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Die Personalbeschaffung () ist Teil der Personalwirtschaft und befasst sich mit der Deckung eines zuvor definierten Personalbedarfs.Joachim Hentze, Andreas Kammel: Personalwirtschaftslehre 1. 7. Auflage. UTB Haupt, Bern / Stuttgart / Wien 2001, ISBN 978-3-8252-0649-9, S. 241. Ihre grundsätzliche Aufgabe besteht darin, das Unternehmen bedarfsgerecht und kostengünstig mit potenziell qualitativen Arbeitskräften zu versorgen.Walter A. Oechsler: Personal und Arbeit. Grundlagen des Human-Resource-Management und der Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehungen. (= Oldenbourgs Lehr- und Handbücher der Wirtschafts- und Sozialwissenschaften.) 8. Auflage. Oldenbourg, München / Wien 2006, ISBN 3-486-57962-2, S. 218.
Methoden Bevor Personal beschafft wird, wird der Personalbedarf in der gewünschten Anzahl, zur gewünschten Zeit am gewünschten Ort und – besonders wichtig – mit den erforderlichen Qualifikationen ermittelt. Der Personalbedarf einer Unternehmung lässt sich somit anhand der folgenden vier Dimensionen spezifizieren: Quantitative Dimension: Wie viele Mitarbeiter werden benötigt? Qualitative Dimension: Welche Qualifikationen müssen die potentiellen Mitarbeiter erfüllen? Zeitliche Dimension: Zu welchem Zeitpunkt werden die Mitarbeiter benötigt? Räumliche Dimension: Wo werden die Mitarbeiter benötigt?Thomas Hutzschenreuter: Allgemeine Betriebswirtschaftslehre. 3. Auflage. Gabler, Wiesbaden 2009, ISBN 978-3-8349-1593-1, S. 267ff.
Kurzformel: M.A.Z.O. richtiger Mitarbeiter, richtige Anzahl, richtige Zeit, richtiger Ort
Zur Berechnung des quantitativen Personalbedarfs dient der Abgleich zwischen vorhandenen Kapazitäten mit dem konkreten Bedarf unter Zuhilfenahme der Kennzahlmethode bzw. der Stellenplanmethode. Die Stellenbeschreibung dient schließlich der qualitativen Beschreibung des Bedarfs. Als Beschaffungsalternativen gelten die unternehmensinterne und die unternehmensexterne Personalbeschaffung.Hans Jürgen Drumm: Personalwirtschaft. 6. Auflage. Berlin/Heidelberg 2008, S. 279 ff.
Interne Personalbeschaffung Als interne Personalbeschaffung wird die Beschaffung von Personal innerhalb des Unternehmens bezeichnet. Methoden der internen Personalbeschaffung sind: Personalentwicklung (Mitarbeiter werden gezielt für die entsprechenden Aufgaben geschult und vorbereitet, ggf. in einem Coaching) Versetzung oder Inplacement (Mitarbeiter werden bei entsprechender Qualifikation an eine andere Stelle versetzt) Innerbetriebliche Stellenausschreibung (die Mitarbeiter werden aufgefordert, sich um die zu besetzenden Stellen zu bewerben) Mitarbeiterempfehlungen (Mitarbeiter empfehlen passende Kontakte aus ihrem eigenen Netzwerk)
Sie gliedert sich in drei Teilbereiche:
a) Bedarfsdeckung ohne Personalbewegung hat regelmäßig eine erhöhte Arbeitsbelastung zur Folge: Anordnung von Überstunden Strukturanpassungen (Aufbauorganisation) und Prozessregelungen (Ablauforganisation) Durchführung größerer Rationalisierungsmaßnahmen Personalentwicklung für einen Stelleninhaber
b) Bedarfsdeckung mit Personalbewegung hat regelmäßig eine Stellenneubesetzung zur Folge: Jobenrichment und Jobenlargement durch interne Ausschreibungen Personalentwicklung mit Beförderung Stellenclearing (Stellenreorganisation)
c) Aktive Personalbeschaffung innerhalb des Unternehmens (ggf. innerhalb des Konzerns): Sie greift bedarfsbezogen auf verschiedene interne Medien (Hauszeitschrift, Intranet, interne Stellenbörsen) zurück, um gezielt Bewerber für eine definierte Stelle anzusprechen. Die Personaldienstleiter innerhalb des Unternehmens (Human Resources) können hier als Informationsstelle oder Vermittler dienen: Angebote in Jobbörsen und Recruiting-Börsen Stellenausschreibung durch Annoncen (Intranet, Mitarbeiterzeitschrift resp. Hauszeitung)
