Die Polizei führt zur Vorsorge für die Verfolgung künftiger Straftaten sowie zur Vorbereitung auf das Handeln zur Verhütung von Straftaten Kriminalakten (KA), die auch Polizeiakten oder Krim-Akten genannt werden. Kriminalakten sind Kriminalpolizeiliche personenbezogene Sammlungen (KpS) im Sinne der Richtlinien für die Führung Kriminalpolizeilicher personenbezogener Sammlungen (KpS-Richtlinien), die sich auf Tatverdächtige, Beschuldigte in einem strafrechtlichen Ermittlungsverfahren oder auf Verurteilte beschränken und die in Akten, Dateien oder anderer Form geführt oder gespeichert werden. Vorsätzliche Straftaten im Zusammenhang mit dem Straßenverkehr sind einzubeziehen.
Zweck der Kriminalakten Die Kriminalakte gibt im repressiven Aspekt einen Überblick über den kriminellen Lebenslauf der betroffenen Person, ihr Vorgehen bei der Vorbereitung und Ausführung von Straftaten (Modus Operandi), ihre Tatmotive, die Nachtatphase und Verhalten gegenüber der Polizei. Die Akte soll fahndungs- oder ermittlungsrelevante Personen- und Sachzusammenhänge erkennen lassen und ermöglichen, eine Person zu identifizieren, den Tatverdacht gegen eine Person zu begründen bzw. zu erhärten oder diesen auszuschließen bzw. zu entkräften, Informationen zu Personen-, Tat- und Ereigniszusammenhängen bereitzuhalten und zu jeder Phase eines Ermittlungsverfahrens Hinweise zum taktischen Vorgehen einschließlich der Eigensicherung der Polizei zu geben.
Von präventiver Bedeutung ist die Kriminalakte für Erkenntnisse zur Bewertung und Abwehr von Gefahren, für Hinweise zur Vorbereitung und Handeln zur Verhütung von Straftaten zu erlangen, sonstige Polizeieinsätze auslösende Verhaltensweisen aufzuzeigen und Erkenntnisse bereitzuhalten, die zur Fertigung einer negativen Sozialprognose herangezogen werden können (z. B. zur Durchführung eines DNA-Verfahrens).
Polizeiliche Kriminalakten bestehen grundsätzlich aus den Kopien von strafrechtlichen Ermittlungsverfahren, deren Originalschriften den Staatsanwaltschaften übersandt werden. Sie sind das Gedächtnis der Polizei und trotz aller technischen Entwicklungen nach wie vor das wesentliche Arbeitsinstrument der Kriminalisten. Die polizeilichen Kriminalakten werden wie das menschliche Gedächtnis auch ständig reorganisiert, nämlich auf Grund polizeispezifischer Kriterien ergänzt, bereinigt, zusammengeführt und gelöscht. Sie sind also ständig in Bewegung, sie leben, und zwar in einem viel intensiveren Maße als die wegen der Aktenvorlageverpflichtung nach Abs. 2 Satz 1 StPO in Teilbereichen identischen Akten der Organe der Strafjustiz. Die polizeiliche Ermittlungsakte in einem Strafverfahren wird nach Vorlage zur Justizakte der Staatsanwaltschaften und der Strafgerichte und schließlich zur Prozessakte, sofern ein Gerichtsverfahren eingeleitet wurde. Die Kopie (das Spiegelbild) der polizeilichen Ermittlungsakte wird, neben weiteren Unterlagen wie erkennungsdienstlichen Material, in der personenbezogenen Kriminalakte hinzugefügt, sie dürfen nicht mit den für die Staatsanwaltschaften und das Gericht geführten Strafakten verwechselt werden. So steht die mono-funktionale, justiziell-repressive Ausrichtung der Justizakten im deutlichen Gegensatz zu der multifunktionalen Ausrichtung polizeilicher Kriminalakten.
