Ein Veranstaltungsverwaltungssystem (VVS) bzw. Event-Management-System (EMS) ist ein Softwaresystem zur Verwaltung von Veranstaltungen, der Besucher und verbundener Prozesse.
Bestandteile
Unter die relativ neue Gruppe der Veranstaltungsverwaltungssysteme fallen meist baukastenartig aufgebaute Systeme, die mit Modulen die manuellen Prozesse bei Veranstaltungen abbilden und somit den Aufwand für die Agenturen verringern.
Der Aspekt der Kostensenkung dürfte die treibende Kraft sein, dass prozessoptimierende Software nun auch diesen, doch eher kleinen aber umsatzstarken, Markt erreicht hat.
Übliche Module bei Veranstaltungsverwaltungssystemen Abrechnung (Kostenstellenverrechnung, Prepaid, Selbstzahler) Agendamanagement Akkreditierung Anwesenheitsdokumentation Budgetierung Catering Dienstleister extern Dienstleister intern Displayansteuerung Delegation von Aufgaben: Einbindung von Reisebüros und Hotels in das EMS Einladungsmanagement Hauptversammlung via Internet Informationsmaterial (Verwaltung und Versand) individuelle Sitzplatz- und Raumverwaltung Kommunikationsmodule Kontingentverwaltung mit Online-Buchung Mitarbeitermanagement Online-Ausschreibungen (RFPs) Parkplatzverwaltung personalisierte Services während des Events (RFID, Barcode) Planer z. B. für Hochzeiten Referentenmanagement Rollen und Rechte, z. B. „welcher Teilnehmer sieht welche Agenda“ Statistiken VIP & Personenschutz Wegeleitsysteme Wissenschaftliche Services (Konferenzbeiträge, Peer-Review) Zutrittskontrolle (RFID, Barcode, Sichtkontrolle)
Siehe auch Eventagentur
Kategorie:Eventmanagement