystemen Es gibt zwei Arten von Kassensystemen, und zwar für die Gastronomie und für den Handel.
Gastronomie In der Gastronomie werden Kassensysteme nicht nur als Registrierkassen herangezogen, sondern dienen zusätzlich der sogenannten Bonsteuerung. Sie steuern also den gesamten Bestellprozess von der Bestellaufnahme bis zur Zubereitung in der Küche, der Übergabe an den Kunden und natürlich der Abrechnung.
alternativtext=Gastronomie-Kassensystem mit geöffnetem Tisch und Gangfolge (AmadeusKasse)|mini|Gastronomie-Kassensystem mit geöffnetem Tisch und Gangfolge (AmadeusKasse)
Die Funktionstiefe des Kassensystems für die Gastronomie unterscheidet sich nach Typ: Vollgastronomie (Restaurants mit Tischen), Checkout-Gastronomie (Fast Food und Straßenverkauf) und Systemgastronomie (Franchisesysteme): Die Checkout-Gastronomie beansprucht dabei durch ihre kurzen Bestellprozesse den geringsten Funktionsumfang sowohl in der Kasse selbst als auch in der seit 1. Januar 2020 durch die Kassensicherungsverordnung vorgeschriebenen Manipulationssicherung mittel Technischer Sicherheitseinrichtung.
Die Vollgastronomie bedarf durch die Platzierung der Gäste am Tisch, den häufig komplexeren Speisen und dem damit verbundenen langen Bestellprozes weit mehr Funktionen in der Kasse. Dazu gehören unter anderem ... die Tischsteuerung: Tisch buchen Tisch wechseln Tisch splitten Tisch zahlen
... die Menüsteuerung: Artikel in Menüs verwalten Tenderartikel Gangfolgen Stapelverarbeitung
... Belegsteuerung: Rechnung Bewirtungsbeleg Guest-Check Sammelrechnung für Stammkunden
... Küchensteuerung (auf Bon oder Monitor): Automatische Übertragung in die Küche Listung bestellter Speisen nach Tischen Summe derselben Speisen oder Getränke Automatische Aufteilung der Aufgaben pro Koch Information an den Service zur Ausgabe
Flexible Kassensysteme erlauben inzwischen den schnellen Wechsel zur Checkoutkasse in Stoßzeiten mit hohem Kundendurchlauf beispielsweise zur Mittagszeit. Im Ausland bereits weit verbreitet und auch in Deutschland immer häufiger anzutreffen sind mobile Endgeräte mit direktem Zugriff auf das Kassensystem. Dadurch spart sich der Service lange Laufwege und etwaige Enttäuschungen der Gäste bei nicht vorrätigen Speisen. Die nächste Generation der mobilen Kasse erlaubt im Rahmen des so genannten Selfordering dem Gast selbst auf dem eigenen Endgerät Bestellungen auf den eigenen Tisch zu tätigen. Das funktioniert beispielsweise durch das Scannen eines QR-Codes auf dem Tisch, der die digitale Speisekarte mit Bestellfunktion im Browser öffnet.
Die Systemgastronomie hat als zusätzliche Herausforderung die Steuerung mehrerer Filialen oder Franchisenehmer zu bewältigen. Dafür ist ein erweiterter Funktionsumfang notwendig:
Ladenebene: Ladenakte & Profil Personalverwaltung Wareneinsätze Umsätze & Dashboards
Managementebene: Einheitliche Artikelführung Konfigurierebare Warnmeldungen Vergleichende Dashboards
Kommunikationsebene: zentrale Dateiablage Aufgabenverteilung Umfragen & News
Gute Systeme bieten hier noch Erweiterungen: Gutscheinverwaltung, Bestandsverwaltung, Wareneinsatzplanung. CRM / Loyalty, Statistiken, diverse Zahlungswege sowie bargeldloses Bezahlen. Einige Lösungen bieten auch Zeiterfassungstools, Personalverwaltung, halb- und vollautomatische Reservierungsplattformen in sehr umfangreicher Ausstattung an.
