Ein Personalinformationssystem (kurz PIS) ist ein personenbezogenes Informationssystem, das der Erfassung, Speicherung, Verarbeitung, Pflege, Analyse, Benutzung, Verbreitung, Disposition, Übertragung und Anzeige von Informationen dient, die die Personalverwaltung betreffen. Da Personalinformationssysteme heute computergestützte Informationssysteme sind, kann die Bezeichnung PIS synonym für computergestützte PIS (CPIS) verwendet werden. Der Begriff des Human Resource Information System (HRIS) wird gleichbedeutend verwendet.
Das PIS besteht aus Hardware (Rechner oder Rechnerverbund), Datenbanken, Software, Daten und all jenen Anwendungsprogrammen, die für die Verwaltung des Personals benötigt werden.
Bestandteile Zu den Elementen der Personalinformationssysteme gehören unter anderem:
Personalabrechnung, Zeitermittlung Stammdatenverwaltung Administration Personalberichterstattung Personalplanung Arbeitszeitermittlung aber auch Technische Infrastruktur
Architektur Schnittstellensicht Grundsätzlich sollten alle Komponenten auf gemeinsamer Datenbasis miteinander verknüpft sein. Personaldaten sollten mit gebräuchlichen PC-Programmen (Text- und Tabellenverarbeitung) bearbeitet werden können. Zur Gewährleistung der Datensicherheit sollte ebenfalls eine Verbindung zu den, im Betrieb üblichen, Backupsystemen bestehen.
In Hinsicht auf die Veränderungen im Bereich „Recruiting“ und „Mitarbeiterselbstverwaltung“ sollte auch eine Verbindung zum Internet und Intranet implementiert sein (s. Abschnitt: Entwicklungstrends).
Technik- und Datensicht Die Bereitstellung der Informationen geschieht heutzutage weitgehend über ein PC-Netzwerk, oft mit Windows als Betriebssystem an den Arbeitsplätzen und mit einem Hauptrechner (Server) im Hintergrund. Hierbei spielen bei der Auswahl mehrere Faktoren eine Rolle:
Verfügbarkeit von Fachpersonal Kenntnisse des Fachpersonals Wirtschaftlichkeit: Anschaffungs- und Betriebskosten, Lauf- und Antwortzeiten Anzahl der Nutzer und Nutzungshäufigkeit Datensicherheit bei Übertragung, Speicherung und Änderung Integration in bestehende Systeme Flexibilität für zukünftige Merkmale Benutzerfreundlichkeit (einfache Nutzung z. B. durch grafische Oberfläche)
In der Arbeitsplatzdatenbank werden die Informationen über die Arbeitsplätze, die Tätigkeitsbereiche und die Positionen gespeichert.
Eine Möglichkeit der Gliederung einer solchen Datenbank ergibt sich aus dem Angebot der gespeicherten Merkmale:
Identifikationsmerkmale Stellenanforderung, Einsatzbereitschaft und Kenntnisse der Mitarbeiter, Erfahrung und Bildung (Kenntnis- und Einsatzmerkmale) Geistige und psychische Merkmale, Arbeits- und Gesellschaftsverhalten, Belastbarkeit, Kreativität etc. Physische Merkmale hinsichtlich körperlicher Beanspruchung, Körperhaltung und Umgebungseinflüsse
Optimal ist die Verwaltung von Personal- und Arbeitsplatzdatenbank organisiert, wenn beide ähnlich strukturiert sind. So lassen sich durch eine simple Gegenüberstellung die Schnittmengen herausfinden.
Prozesssicht Personalinformationssysteme dienen nicht nur der Verwaltung des Personales und der Arbeitsplätze, sondern sollten das Personalmanagement gerade bei den dispositiven Prozessen in den verschiedensten Bereichen unterstützen. Im Wesentlichen konzentrieren sich hierbei die Funktionen auf die Personalbedarfsermittlung, Personalbeschaffung, Personalentwicklung, Personalerhaltung und Personalfreistellung.
Personalbedarfsplanung Die Personalbedarfsplanung bestimmt die personellen Kapazitäten, die zum reibungslosen Fortsetzen der betrieblichen Aufgabe notwendig ist. PIS kann hierbei die Aufgabe der Datenbeschaffung und des Abgleichens von Soll- und Ist-Zustand (Über- und Unterdeckungen bzgl. Ort, Zeit, Qualität und Quantität) übernehmen. Darüber hinaus kann PIS auch einen Profilabgleich mit der zu besetzenden Stellen mit dem vorhandenen Personal durchführen und so den Entscheidungsträgern Vorschläge liefern.
