Der Begriff Einkauf ist nach herrschender Meinung in der Betriebswirtschaftslehre eine unmittelbar auf die Versorgung eines Unternehmens mit Gütern und Dienstleistungen bezogene Tätigkeit (Operatives Geschäft). Neben dem Vertrieb und der Produktion ist der Einkauf die dritte betriebliche Grundfunktion, die in jedem Unternehmen vorhanden ist.
Der Einkauf von Waren und Dienstleistungen, von diesem Unternehmen nicht selbst hergestellt werden, dient der Durchführung des Produktionsprozesses oder der Handelsfunktion. Aufgaben im Einkauf sind Angebote einholen, Preise verhandeln, Bestellungen auslösen oder Rechnungen prüfen. Mit zunehmender Bedeutung der Unternehmensfunktion Einkauf werden vermehrt auch planende Aufgaben, Bedarfsplanung, Lagerbestände, Beförderung von Waren, mögliche Lieferaussfälle und Nachhaltigkeit unter diesem Begriff zusammengefasst. Damit verschwimmt die Abgrenzung zur Beschaffung. Wesentliche Fähigkeiten und Fertigkeiten der Mitarbeiter im Einkauf sind Warenkunde, Marktkenntnis, Verhandlungsgeschick, gegebenenfalls Fremdsprachenkenntnisse, vor allem für den Einkauf bei Lieferanten im Ausland. Die Mitarbeiter im Einkauf müssen die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens in der Produktion genau verstehen.
Dem Einkauf gegenüber steht der Vertrieb. Der Einkauf hat keinen Einfluss auf die zu beschaffende Menge, sondern versucht, die vorgegebene Stückzahlen oder Dienstleistungen bestmöglich (günstig, qualitativ, zuverlässig usw.) bei den Lieferanten anzufordern. Der Vertrieb bearbeitet den Markt und meldet zurück, welche Mengen dort abgesetzt können. Der Einkauf verantwortet daher im Gegensatz zum Vertrieb keine Marktanteile.
Begriffliche Abgrenzung Bedingt durch die erst recht spät eingesetzte Auseinandersetzung der betriebswirtschaftlichen Forschung mit der Funktion des Einkaufs herrscht weder in der Theorie noch in der Praxis endgültige Einigkeit über die genaue Abgrenzung der Begriffe Materialwirtschaft (analog im Handel auch: Warenwirtschaft), Supply Chain Management, Beschaffung, Beschaffungslogistik und Einkauf. Die herrschende Meinung in der betriebswirtschaftlichen Literatur sieht Einkauf als Teilgebiet der betrieblichen Funktion der Beschaffung. Der Einkauf stellt die operative und strategische Tätigkeit des Einkaufens an sich dar.Christopher Jahns, Supply Management, 2005, S. 26 Dagegen beginnt die Beschaffung bereits früher durch Verbrauchsplanung, Planung von Lieferzeiten oder der Bereitstellung von Lagerkapazitäten und Logistik.Carsten Körfer, Beschaffungscontrolling, 2011, S. 10 Diese Begriffshierarchie spiegelt sich jedoch in der Regel nicht in der betrieblichen Aufbauorganisation wider. Einen Vorschlag zur Abgrenzung haben Krokowski und Lorenzen formuliert. Danach habe Beschaffung in einem weiten Sinn die Aufgabe, jeglichen Zufluss, z. B. an Personal, Kapital, gegenständliche und nichtgegenständliche Leistungen, für ein Unternehmen bereitzustellen. Da die Personal- und Kapitalbeschaffung Themengebiete der Personal- und Finanzwirtschaft sind, bleiben für Beschaffung im engeren Sinn die Beschaffung sonstiger gegenständlicher und nichtgegenständlicher Leistungen. Diese sind Gegenstand des Einkaufs und der Beschaffungslogistik. Aufgabe der Beschaffungslogistik sei es, die unterschiedliche Belegenheiten einer Ware und die Verfügbarkeiten durch Transportieren, Lagern, Umschlagen zu zwischen Lieferanten und internen Bedarfsträgern (z. B. die Produktion) zu steuern. Einkauf wird von den beiden Autoren definiert als "der Teil der Beschaffung, der aktiv und an den langfristigen Unternehmenszielen orientiert die Beziehungen zwischen insbesondere unternehmensinternen Bedarfsträgern und externen Bezugsquellen (Lieferanten) gestaltet, um durch (vertragliche) Vereinbarungen die Bereitstellung bzw. Verfügungsgewalt über Beschaffungsobjekte zu gewährleisten." Damit bezieht sich die Aufgabe des Einkaufs auf "die Gestaltung der Nachfrage (der Bedarfsträger/des „Absatz“marktes), des Angebotes (der Lieferanten im Beschaffungsmarkt), der „verbindenden“ Prozesse (Material-, Informations-, Zahlungsmittelfluss), der (vertraglichen) Vereinbarungen und des Einkaufs selbst."