Seit dem 1. Januar 2020 ist dank der KassenSichV bei Verwendung einer elektronischen Registrierkasse oder eines Kassen-PCs auch ein digitales Kassenbuch verpflichtend, welches zu jedem Zeitpunkt per Kassensturz mit dem aktuellen Kassenstand übereinstimmen und bei Steuerprüfungen vorgezeigt werden muss. Eine Excelliste genügt inzwischen nicht mehr unter anderem weil sie kein gültiges Änderungsprotokoll aufweist.
Handel Im Handel werden Kassensysteme auch genutzt, um die Gewohnheiten und Vorlieben einzelner Kunden zu erfassen. Etwa 58 % aller Verkäufe im Handel werden auf eine Kundenkarte, Bonuskarte o. ä. verkauft. Die meisten im Handel verwendeten Kassensysteme stehen in Verbindung mit einer Materialwirtschaft oder Finanzbuchhaltung. Diese ermöglichen einen Datenaustausch der Lagerartikel, Kundenstatistiken und Umsatz per Warengruppen. Verkäufe finden ausschließlich über einen Strichcode oder PLU-Code statt. Ausnahmen hier für sind Verkäufe die nach Gewicht abgerechnet werden (Gemüse, Obst usw.) Zum Unterschied zu einem Kassensystem in der Gastronomie werden hier keine Bons erzeugt, sondern die Ware wird direkt verkauft oder als Lieferschein gebucht. Selbstverständlich haben gute Kassensysteme Verkäufe auf verschiedenen Zahlungswegen (Bar, Gutschein, Kreditkarten), Gutscheinverwaltung, Kundenkontoverwaltung und Abrechnung und Kontrolle der Kassiererin oder des Kassiers, Schnittstellen zu externen Geräten wie Waagen oder Bankomat-Terminals.
Technische Ausstattung mini|Kassenlade mini|alternativtext=Eine Gastronomiekasse mit geöffnetem Tisch und vier bereits bestellten Getränken| Mobile Gastronomie Kasse (AmadeusKasse) mit geöffnetem Tisch und vier bonnierten Getränken. Ebenfalls zu sehen und relevant laut KassenSichV: die Angabe, wann der Tisch geöffnet wurde PC-gestützte Kassensysteme bestehen aus zwei Komponenten: Kassenhardware und Kassensoftware. Die meisten Kassenhändler vertreiben Hardware und Peripherie (ein Teil der Kassenhardware – externe Geräte) die sie bei einem Distributor einkaufen – ebenso wird die Software zugekauft. Gute Kassensysteme haben die Software auf die Hardware abgestimmt.
Viele Anbieter bieten ihr System als eine Einheit aus Software und Hardware, andere schränken die Verwendung auf ein Betriebssystem ein, weitere lassen dem Benutzer die freie Wahl der Hardware. Die Bindung der Software an eine gewisse Hardware ist in der Regel bedingt durch die Wahl der Implementierung der Software (z. B. sind Apps auf einem mobilen Endgerät stets OS-spezifisch implementiert, Webdienste lassen auf der Endgeräteseite viele Freiheiten, erfordern auf der Serverseite jedoch je nach Umsetzung gewisse Anforderungen an Hard- und Software).
Oft wird die lokale EDV-Infrastruktur durch die Speicherung der Daten auf Webservern der Anbieter (Cloud) ergänzt. Das dient der Datensicherheit und dem Fernzugriff, erfordert aber eine stabile Internetverbindung und die Bereitschaft des Gastwirts, die sensiblen Geschäftsdaten dem Anbieter zu überlassen.
