Ein elektronisches Dokument (oder elektronische Publikation) ist im Büro, in der Verwaltung und in der Informationstechnik ein Schriftstück in elektronischer Form, das mit der Unterschrift des Ausstellers und einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist.
Allgemeines Ein Dokument ist eine strukturierte Menge von Text, die als Einheit erstellt, kommuniziert und bearbeitet wird.Lutz J. Heinrich/Armin Heinzl/Friedrich Roithmayr, Wirtschaftsinformatik-Lexikon, 2004, S. 201 Das elektronische Dokument spielt in der heutigen Datenverarbeitung eine bedeutende Rolle. Es bildet im Büro und insbesondere in der öffentlichen Verwaltung eine wichtige Grundlage für die anfallenden Informationen und Daten.Roland Gabriel, Dokumentenverarbeitung, in: Miklos G. Zilahi-Szabo (Hrsg.), Kleines Lexikon der Informatik, 1995, S. 168
Zur Darstellung elektronischer Dokumente (auf dem Bildschirm) im Internet wird vor allem die Auszeichnungssprache HTML verwendet.Detlef Jürgen Brauner/Robert Raible-Besten/Martin M. Weigert, Multimedia-Lexikon, 1998, S. 106 Durch die weltweite Vernetzung über das Internet sind heute elektronische Dokumente innerhalb kürzester Zeit überall abrufbar.Christine Thielen/Elisabeth Breidt/Helmut Feldweg, COMPASS: Ein intelligentes Wörterbuchsystem für das Lesen fremdsprachiger Texte, in: Angelika Storrer/Bettina Harriehausen (Hrsg.), Hypermedia für Lexikon und Grammatik, 1998, S. 173
Inhalt Es kann verschiedene Informationsarten enthalten wie digitale Daten, Texte, Graphiken, Bilder und Sprache. Enthält ein Dokument mehrere Informationsarten, wird es als Verbunddokument oder Mischdokument () bezeichnet.Roland Gabriel, Dokumentenverarbeitung, in: Miklos G. Zilahi-Szabo (Hrsg.), Kleines Lexikon der Informatik, 1995, S. 168 Im Alltag können Aktenvermerke, Belege (wie Rechnungen), Berichte (Geschäftsberichte), Briefe (Geschäftsbriefe), Formulare (Bestellungen), Notizen oder Vordrucke (Überweisungsträger) als elektronische Dokumente erstellt werden.
Rechtsfragen Soll die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden, so muss der Aussteller der Erklärung dieser seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur versehen ( BGB). Elektronische Dokumente sind demnach alle Schriftstücke mit der Unterschrift des Ausstellers und einer qualifizierten elektronischen Signatur nach Nr. 3 Signaturgesetz.
Ein elektronisches Dokument ist keine Urkunde, weil es in materialisierter Form nicht vom Aussteller unterzeichnet ist. Eugen Ehmann (Hrsg.), Lexikon für das IT-Recht 2019, 2019, S. 195 Damit ist ein elektronisches Dokument im Zivilprozess ein Objekt des Augenscheins ( ZPO) und unterliegt der freien Beweiswürdigung eines Gerichts. Wird gemäß ZPO eine öffentliche Urkunde nach dem Stand der Technik von einer Behörde oder von einer mit öffentlichem Glauben versehenen Person in ein elektronisches Dokument übertragen und liegt die Bestätigung vor, dass das elektronische Dokument mit der Urschrift bildlich und inhaltlich übereinstimmt, finden auf das elektronische Dokument die Vorschriften über die Beweiskraft öffentlicher Urkunden entsprechende Anwendung. Nach Abs. 2 Satz 2 VwVfG genügt der elektronischen Form ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist.
Technische Aspekte Technisch stehen für elektronische Dokumente elektronische, magnetische und optische Speichermedien zur Verfügung, für ihr Wiederauffinden ist ein Dateiname erforderlich.Rüdiger Pieper, Lexikon Management, 1992, S. 89 Auch in Papierform vorliegende Dokumente können durch Scannen in elektronische Dokumente umgewandelt werden.Rüdiger Pieper, Lexikon Management, 1992, S. 326 Elektronische Dokumente sind durch besondere Methoden gegen Fälschung und Veränderung geschützte Dateien, deren Beweiskraft in einem Rechtsgeschäft der einer schriftlichen Bekundung, eines Rechtsmittels oder einer Urkunde gleichkommt.
Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) hat die „Aufgabe, elektronische Dokumente zu archivieren, abgelegte Dokumente anhand von Suchkriterien u. a. wiederherzustellen und zentral verwaltete Dokumente in einer verteilten heterogenen Umgebung den Anwendern zugänglich zu machen“.Michael Ketting/Hans-Dieter Zollondz/Raimund Pfundtner (Hrsg.), Lexikon Qualitätsmanagement, 2001, S. 181
Ziel des elektronischen Dokuments ist es, den Arbeitsablauf innerhalb des Büros auf einem Computer abzubilden.Roland Gabriel, Dokumentenverarbeitung, in: Miklos G. Zilahi-Szabo (Hrsg.), Kleines Lexikon der Informatik, 1995, S. 168
Siehe auch Elektronische Signatur Elektronisches Siegel Digitales Zertifikat Elektronische Akte EDI-Vereinbarung
Weblinks Justizkommunikationsgesetz () (PDF; 205 kB)
Einzelnachweise
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