Informationsmanagement steht allgemein für das Verwalten von Informationen; der Begriff wird jedoch in der Fachliteratur unterschiedlich definiert. Das dynamische Umfeld der informationstechnischen Entwicklung und die verschiedenen wissenschaftlichen Disziplinen (insbesondere die Wirtschaftsinformatik, die sich mit Informations- und Kommunikationsmanagement beschäftigt), sind der Grund dafür.
Die Grenzen zwischen Informationsmanagement, Kommunikationsmanagement, Wissensmanagement, Dokumentation und Informationswirtschaft sowie Wirtschaftsinformatik sind unscharf. Die Aufgaben der genannten Bereiche weisen häufig Überschneidungen auf. Teilbereiche sind u. a. die Informationslogistik.
Definition und Aufgabe Mit Informationsmanagement wird die Schnittmenge aus Führungsaufgaben und der als Informationsfunktion bezeichneten betrieblichen Funktion bezeichnet. Das Sachziel (Aufgabe) ist die Schaffung einer aufgabenorientierten Informationsverarbeitung und Kommunikation sowie die Gewährleistung der Informations- und Kommunikationsfähigkeit einer Institution durch Entwicklung, Aufrechterhaltung und Betrieb der Informationsinfrastruktur.
Der eigentlichen (Kern-)Informationsfunktion obliegt hierbei die Beantwortung der Frage, wer etwas zur Erreichung des Sachziels tun soll (Organisation, Outsourcing etc.). Im Rahmen der Informationsinfrastruktur wird auf der Managementebene die Frage des Was beantwortet und auf den Ebenen der Informationsressourcen die Informationssysteme und die Informationstechnik. Systematische Vorgehensweisen, genauer Methoden, Techniken und Werkzeuge zur Bearbeitung der Aufgaben des Informationsmanagements, werden unter der Bezeichnung Information Engineering (IE) zusammengefasst.
Im Allgemeinen wird Strategisches Informationsmanagement von verschiedenen Autoren als Planen, Gestalten, Überwachen und Steuern von Informationen und Kommunikation in Organisationen zur Erreichung strategischer Ziele bezeichnet. Im militärischen Kontext wird von Carsten Bockstette als Planen, Gestalten, Führen, Koordinieren, Einsetzen sowie Kontrollieren von Informationen als Mittel zur erfolgreichen Auftragserfüllung definiert.Carsten Bockstette, Siegfried Quandt, Walter Jertz (Hrsg.): Strategisches Informations- und Kommunikationsmanagement. Handbuch der sicherheitspolitischen Kommunikation und Medienarbeit. Bernard & Graefe Verlag, 2006.
In größeren Unternehmen wird die oberste Führungskraft des Informationsmanagements oft als Chief Information Officer (CIO) bezeichnet.
Modelle Die einzelnen Modelle, die in der Literatur vertreten werden, lassen sich in vier Gruppen kategorisieren. Sie alle beschreiben die Tätigkeit des Managements von Informationssystemen aus verschiedenen Blickwinkeln heraus:
Architekturmodelle (ARIS) aufgabenorientierte Ansätze, Problemorientierte Ansätze (EWIM), prozessorientierte Ansätze (ITIL, COBIT).
Informationsmanagement nach Stahlknecht, Hasenkamp Unter dem Begriff Informationsmanagement verstehen Stahlknecht und Hasenkamp:Peter Stahlknecht, Ulrich Hasenkamp: Einführung in die Wirtschaftsinformatik. 11. Auflage. Springer, Berlin / Heidelberg / New York 2005, ISBN 3-540-01183-8, S. 437. primär die Aufgabe, den für das Unternehmen (nach Kapital und Arbeit) "dritten Produktionsfaktor" Information zu beschaffen und in einer geeigneten Informationsstruktur bereitzustellen, und davon ausgehend die Aufgabe, die dafür erforderliche IT-Infrastruktur, d. h. die informationstechnischen und personellen Ressourcen für die Informationsbereitstellung, zu planen, beschaffen und einzusetzen.