Vorteile Eröffnung von Aufstiegschancen des eigenen Personals stärkere Bindung des Mitarbeiters an den Betrieb geringere Beschaffungskosten gute Kenntnis der Qualifikationen Einhaltung des betrieblichen Lohnniveaus, da sich der Mitarbeiter am betrieblichen Lohnniveau orientiert schnellere Stellenbesetzungsmöglichkeit Einstiegsmöglichkeiten für Nachwuchskräfte werden frei Motivation der Mitarbeiter geringere Einarbeitungszeit gezielte Förderungsmöglichkeit transparente Personalpolitik Unternehmensimage verbessert sich
Nachteile weniger Auswahlmöglichkeiten z. B. bei der Mitarbeiterauswahl Enttäuschung von Kollegen, besonders beim Aufrücken in Vorgesetztenpositionen, eventuell auch Spannungen und Rivalität (Neid oder Demotivation) zu starke kollegiale Bindungen (Sachentscheidungen werden „kumpelhaft“) Versetzung löst den Bedarf quantitativ nicht; die interne Rekrutierung zieht meistens eine Außenrekrutierung nach sich auch kommen durch diese Methode kaum neue Arbeitskräfte in das Unternehmen Förderung der sogenannten „Betriebsblindheit“, Fehler bleiben unerkannt nachlassende Mitarbeiter-Aktivität wegen „Beförderungsautomatisierung“
Externe Personalbeschaffung Als externe Personalbeschaffung wird eine Stellenausschreibung bzw. Mitarbeitersuche außerhalb des Unternehmens bezeichnet. Dabei lassen sich passive (oder mittelbare) und aktive (oder unmittelbare) Personalbeschaffung unterscheiden:
a) Passive Personalbeschaffung erfolgt durch die Bearbeitung und Archivierung eingehender Initiativ- bzw. Blindbewerbungen. Werbung ist im Rahmen der passiven Personalbeschaffung lediglich auf eine Verbesserung der Reputation des Unternehmens als Arbeitgeber(sog. Employer Branding) ausgelegt, um dieses für qualifizierte Bewerber interessanter zu machen und Initiativbewerbungen zu stimulieren. Eine konkrete Publikation des Personalbedarfs erfolgt nicht. Bei Notwendigkeit einer Nachbesetzung werden die Bewerber aus dem Pool zuerst herangezogen und zur Auswahl gestellt. Weitere Möglichkeiten ergeben sich aus der Nutzung vorhandener Bewerberdatenbanken bspw. über das Internet, die Agentur für Arbeit und Personalleasing bzw. Zeitarbeit.
b) Aktive Personalbeschaffung greift bedarfsbezogen auf verschiedene Medien zurück, um gezielt Bewerber für eine definierte Stelle oder für einen Karrierepfad anzusprechen. Neben zielgerichteter Werbung kommen interaktive Medien (Homepage) und Unternehmenspräsentationen in Betracht. Darüber hinaus können Vermittler eingeschaltet werden: Angebote in Jobbörsen und Recruiting-Börsen Nutzung der Recruiter-Funktionen und Sympathiewerbung in den neuen sozialen Medien Beauftragung von Personalvermittlern, Executive-Search-Unternehmen (Direktsuche) oder einer staatlichen Organisation wie in Deutschland dem örtlichen Arbeitgeberservice der Bundesagentur für Arbeit Stellenausschreibung durch Annoncen (Internet, Zeitung, Rundfunk) Informationsveranstaltungen bei Bildungsträgern und (Fach-)Hochschulen Unternehmenskontaktmessen an (Fach-)Hochschulen Recruiting-Veranstaltungen, Hochschulmarketing vornehmlich zur Rekrutierung von Berufsanfängern nach dem Studium (College-Recruiting) Anbieten von Praktika und unentschlossenen Personen die internen Möglichkeiten zeigen
Vorteile großes Auswahlspektrum Verminderung von Betriebsblindheit Möglichkeiten des Vergleichs der Qualifikationen interner und externer Mitarbeiter geringe Fortbildungskosten (die Auswahl der zukünftigen Mitarbeiter erfolgt zugeschnitten auf die ausgeschriebene Stelle) Vermeiden des Kettenreaktionseffekts (Neubesetzung der innerbetrieblich frei gewordenen Stelle) Einbringen von neuen Impulsen in den Betrieb
Nachteile Relativ höhere Beschaffungskosten durch Auswahl und Vergleich oder Einschaltung von Dienstleistern Das Risiko einer Fehlbesetzung ist höher als bei der internen Personalbeschaffung Es können bei neuen Mitarbeitern Eingliederungsschwierigkeiten auftreten Die Gehälter von Neueinsteigern sind häufig höher als die interner Kandidaten Mögliche Demotivation qualifizierter interner Mitarbeiter
Vorgehen bei der Personalbeschaffung Bei der Mitarbeiterbeschaffung Bewerber richtig einzuschätzen und treffsicher auszuwählen, zählt zu den schwierigsten Aufgaben im Personalbereich. Am Anfang dieses komplexen Weges steht die Stellenbeschreibung.
