mini|Sitzung eines Preisgerichts im Rahmen eines Architekturwettbewerbs in Lahr Wettbewerbsmanagement ist die Tätigkeit der Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Wettbewerbsverfahren im Planungsbereich, also von Wettbewerben für Projekte in den Disziplinen der Architektur, des Städtebaus oder der Landschaftsarchitektur, aber auch für Kunst, Kunst am Bau, Ingenieurbauwerke oder Produktdesign. Die Anbieter dieser Leistungen firmieren als Wettbewerbsmanager oder auch Wettbewerbsbetreuer, Verfahrensbetreuer, Verfahrensorganisator bzw. im Englischen z. B. Competition Advisor, Competition Organizer oder Professional and Technical Advisor (UIA Guide, Art. 9 and Annex.UIA Guide for International competitions in architecture and town planning).
Der Wettbewerbsmanager ist der „Architekt der ersten Phase“. Insofern beinhaltet die Tätigkeit zunächst reguläre Aufgaben jedes Planers in der Startphase eines Projekts. So unterstützt der Wettbewerbsmanager, wie jeder andere in dieser Phase beauftragte Architekt bzw. der Stadtplaner, den Bauherrn bei der Klärung, Beschreibung und Abstimmung der Grundlagen des Projektes. Im Unterschied zum Regelfall einer Direktbeauftragung eines Planers für die gesamte Planung bildet diese Grundlagenermittlung dann einen Teil der Auslobungsunterlagen eines darauf folgenden, vom Wettbewerbsmanager betreuten Wettbewerbs. Darin umfasst die Tätigkeit des Wettbewerbsmanagers wiederum vielfältige begleitende Leistungen zur Organisation, Moderation und Steuerung sowie Dokumentation des Wettbewerbsverfahrens. In Abhängig von der Art und Größe des Projekts beinhaltet diese Phase, und damit auch die Tätigkeit des Wettbewerbsmanagers, in mehr oder weniger großem Umfang auch die strategische Beratung bei der inhaltlichen, politischen, ökonomischen und genehmigungsrechtlichen Etablierung des Projektes in Zusammenarbeit mit Nutzervertretern, den Verwaltungen und/oder anderen Interessenvertretern – z. B. Nachbarn, Bürgern, Mitarbeitervertretung.
Die Betreuung von Wettbewerbsverfahren erfolgt entweder durch Mitarbeitende der Ausloberin selbst oder durch externe Büros bzw. in einer Arbeitsteilung zwischen diesen beiden Optionen. Die externen Partner sind in der Regel Architekturbüros oder Stadtplanungsbüros bzw. Projektsteuerungsfirmen. In Ländern mit etabliertem Wettbewerbswesen hat sich für diesen Tätigkeitsbereich eine Nische für diesen Markt entwickelt und viele dieser Büros übernehmen diese Aufgabe regelmäßig oder haben sich gänzlich auf Beratungs- und Managementleistungen in diesem Leistungssegment spezialisiert.
Auswahl der Planungspartner: Wettbewerbsorganisation Zum frühestmöglichen Zeitpunkt sollte geklärt werden, wer die Organisation (Vorbereitung und Durchführung) des Wettbewerbs übernimmt und ob bzw. in welchem Umfang hierzu externe Unterstützung hinzugewogen werden soll. Je nach Kompetenz und Kapazität der Bauherren sowie der Komplexität der Bauaufgabe und des geplanten Verfahrens sind der Gesamtaufwand und damit auch das von externer Unterstützung zu erbringende Leistungsbild sehr unterschiedlich. Auch kann die Position der extern als Wettbewerbsorganisation beteiligten im Projekt sehr unterschiedlich sein. Die Rolle der externen Beratung im Projekt folgt weltweit und selbst regional unterschiedliche Traditionen: Wettbewerbsberatung: Eine erfahrene externe Einzelperson (verbreitet z. B. in Nordamerika als „competition advisor“), der die Ausloberin in strategischen Fragen berät, der große Arbeitsaufwand wird aber durch das Team des Bauherrn selbst oder eine andere, nicht unbedingt in der Wettbewerbsbetreuung erfahrene externe Firma abgedeckt. Wettbewerbsbetreuung: Eine externe Beratungsfirma unterstützt den kompetenten Bauherrn als „verlängerte Werkbank“ durch Kapazitäten und punktuell durch fachliche Beratung, somit eher mit dem Charakter eines „Wettbewerbssekretariats“, bei dem die Ausloberin weiterhin für ausgewählte zentrale administrative Teile des Verfahrens verantwortlich ist. Wettbewerbsmanagement: In diesem Szenario bietet die externe, auf diese Leistung spezialisierte Firma einen Komplettservice, die Ausloberin kann sich auf ihre Aufgaben als Bauherrschaft konzentrieren: insb. die Definition der geplanten Nutzung und Entscheidungen über strategische Fragen, die vom Wettbewerbsmanagement vorbereitet wurden.
Bedeutung Gegenstand des ersten Planungsschrittes sind die Analyse des Bedarfs, die Feststellung der örtlichen Bedingungen sowie der Vorentwurf. In den nachfolgenden Schritten folgen die weitere Ausarbeitung des Entwurfs, die baukonstruktive und die technische Planung, die Vergabe der Bauaufträge und der Bau selbst. Mit fortschreitender Entwicklung des Projektes nehmen die Möglichkeiten kontinuierlich ab, das Projekt zu optimieren, sei es um Kosten zu sparen oder um dessen Qualität zu verbessern.