Rechtsgrundlage zur Anlage von Kriminalakten und Speicherung Seit den Anfängen menschlicher Zivilisation wurden Gerichtsverfahren mangels technischer Möglichkeiten durch mündlichen Vortrag geführt, dieser Mündlichkeitsgrundsatz ist noch heute in den meisten Verfahrensordnungen zwingend, wie Abs. 1 StPO oder Abs. 1 VwGO. Die modernen Bürokratien des 20. und 21. Jahrhunderts waren und sind angesichts der Komplexität der zu bewältigenden Probleme auf das Prinzip der Schriftlichkeit der Amtsführung angewiesen. Eingegangene Informationen müssen deshalb festgehalten werden, um sie in Maßnahmen umzusetzen. Die ergriffenen Aktivitäten müssen fixiert und die getroffenen Entscheidungen festgehalten werden, damit der zu bearbeitende Vorgang kontinuierlich weiterverfolgt und die erforderlichen Kontrollen durchgeführt werden können. Durch die Kriminalakten wird der Polizei ein Rückgriff auf das erhobene, erstellte und gespeicherte Datenmaterial ermöglicht. Bei dem Datenmaterial handelt es sich im Wesentlichen um Festnahme- und Tatortbefundberichte, Durchsuchungs- und Beschlagnahmeprotokolle, Vernehmungsniederschriften und Vermerke. Die Anlage von Kriminalakte setzt eine Prognose der Polizei oder eines Gerichtes voraus, dass Beschuldigte in einem strafrechtlichen Ermittlungsverfahren aufgrund der Persönlichkeit, der Art oder Ausführung der Straftat oder sonstiger Erkenntnisse erneut eine Straftat begehen könnten. Bei fahrlässiger Begehung ist das in der Regel nicht anzunehmen, ebenso bei tatverdächtigen Kindern, die ohnehin keine Beschuldigteneigenschaft haben.
Die Speicherung der in Kriminalakten enthaltenen Unterlagen über Tatverdächtige, Beschuldigte und Verurteilte erfolgt auf Grundlage der Polizeigesetze der Bundesländer, nach dem Bundespolizeigesetz und dem Bundeskriminalamtgesetz in Verbindung Abs. 1 StPO zur Verwendung personenbezogener Daten für polizeiliche Zwecke. Hier wird auch die Mitspeicherung von Taten der fahndungs- oder ermittlungsrelevanten Kontakt- oder Begleitpersonen, Auskunftspersonen geregelt. Eine suchfähige Speicherung personenbezogener Daten im Kriminalaktennachweis (KAN) ist nur für Tatverdächtige, Beschuldigte und Verurteilte nach den jeweiligen Ländergesetzen zulässig.
Inhalt von Kriminalakten In die Kriminalakten werden folgende Unterlagen aufgenommen: Alle Bestandteile der strafrechtlichen Ermittlungsakte, Strafanzeige, Tatortbefundberichte, Untersuchungsberichte und Gutachten, Durchsuchungs- und Beschlagnahmeprotokolle, Vernehmungsniederschriften, Zwischenberichte, Abschlussvermerke und wenn dieses wegen der besonderen Umstände des Einzelfalls geboten auch Anklageschriften und Urteilsausfertigungen Anordnungen von Gerichten zur DNA-Untersuchung auf der Grundlage des § 81 g StPO oder des DNA-Identitätsfeststellungsgesetzes Auszüge aus dem Bundeszentralregister Erkennungsdienstliche Unterlagen Fahndungsunterlagen einschließlich Lichtbilder, Videoaufzeichnungen Hinweise auf Kontakt- oder Begleitpersonen, Auskunftspersonen Hinweise auf Berufsverbote oder eine Pflegschaft Hinweise aus dem kriminalpolizeilichen Meldedienst Hinweise aus Auswerte- und Analyseprojekten Hinweise über die Erteilung, Versagung oder Entziehung von Berechtigungsscheinen (z. B. Waffenschein, Jagdschein oder Konzessionen) Hinweise über Namensänderungen, Staatsangehörigkeitswechsel, Ausweisung, Aufenthaltsverbot, Versagung oder Entziehung von Pass- oder Fahrerlaubnis, Bewährungszeiten, Führungsaufsicht, Unterbringung in psychiatrischen und Entziehungsanstalten Kopien von Ausweispapieren von ausländischen Tatverdächtigen, Beschuldigten oder Verurteilten, die bei der Einleitung eines Personenfeststellungsverfahrens Mitteilungen über Verfahrensausgänge gemäß § 482 Absatz 2 StPO, sofern diese keine Löschung begründen Mitteilungen über Straf- und Haftzeiten Mitteilungen der Justizvollzugsanstalten über Beurlaubungen Mitteilungen der Maßregelvollzugskliniken über Entwichene Personalblatt und personengebundene Hinweise auf besondere Gefährlichkeit, Suchtkrankheiten, psychische Störung oder andere persönliche Eigenschaften und Verhaltensweisen, die beim Einschreiten für die Eigensicherung und/oder zum Schutz des Betroffenen von Bedeutung sind Schriftproben Unterlagen über personengebundene Hinweise und andere personengebundene Merkmale von polizeilichem Interesse Unterlagen über Aliasnamen Vermisstenvorgänge über aufgeklärte Fälle mit prognostizierter Wiederholungsgefahr Vorgänge über Selbsttötungsversuche, die für die Gefahrenabwehr erforderlich sind Vorgänge über Selbsttötungen, sofern sie für die polizeiliche Arbeit noch erforderlich sind.