Stellenbeschreibung
Eine Stellenbeschreibung ist die verbindliche und in einheitlicher Form abgefasste Festlegung der Eingliederung einer Stelle in den Organisationsaufbau. Ihre Ziele, Aufgaben und Kompetenzen, sowie ihre wichtigsten Beziehungen zu anderen Stellen werden hier erfasst. Sie sollte knapp und eindeutig formuliert sein und regelmäßig überprüft werden.
In einer Stellenbeschreibung werden die Zielsetzung der Stelle, die Aufgaben, und die Kompetenzen des Stelleninhabers durch genaue Formulierung beschrieben. Die Ziele der Stellenbeschreibung liegen in der Transparenz, in der Verbesserung der Organisationsstrukturen und in der Erleichterung der Kontrolle und Beurteilung.
Vorteile Vorbeugen von Missverständnissen. Verhindern von Kompetenzschwierigkeiten. Nachgeordnete und Vorgesetzte sind bekannt. Reibungsloses Einarbeiten neuer Mitarbeiter.
Nachteile Fixierung auf beschriebene Tätigkeiten → Motivation sinkt Zeit- und Organisationsaufwendig. Regelmäßige Überarbeitung notwendig.
Demgegenüber steht die Arbeitsplatzbeschreibung, die eine schriftliche Darstellung der Tätigkeiten, die an einem Arbeitsplatz durchzuführen sind, beinhaltet.
Arbeitsplatzbeschreibung Eine Arbeitsplatzbeschreibung ist eine systematische, klare und möglichst objektive Beschreibung des Ist-Zustandes. Sie zeigt auf, was vom Arbeitsplatzinhaber gemacht wird, wie es gemacht wird und warum ein Arbeitsplatz besteht.
Durch die Beantwortung der Fragen Wer? Wie? Was? Zu welchem Zweck? Mit welcher Verantwortung? erhält man Informationen über die wesentlichen Aufgabenbereiche des Arbeitsplatzes, charakterisiert die organisatorische Umgebung und hebt die wichtigsten Hauptaufgaben hervor.
Somit versteht man unter Arbeitsplatzbeschreibung eine schriftlich festgelegte Zielsetzung einer Stelle bzw. eines Arbeitsplatzes, mit den jeweiligen Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortungen, den Beziehungen zu anderen Stellen und die Anforderungen an den Stelleninhaber.
Aus der Stellenbeschreibung und der Arbeitsplatzbeschreibung geht das Anforderungsprofil hervor.
Anforderungsprofil
Das Anforderungsprofil ist die Beschreibung von vorausgesetzten oder gewünschten Eigenschaften (Fähigkeiten, Merkmalen). Das Anforderungsprofil muss eindeutig zeigen, welche Qualifikationen, Kompetenzen und welche Erfahrungen für die ausgeschriebene Stelle notwendig sind.
Sie ist eine tabellarische Anordnung von bestimmten Anforderungen des Betriebes an Bewerber, AuszubildendeChristian Gerhards und Margit Ebbinghaus: Betriebe auf der Suche nach Ausbildungsplatzbewerberinnen und-bewerbern: Instrumente und Strategien. oder Mitarbeiter im Hinblick auf bestimmte Tätigkeiten. In dieser Tabelle kann die Bedeutung jedes einzelnen Anforderungsmerkmals für den Betrieb und bestimmte Tätigkeiten gewichtet werden.
An diesem Punkt ist die nötige Vorarbeit geleistet, um eine Stellenausschreibung anzufertigen.
Stellenausschreibung
Eine Stellenausschreibung (auch Besetzungsbild) umfasst die Anforderungen an eine neu zu besetzende Stelle in einem Unternehmen. Sie kann innerbetrieblich (intern) oder außerbetrieblich (extern) erfolgen. Die Stellenausschreibung enthält weniger detaillierte Elemente als eine Stellenbeschreibung. Der Schwerpunkt beim Besetzungsbild liegt eher im Bereich der sozialen und fachlichen Kompetenzanforderungen sowie der groben Arbeitsziele.