Personalbeschaffung Das Ziel der Personalbeschaffung ist die Beseitigung einer personellen Unterdeckung. Diese Unterdeckung kann wiederum qualitative, quantitative, zeitliche oder örtliche Gründe haben.
Ein Personalinformationssystem kann durch entsprechende Statistiken und Berichte den Personalbestand klassifizieren und so den Rückschluss auf Qualifikationsmuster potentieller neuer Mitarbeiter zulassen. Auch hier kooperieren wieder die Personal- und Arbeitsplatzdatenbank (Schnittstelle). Auf dieser Basis können dann Stellenausschreibungen entwickelt werden, die, bei einer Verknüpfung mit dem Internet, entsprechenden Stellenbörsen oder Jobvermittlern und Headhuntern zur Verfügung gestellt werden können (siehe Entwicklungstrends).
Sendet ein Bewerber seine Unterlagen ein, so kann mit Hilfe des PIS zunächst eine Eingangsbestätigung versendet werden, das Qualifikationsprofil mit den Stellenanforderungen abgeglichen werden und als Folge dann mit dem PIS eine Einladung oder Absage geschickt werden kann. Hier wird die Verknüpfung zu Textverarbeitungssystemen mit standardisierten Bausteinen deutlich. Ebenfalls kann der Weg der Bewerbung durch das Unternehmen mit Hilfe des PIS verfolgt werden und es kann jederzeit Auskunft über den Stand der Bearbeitung gegeben werden.
Personalentwicklung Die Personalentwicklung hat zur Aufgabe, die Mitarbeiter für die Bewältigung gegenwärtiger und zukünftiger Aufgaben zu qualifizieren.
Eine Katalogisierung erreichter Qualifikationen mit Hilfe des PIS ist hilfreich um bei personellen Veränderungen eine entsprechende Nachfolge ermitteln zu können. Profile von Angestellten, wie auch die von Bewerbern können so mit der zu ersetzenden Person verglichen werden. Bei Bausteinqualifikationen kann mit Hilfe des PIS dokumentiert werden auf welchen Level die Qualifikation eines einzelnen Mitarbeiters, aber auch das ganzer Arbeitsgruppen ist und welches die Nachfolgenden Qualifikationen sein werden.
Andersherum kann auch für den einzelnen Angestellten bei Interesse mit Hilfe der vorliegenden Daten eine Karriereplanung entwickelt werden, wobei durch die bestehenden Qualifikationen geeignete Positionen innerhalb des Unternehmens gefunden werden können. Ein Weiterbildungsbedarf kann ergänzend ebenfalls mit Hilfe des PIS ermittelt werden.
Ein weiterer Entwicklungstrend besteht dahingehend, dass mit der Einbindung von CAL-Systemen (Computer-Aided-Learning) und Seminarverwaltungssystemen die Mitarbeiter eigenständig ihre Entwicklung vorantreiben können und somit ihren PIS-Datensatz selbstständig erweitern.
Personalentwicklung mit Hilfe einer HR Scorecard Eine Balanced Scorecard, hier HR Scorecard genannt, ermöglicht es, die Entwicklung von Mitarbeitern auf diverse Bereiche gesehen aggregiert zu betrachten.
Personaleinsatz Der Personaleinsatz lässt sich mit Hilfe von PIS in der Hinsicht steuern, das unter Berücksichtigung qualitativer, quantitativer, zeitlicher und örtlicher Komponenten die optimalen Mitarbeiter den anstehenden Betriebsaufgaben zugewiesen werden können. Dieses erfordert bei einer höher frequentierten Personaleinsatzplanung auch ein Arbeitsmodell, welches die Mitarbeiter mit ihren Arbeitsbedingungen flexibel hält.
Hier kann als Beispiel die Personaleinsatzplanung eines Callcenters genannt werden: Mit Hilfe von langzeitlichen Anrufstatistiken kann der Bedarf an Telefonisten berechnet werden. Unter Berücksichtigung von persönlichen Arbeitszeiten und Zeitpräferenzen kann so ein Personaleinsatztool einen Dienstplan entwickeln. In Verbindung mit einem Gehaltsabrechnungsprogramm kann anschließend eine automatisierte Vergütung erfolgen.