Führung, Registratur und Ordnung von schriftlichen Kriminalakten Unterlagen über Verkehrsordnungswidrigkeiten werden in Kriminalakten nicht aufgenommen. Andere Ordnungswidrigkeiten sowie verkehrsrechtliche Verstöße, die einen Straftatbestand erfüllen, werden nur aufgenommen, wenn es Anhaltspunkte gibt, dass sie in Zusammenhang mit anderen Straftaten stehen. Kriminalakten über Personen, die nicht erkennungsdienstlich behandelt sind, können bis zum Umfang von zehn Blättern als Loseblattsammlung aufbewahrt werden. Kriminalakten von erkennungsdienstlich behandelten Personen und mit mehr als zehn Blättern sind zu heften, sie sind verwechslungssicher zu nummerieren. Kriminalakte über Beschuldigte oder sonstige tatverdächtige Personen werden im Kriminalaktennachweis des jeweiligen Bundeslandes und in Fällen schwerer oder überregional bedeutsamer Straftaten im Kriminalaktennachweis Bund (KAN Bund) nachgewiesen. In der Kriminalaktensammlung des Bundeskriminalamtes sind rund 3.600.000 Personalien von Straftätern registriert. Im Jahr 2015 wurden 205.153 Kriminalakten neu angelegt. Rund 1.200.000 der Kriminalakten stehen digital zur Verfügung. Die An- und Ablage von analogen Kriminalakten ist in den Bundesländern unterschiedlich geregelt, sie kann dezentral nach dem Tatortprinzip, wie in Hessen, oder zentral nach dem Wohnortprinzip erfolgen, so wird beispielsweise in den Bundesländern Brandenburg und Nordrhein-Westfalen über eine Person landesweit nur eine Kriminalakte bei der Polizeidienststelle des ständigen Wohnsitz der Person geführt. Die Landeskriminalämter führen in diesen Ländern die Kriminalakten über Personen, die ohne festen Wohnsitz sind und ihren Aufenthaltsort ständig wechseln, als Ausländer in ihr Heimatland ausgewiesen oder abgeschoben wurden, sich zur Verbüßung von lebenslangen Freiheitsstrafen in Justizvollzugsanstalten befinden oder voraussichtlich lebenslang in Maßregelvollzugskliniken untergebracht sind, oder ihren ständigen Aufenthaltsort außerhalb der betreffenden Bundesländer haben, wenn es sich um Personen von besonderem polizeilichen Interesse handelt, soweit das betroffene andere Bundesland die Übernahme der Kriminalakte ablehnt.
Elektronische Kriminalakten Die Polizei kann personenbezogene Daten in schriftlichen (analogen) Akten oder in elektronischen Dateien speichern und anderweitig verarbeiten. Integraler Bestandteil der unterschiedlichen polizeilichen Vorgangsbearbeitungssysteme, wie NIVADIS (Niedersächsische Vorgangsbearbeitungs-, Analyse-, Dokumentations- und Informations-System) oder Fabasoft eGov-Suite+Bayern der Polizei Bayern, ist die papierlose Führung elektronischer Kriminalakten. Sämtliche Geschäftsprozesse für die Anlage, Ergänzung und Löschung von Kriminalakten können von jedem Arbeitsplatz aus durchlaufen werden. Durch eine direkte Kopplung mit dem INPOL-System erfolgt ein automatischer Datenaustausch mit dem Zentralsystemen des BKA. Auf jede Elektronischen Kriminalakte kann von jedem Arbeitsplatz unter Beachtung datenschutzrechtlicher Vorgaben im Rahmen der Vorgangsbearbeitung unmittelbar und flexibel zugriffen werden. Vorgangsbearbeitungssysteme halten Daten in einer vorgangsbezogenen Struktur vor, doch erlauben manche von ihnen auch eine parallele Strukturierung nach Personenbezug. Somit ermöglicht ein Vorgangsbearbeitungssystem auch die Führung der elektronischen Kriminalakte nach den entsprechenden Vorschriften zu kriminalpolizeilichen personenbezogenen Sammlungen (KpS). Fabasoft eGov-Suite+Bayern als Basis-Software integriert die Fachanwendungen, eine Datenmigrationen wurde im Rahmen des Projektes Elektronisches Kriminalaktenarchiv (EKAA) entwickelt und umgesetzt. In Schleswig-Holstein wurde die elektronische Kriminalakte (eKA) 2007 eingeführt.
Löschung der Kriminalakten