Informationsmanagement nach Krcmar Entsprechend dem Rahmenmodell von Helmut Krcmar beinhaltet das Informationsmanagement alle
"(…) Managementaufgaben, die einerseits auf drei Ebenen (entsprechend den behandelten Objekten) Informationswirtschaft (Gegenstand: Angebot, Nachfrage und Verwendung von Information), Informationssysteme (Gegenstand: Daten, Prozesse, Anwendungslebenszyklus), IuK-Technologie (Gegenstand: Speicherung, Verarbeitung, Kommunikation, Technikbündel), andererseits über die Ebenen hinweg als Führungsaufgaben des Informationsmanagements (Gegenstand: IT-Governance, Strategie, IT-Prozesse, IT-Personal, IT-Controlling) realisiert werden müssen."
Informationsmanagement nach Mertens Langfristige Planung zur Weiterentwicklung der IT, IT als Mittel zur Stärkung der strategischen Position des Unternehmens, Information als unternehmerische Ressource, Wirksame und wirtschaftliche Versorgung des Unternehmens mit den notwendigen Informationen, Management der eingesetzten technischen und personellen Ressourcen.
Informationsmanagement nach Weber Ziel des Informationsmanagements ist es, mit der Information als Erfolgsfaktor im Wettbewerb effizient und effektiv zu wirtschaften. Hierzu ist ein Management erforderlich, das die Information in ihrer Bedeutung für das Unternehmen wahrnimmt.
Informationsmanagement nach Heinrich Informationsmanagement wird als "das Leitungshandeln (das Management) im Unternehmen in Bezug auf Information und Kommunikation" verstanden und umfasst "alle Führungsaufgaben, die sich mit Information und Kommunikation … befassen". Die Gesamtheit der Aufgaben, die sich mit Information und Kommunikation befassen (Informations- und Kommunikationsaufgaben), wird als Informationsfunktion bezeichnet. Das Modell von Lutz J. Heinrich wird als leitungszentrierter Ansatz des Informationsmanagements bezeichnet.
Ziel des Informationsmanagements ist es, eine Informationsinfrastruktur aufzubauen und so zu gestalten und zu nutzen, dass eine optimale Unterstützung der Informationsfunktion ermöglicht und ein optimaler Beitrag zum Unternehmenserfolg geleistet wird.
Für die Umsetzung der Ziele werden Aufgaben des Informationsmanagements auf strategischer, administrativer und operativer Ebene definiert. Auf strategischer Ebene wird die Informationsinfrastruktur geplant, überwacht und gesteuert; auf administrativer Ebene erfolgen Planung, Überwachung und Steuerung für die Komponenten der Informationsinfrastruktur z. B. für Anwendungssysteme und Mitarbeiter. Die operative Ebene umfasst Aufgaben der Nutzung der Informationsinfrastruktur (Netzdienste, Wartung etc.).
Auf jeder Aufgabenebene werden zur Unterstützung der Aufgabenerfüllung Methoden, Techniken und Werkzeuge eingesetzt. Die Gesamtheit dieser Methoden, Techniken und Werkzeuge und ihre Anwendung zur unternehmensweiten Planung, Analyse, zum Entwurf und zur Umsetzung von Informationssystemen ist Information Engineering.Lutz J. Heinrich: Informationsmanagement. 8. Auflage. Oldenbourg Wissenschaftsverlag, München/Wien 2005, ISBN 3-486-57772-7.
Ansätze Ubiquitous Information Management Ziel des Ubiquitous Information Management ist es, eine geeignete Informationsinfrastruktur aufzubauen und so zu managen und zu nutzen, dass eine optimale Unterstützung jeglicher Informationsfunktion der unterschiedlichen technischen und betriebswirtschaftlichen IT-Lösungen, an jedem Ort zu jeder Zeit, mit unterschiedlichen Zugangsmedien zu ermöglichen und ein optimaler Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten. Diese Definition erweitert damit die Definition nach Heinrich um eine flächendeckende und allgegenwärtige Facette.
Informationsressourcenmanagement Informationsressourcenmanagement befasst sich mit der Nutzung, Planung und Steuerung von externen und internen Informationsressourcen innerhalb eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation. Information wird als Produktionsfaktor verstanden. Das Management hat hier die Aufgabe, die Verfügbarkeit der Produktionsfaktoren sicherzustellen und geeignete Betriebsmittel zur Deckung der Nachfrage nach Information bereitzustellen. Dazu gehört auch die Schaffung und Pflege der inner- und außerbetrieblichen Einrichtungen zur Informationsversorgung.