Hardware Kassensysteme benötigen eine Kassenhardware. Je nach Einsatzbereich ist die Kassenhardware unterschiedlich. Kassensysteme sind einsetzbar auf PC (Windows, Linux, Android) mit Touchmonitor, Tablet, Handy, Laptop, All-In-One Geräten (PC inkl. Touchmonitor). Peripherie Geräte für die Kassenhardware Handel sind: Kassenschublade, Kundenanzeige, Bondrucker, Etikettendrucker, EC Gerät, Touchmonitor, Scanner, Mitarbeiterschlüssel, Kundenmonitor. Gastronomie: Bondrucker Theke, Bondrucker Küche, Küchenmonitor, Funkhandy Kellner, Touchmonitor, Guestcheckdrucker, Kellnerschloss, Kassenschublade.
Hier kommen heute in der Regel Touchscreens zum Einsatz. Diese sind als Split (Touch und Rechner sind getrennt) oder All-in-One (Touch und Rechner sind eine Einheit) zu erhalten. Serielle Schnittstellen spielen heute noch eine große Rolle, da sehr viel mit Kommunikation zwischen den einzelnen Geräten gearbeitet wird (z. B. Kassenlade soll sich nach Betätigen der Bar-Taste öffnen – die Kassenlade meldet zurück, dass sie aufgegangen ist. Nach dem Kassiervorgang meldet die Kassenlade wieder, dass sie geschlossen ist und somit kann ein neuer Kassiervorgang eingeleitet werden.)
Mobile Kassen Eine mobile Kasse ist ein tragbares Gerät mit allen Funktionen einer stationären Kasse, allerdings ohne Kassenbestand. Diese Funktionen sind neben der einfachen Artikelbestellung beispielsweise Rechnungsaufteilung, Splitting, Bildschirmsperre. Die Bedienung erfolgt vorwiegend nur mittels der Finger oder einem Stift, da mobile Kassen fast ausschließlich mit Touchscreentechnologie arbeiten. Auf dem mobilen Gerät wird auch boniert, und die Bestellbons werden direkt an der Bonstation Küche, Theke, Büffet ausgedruckt. Die Anbindung erfolgt über ein drahtloses lokales Netzwerk. Vorwiegend sind mobile Kassen an ein Kassensystem im Hintergrund gekoppelt. Die Daten werden direkt in der zentralen Kasse gespeichert. Dies hat den Vorteil, dass es zu keinem Datenverlust kommen kann. An die mobilen Kassen kann ein mobiler Drucker angeschlossen werden, so dass Rechnungen auch direkt am Tisch ausgedruckt werden können.
Software Besserer Taschenrechner Ein Kassensystem ist heute weit komplexer als noch vor 20 Jahren, einer Zeit in der die Hauptfunktion als besserer Taschenrechner bezeichnet werden konnte. Diese Systeme erfassten im Grunde nichts anderes als die Preise von verkauften Artikeln, eventuell noch die Warengruppe und gaben am Ende eine Gesamtsumme an. Deshalb musste als steuerlich belastbarer Beleg auch zusätzlich eine „Quitting“ angefordert werden, welche meist handschriftlich den Artikel genauer bezeichnete und mit Stempel und Unterschrift vom Handel treibenden Betrieb bezeugt wurde.
Kassencomputer Der nächste Evolutionsschritt waren Kassencomputer, auf denen häufig noch das Betriebssystem, z. B. Windows 95, deutlich erkennbar war. Neu war mit diesem Schritt vor allem die Möglichkeit zur Kommunikation mit einem Server bzw. ERP System. Tagsüber im täglichen Gebrauch arbeiteten diese Kassen vollständig autonom und sendeten oder empfingen Daten dann per „Nachtpatch“. Ein Fernzugriff per Teamviewer oder vergleichbarer Software durch den Herausgeber des Kassensystems war nun auch erstmals möglich und auch nötig, um aufkommende Fehler zu beseitigen, die es bei simplen Registrierkassen nie gab. Der Zweck der Software war bis dahin im wahrsten Sinne des Wortes auf ein System für Kassen begrenzt.