Personalerhaltung und -freistellung Ein grundlegendes Instrument, Mitarbeiter auch zukünftig an ein Unternehmen zu binden, ist eine gerechte Entgeltung der Arbeit. Die Personalerhaltung umfasst aber alle Maßnahmen, die notwendig sind, um vorhandene Mitarbeiter weiterhin an das Unternehmen zu binden und ihre Leistungsfähigkeit zu erhalten. Im administrativen Bereich bieten sich Möglichkeiten zur Unterstützung, z. B. bei der systematischen Arbeitsbewertung und somit der individuellen Entgeltfindung.
Der Personalfreistellung kommt zum Einsatz bei einer personellen Überdeckung in qualitativer, quantitativer, zeitlicher und/oder örtlicher Hinsicht. Die Planung lässt sich über die meisten PIS realisieren: Personalverwendungsalternativen können bestimmt, Voraussetzungen, Kosten und soziale Folgen der Alternativen ermittelt und schließlich entschieden werden.
Funktionssicht Das betriebliche PIS kann je nach Aufgabengebiet und Entwicklungsstand sehr unterschiedlich gestaltet sein. PIS werden mit einzelnen Modulen als offene, aufgaben- und zielorientierte Systeme entwickelt, die speziell auf die Unternehmensbedürfnisse zugeschnitten sind und auch nachträglich aktualisiert werden können.
Die personalspezifischen Aufgaben- und Fragestellung, die von einem PIS erfüllt werden müssen, teilen sich in die Hauptfelder administrativer und dispositiver Aufgaben.
Administrative Aufgaben beinhalten immer wiederkehrende Vorgänge, wie zum Beispiel:
Monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung Personalstammdatenverwaltung Erzeugung von Personalstatistiken Speicherung personenbezogener Daten
Durch den Einsatz von PIS kommt es hier zu einer erheblichen Rationalisierung und Zeitreduzierung, sodass Informationen wesentliche schneller, aktueller und umfassender zur Verfügung gestellt werden können. Personalsachbearbeiter können sich durch Zeitersparnisse auf andere personalwirtschaftliche Aufgaben konzentrieren, wie zum Beispiel für die Betreuung von Mitarbeitern.
Dispositive Systeme unterstützen bei Entscheidung im Rahmen des Human Resource Managements. Sie unterstützen bei der Aufbereitung von Datenmaterial und liefern eine bessere Informationsgrundlage und Entscheidungshilfe für zukünftige Problembereiche der Personalplanung und -steuerung. Hierunter fallen zum Beispiel:
Bewerberauswahl Aus- und Weiterbildung Personalentwicklung Vergleich von Anforderungs- und Fähigkeitsprofilen
Eine wichtige Eigenschaft, die Personalinformationssystemen unbedingt beinhalten müssen, ist die flexible Umsetzung der Software auf heutige und zukünftige fachliche Anforderungen. Man spricht hier von Funktionsmächtigkeit.
Folgende Funktionen kennzeichnen ein PIS:
Personalabrechnung Berechnung der Löhne und Gehälter Führung der Lohn- und Gehaltskosten Lohnsteuerabrechnung Sozialversicherung Pfändung und Darlehen Telefonabrechnung
Stammdatenverwaltung Personaldatenerfassung bei Neueinstellung Arbeitsvertragsdaten Ausbildungsdaten Tätigkeiten Bisherige Beschäftigung Beurteilungsdaten Änderungsdienste für Personalien Bewerberverwaltung Adressdaten Geburtsdatum
Administration Verwaltungsarbeit bei Einstellung, Entlassung, Versetzungen, Beförderungen Terminüberwachung Bescheinigungen
Personalberichterstattung Tabellenauswertung Erstellung interner Personalstatistiken (z. B. Altersstruktur, Fluktuationsstatistik etc.) Statistiken für externe Adressaten Kennzahlenermittlung Grafische Aufbereitung von Kennzahlen und Statistiken Meldungen an interne und externe Adressaten
Zeitermittlung Anwesenheitskontrolle Fehlzeitenverwaltung und -auswertung Urlaubsabrechnung Schichtpläne Krankenstände
Personalplanung Personalbedarfsplanung (Stellenplan) Personaleinsatzplanung Personalentwicklungsplanung Personalsbeschaffungs-/ -freisetzungsplanung Personalkostenplanung, Gehaltshochrechnung
Benutzersicht Zu unterscheiden ist hier zwischen aktiven Benutzern und potenziellen Adressaten. Der Kreis der Benutzer spaltet sich in Teilnehmer mit aktiv-mittelbarem Kontakt (Inanspruchnahme von Informationen, ohne das PIS direkt zu bedienen) und mit aktiv-unmittelbarem Kontakt (Inanspruchnahme und Bedienung).