Persönliches Informationsmanagement Der Betrachtungspunkt liegt hier auf dem Umgang mit Information am (persönlichen) Arbeitsplatz (engl.: Information Handling). Das Management unterstützt die individuelle Informationsverarbeitung durch Wahrnehmen operativer und administrativer Aufgaben.
Prozessorientiertes Informationsmanagement Bei diesem Ansatz wird die Unternehmensorganisation strategisch an den Geschäftsprozessen ausgerichtet, folglich wird auch die Informationsinfrastruktur auf die Unterstützung der Geschäftsprozesse hin angelegt. Das Management umfasst die Integration der Funktionsbereiche in die Informationsverarbeitung.
Leitungszentriertes Informationsmanagement Das Management handelt leitungsorientiert in Bezug auf Information und Kommunikation im Unternehmen. Umfasst werden dabei alle Führungsaufgaben, die sich mit Information und Kommunikation im Unternehmen und im Unternehmensumfeld befassen. Dieser IM-Ansatz kann mit der Forderung umschrieben werden, dass jede Führungskraft bei allen Entscheidungen in Betracht ziehen soll, ob die Unternehmensziele durch Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien besser erreicht werden können als ohne ihn. Wenn ja, muss der Technologieeinsatz durch Managemententscheidungen herbeigeführt und gefördert werden.
Dieser Ansatz wird vertreten von Lutz J. Heinrich.Informationsmanagement. 8. Auflage. Oldenbourg Wissenschaftsverlag, München/Wien 2005, ISBN 3-486-57772-7.
Psychologiebasiertes Informationsmanagement Bei diesem insbesondere für Handelsunternehmen relevanten Ansatz werden alle Managemententscheidungen über die Informationsbeschaffung von den Partnern und über die Informationsabgabe an die Partner auf den vier Märkten eines Handelsunternehmens – Absatz-, Beschaffungs-, Konkurrenzmarkt und interner Markt – unter psychostrategischen und -taktischen Gesichtspunkten überprüft.Hans-Otto Schenk: Informationsmanagement aus der Sicht der Handelspsychologie. In: Volker Trommsdorff (Hrsg.): Handelsforschung 1996/97. Wiesbaden 1996, ISBN 3-409-13510-3, S. 445–461. Psychologiebasiertes Informationsmanagement steht im Zentrum der modernen Handelspsychologie.
Management von Informationen Aufgabe des Managements ist es, das informationswirtschaftliche Gleichgewicht im Unternehmen oder der Organisation sicherzustellen. Information wird als Produktionsfaktor verstanden, kann also hergestellt werden. Der Aufgabenbereich umfasst: Erfassen des Informationsbedarfs: Alle zur optimalen Aufgabenerfüllung notwendigen Informationen müssen identifiziert und detailliert verfestigt werden. Notwendig ist hier die Präzisierung der Information, die Darstellungsform, der Zeitpunkt des Bedarfs und des Kontextes. Planen des Informationsangebotes: Alle internen Informationsbestände und Informationsquellen müssen erfasst werden. Ebenso muss das externe Informationsangebot analysiert werden. Diese Schritte resultieren in die Definition eines Informationsquellenportfolios. Verfügbarmachen der benötigten Information: Der Zugriff auf interne Informationsquellen muss in technischer und rechtlicher Hinsicht sichergestellt werden, dies gilt auch für externe Informationsquellen. Information muss geeignet aufbereitet werden (physisch und logisch). Organisation der Informationsversorgung: Information muss den Organisationseinheiten zugeordnet werden und durch geeignete policies geregelt werden. Die Verantwortung für Pflege der Datenbestände muss festgeschrieben werden. Die Informationsnutzung muss mit geeigneten Mechanismen und Verfahren erfolgen.
Die oben genannten Aufgaben sind eine grobe Beschreibung der Analyseaufgaben, strategischen Aufgaben, Realisierungsaufgaben und operativen Aufgaben des Informationsmanagements.
Management von Informationssystemen