Besondere Bedeutung hat dabei für den Einkauf die Gestaltung der Nachfrage bzw. des Bedarfs im Unternehmen, da sie der zentrale Hebel zum Erreichen der unternehmerischen Ziele ist.
Teilfunktionen Die Unternehmensfunktion Einkauf umfasst – je nach Ausprägung in den einzelnen Unternehmen – unter anderem folgende Teilfunktionen:
Einkaufs-Management Personalführung Gestaltung der Aufbauorganisation des Einkaufs Gestaltung ggf. Digitalisierung der Einkaufsprozesse Einkaufs-Controlling Vertretung des Einkaufs innerhalb des Unternehmens Projekt-Einkauf Einbindung in Projekt für Produktneuentwicklungen Bearbeitung der Einkaufsaufgaben in z. B. Investitionsprojekten (z. B. Bau einer neuen Fertigungsanlage) Strategischer Einkauf Optimierung des Beschaffungsprogramms Durchführung von Wertanalysen Standardisierung und Modularisierung von Beschaffungsobjekten Planung und Steuerung der Materialkostenentwicklung Beschaffungsmarktforschung Analyse des Einkaufsverhaltens der Wettbewerber Gestaltung der Einkaufsstrategie (Lieferantenanzahl, Vergabestrategien, Make-or-Buy, Dual Sourcing etc.) Koordination verschiedener Unternehmensteile zur Bündelung von Einkaufsmacht Standardisierung (Vereinheitlichung von Bauteilen) zur Volumenbündelung Einflussnahme auf Technologieentscheidungen unter Kostengesichtspunkten Lieferantenentwicklung Lieferantenbewertung Verhandlung von Preisen und Zahlungsbedingungen mit Lieferanten
Operativer Einkauf Verwaltung von Preisen und Konditionen Ausschreibungen von Neuvergaben Prüfung und Vergleich von Angeboten Gestaltung und Abschluss von Verträgen mit Lieferanten Bestellabwicklung Reklamationsbearbeitung.
Instrumente des Einkaufs Für die Erfüllung der Aufgaben stehen dem Einkauf verschiedene Instrumente zur Verfügung. Einige Beispiele:
Verschiedene Vergabemethoden (z. B. Auktion, umgekehrte (reverse) Auktion, expressive Bidding, Konzeptwettbewerb) Linear Performance Pricing (LPP) Regressionsanalyse über Kostentreiber und Preise Kostenanalysen Auswertung von Einkaufskennzahlen Betrachtungen der Total Cost of Ownership Spezifikationsanalysen und -anpassungen Risikomanagement Strategische Partnerschaften mit Lieferanten Einkaufsgemeinschaften Wertketten-Management Demand Management Benchmarking Kostenplanung Wertanalyse ABC-Analyse XYZ-Analyse
Welche Hebel zum Einsatz kommen, hängt von der individuellen Lieferanten-Kunden-Beziehung ab. Auch der moderne Einkauf folgt hier dem klassischen Ansatz von Angebot und Nachfrage. Entsprechend der Angebotsmacht des Lieferanten und der Nachfragemacht des Kunden erlaubt das Kräfteverhältnis unterschiedliche Einkaufshebel. Z. B. kann man bei geringer Angebotsmacht und hoher Nachfragemacht mit Zielpreisen arbeiten, während in der umgekehrten Situation das Ziel darin bestehen wird, die Natur der Nachfrage zu ändern, etwa durch Spezifikationsänderungen oder auch gezielte Innovationen.
Einkaufsstrategien mini|Kraljic Matrix Ausgehend von der 1983 durch Peter Kraljic begründeten Kraljic Matrix lässt sich jede Einkaufs- oder Beschaffungssituation in 4 Quadranten entlang der Dimensionen Supply Chain Risiko bzw. Komplexität und des Einflusses auf die Profitabilität des Unternehmens beschreiben:
Strategische Materialien Materialien, die für das Unternehmen sowohl hinsichtlich der wirtschaftlichen Auswirkungen als auch für die Lieferbedingungen aus komplexen und/oder risikoreichen Märkten wichtig sind.
Bottleneck Materialien Komponenten mit geringen wirtschaftlichen Auswirkungen auf das Geschäft, bei denen jedoch die Lieferkontinuität gefährdet ist.
Nicht-kritische Materialien Materialien, die einen geringen Einfluss auf das Unternehmen haben und die im Überfluss und / oder in risikoarmen Märkten zu finden sind (z. B. Büromaterial).
Hebel Materialien Materialien, die für das Unternehmen wichtig sind, aber aus risikoarmen Märkten mit reichlichem Angebot bezogen werden. Wie der Name schon sagt, ist die optimale Verwaltung dieser Einkaufskategorien von wesentlicher Bedeutung, um ein zufriedenstellendes Geschäftsergebnis zu gewährleisten.
Eine erfolgreiche Einkaufsstrategie erfüllt die Unternehmensziele mittel bis langfristig, durch konkrete Maßnahmen. Aus der Einkaufsstrategie werden die vier Leitstrategien abgeleitet.
Ableitung der 4 Leitstrategien des Einkaufs Diese Einordnung von Kraljic ist die Grundlage für die Ableitung von 4 sogenannten Leitstrategien im Einkauf. Die Leitstrategie erfüllt dabei die Funktion eine Ausrichtung und Orientierung bei der Erarbeitung der individuellen Einkaufsstrategie einer Warengruppe zu geben. Außerdem ist zu beachten, dass die Positionierung eines Materials oder einer Warengruppe innerhalb der Kraljic Matrix kein permanenter Status ist, sondern durch interne und externe Einflüsse verändert und so auch von Unternehmen aktiv gestaltet werden kann. (Siehe auch: Einteilung der Warengruppen in die Leitstrategien des Einkaufs)mini|4 Leitstrategien des Einkaufs Partnerschaft und SRM Für strategische Materialien in diesem Bereich ist der Horizont mittelfristig und innerhalb der Leitstrategie sollte mit einer kontinuierlichen Beobachtung der wirtschaftlichen Situation des Marktes, der technischen Entwicklung, der Bewertung von „make-or-buy“, der Schaffung von Alternativen und der Entwicklung von stabilen Beziehungen und einer maximalen Zusammenarbeit mit den Lieferanten das Risiko für das Unternehmen minimiert und der Profitbeitrag gesichert werden.
Beschaffung sichern & Nachfrage verändern Die Leitstrategie sollte für das Management dieser Materialien darauf abzielen, mittelfristige Beziehungen der Zusammenarbeit zwischen Kunde und Lieferant zu schaffen, um die Versorgung zu gewährleisten, wobei der Schwerpunkt weniger auf den Kosten liegen sollte. Alternativ können durch eine Veränderung der eigenen Nachfrage Alternativen geschaffen und ein Beschaffungsrisiko so reduziert werden.
Demand Management & Prozess Effizienz Bei nicht-kritischen Materialien sollte das Ziel der Leitstrategie darin bestehen, die Effizienz des Beschaffungsprozesses zu maximieren, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, z. B. durch Delegieren des Einkaufs an lokale Manager oder die Verwendung von Katalogen und e-Procurement-Software.
Wettbewerb nutzen Bei dieser Art von Materialien neigt das Unternehmen dazu, das Beste aus seiner Verhandlungsmacht und der Fülle des Angebots mit häufigen Verhandlungen zu machen.
Festlegung der Lieferantenzahl Je nach strategischer Situation, Höhe der Fixkosten und Stückzahl kann die Vergabe an mehr als einen Lieferanten sinnvoll sein. Der Vorteil einer Mehrlieferanten-Strategie besteht darin, dass der Einkäufer sich bei Differenzen mit dem Lieferanten, z. B. bezüglich zukünftiger Preisgestaltung, die Option offen hält, kurzfristig Volumen zu anderen Lieferanten zu verlagern. Der Nachteil gegenüber einer Einlieferanten-Strategie ist das mehrfache Anfallen von Fixkostenblöcken (z. B. Entwicklungs- oder Werkzeugkosten).
Verknüpfung verschiedener Verhandlungsgegenstände In vielen Fällen lassen sich verschiedene Verhandlungsgegenstände, z. B. Vergabe von Neuproduktprojekten und Preisentwicklung des Altgeschäftes, in einer Verhandlung verknüpfen. Dazu werden sämtliche möglichen Forderungen an den Lieferanten vor einer Verhandlung recherchiert und zusammengestellt. Hier ist vor allem in großen und global organisierten Konzernen eine enge Zusammenarbeit der verschiedenen Teile der Einkaufsorganisation nötig.
Lead Buying Mit zunehmender Unternehmensgröße nehmen die strategischen Optionen des Einkaufs zu. So können durch zentral gesteuerte Zusammenarbeit verschiedener Unternehmensteile (Lead Buying) bessere Verhandlungspositionen gegenüber oft ebenfalls global agierenden Lieferanten aufgebaut werden.
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