Die Bedeutung begründet sich mit der Dimension der in dieser Phase zu treffenden Grundsatzentscheidungen – über das Projekt selbst, z. B. über den Standort, die Größe und Funktion, aber auch über die Zusammensetzung des Projektteams. Diese Entscheidungen gilt es optimal vorzubereiten und zu treffen. Es geht darum, alle für den Planungsprozess erforderlichen Fachleute und Interessenvertreter Schritt für Schritt an einen „Runden Tisch“ zu bringen. Und oftmals auch darum, die ökonomischen und politischen Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches Projekt erst zu schaffen – sowohl intern, das heißt beim Bauherrn, als auch extern, bei der Kommune oder der Stadt, bei den Finanzierungspartnern und in der Öffentlichkeit.
Somit ist die erste Planungsphase von besonderer Relevanz für den nachhaltigen Erfolg eines Projekts – mit dem Ziel gestalterischer, funktionaler und ökonomischer Qualität.
Qualifikation Es sind in der Regel Architekten und Stadtplaner sowie Projektsteuerungsfirmen die sich auf Beratungs- und Managementleistungen in diesem Leistungssegment spezialisiert haben. Einige der einschlägigen Richtlinien für die Durchführung von Wettbewerben beinhalten Aussagen zur Mindestqualifikation dahingehend, dass der Wettbewerbsmanager mindestens die Qualifikation der Wettbewerbsteilnehmer haben muss. (UIA Guide, Art. 9: „… preferably an architect …“UIA Guide for International competitions in architecture and town planning, RPW 2018 § 2 Abs. 5: „… Sie haben die fachliche Qualifikation der Teilnehmer. Fachkundige Auslober können die Wettbewerbsbetreuung auch selbst erbringen.“Richtlinie für Planungswettbewerbe RPW 2013).
Der Wettbewerbsmanager agiert auf der Hierarchieebene, auf der auch die Entscheidungsträger seitens des Auslobers und die am Wettbewerb teilnehmenden Architekten und Planer agieren. Dies bedeutet nicht nur, dass die fachlichen und persönlichen Qualifikationen des Wettbewerbsmanagers das volle Verständnis für alle Aspekte des in Rede stehenden Themas und für die Motive auf Seiten des Auslobers ermöglichen müssen. Es bedeutet auch, dass der Wettbewerbsmanager in der Lage sein muss, dem Auslober Entscheidungswege bereits vorzuzeichnen und ihn über mögliche Strategien und die Konsequenzen einzelner Entscheidungen zu beraten. An dieser Stelle mag der Begriff des Wettbewerbsmanagers oder -koordinators irreführend sein: Es handelt sich vielmehr auch um strategische Beratung, die unter anderem in die Vorbereitung und Koordination komplexer Vorgänge mündet – aber keineswegs darauf beschränkt ist.
Die Vorausbildung und Erfahrung als Architekt oder Stadtplaner ist sicher eine gute Grundlage, um darauf die Fähigkeiten zur Durchführung dieser speziellen Beratungsleistungen und fachtechnischen Vorgänge aufzubauen, da die Mehrzahl von Planungswettbewerben in diesem Fachgebiet durchgeführt werden. Die Anforderungen gehen jedoch über das für Architekten und Planungswesen übliche Profil deutlich hinaus: Die Beratungsinhalte setzen anwendbare betriebswirtschaftliche und juristische Kenntnisse sowie alle technischen und organisatorischen Fähigkeiten voraus, die in diesem Zusammenhang zur Anwendung kommen können.
Eine wichtige Voraussetzung zur Ausübung der Tätigkeit eines Wettbewerbsmanagers ist, mit allen fachlichen Fragen aus den Bereichen Architektur und Städtebau sowie mit der Rolle als Moderator zwischen den am Projekt beteiligten Parteien vertraut zu sein. Hinzu kommt die Notwendigkeit in Themen wie Bau- und Vergaberecht, kaufmännische und juristische Projektentwicklung, Grafik, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und IT-Logistik. Weitere Voraussetzungen sind persönliche Fähigkeiten wie Verhandlungsführung, Moderation und das Denken in komplexen technischen, wirtschaftlichen und politischen Zusammenhängen. In dieser Hinsicht unterscheidet sich diese Tätigkeit strukturell nicht wesentlich von anderen Beratungstätigkeiten, sie ist diesen in der Tat ähnlicher als konventionell verstandene Ingenieurstätigkeit, letztlich eine Kombination von beidem.
Honorierung Die Tätigkeit eines Wettbewerbsmanagers entspricht eher der eines Unternehmensberaters als der eines planenden Architekten. Vor diesem Hintergrund kann die Art, wie das Honorar für diese Tätigkeit bestimmt wird, nicht, wie für planende Architekten und Stadtplaner üblich und für Deutschland durch die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure definiert, in der Berechnung eines Prozentsatzes der zu erwartenden Baukosten resp. die Größe des Projektgebiets bestehen. Gängig ist stattdessen, eine am tatsächlichen Aufwand und an der zu erwartenden Komplexität des Projektes ausgerichtete Honorierung vorzusehen – in der Regel über eine Pauschalhonorierung. Die Herleitung eines pauschalen Honorars – ggf. ergänzt um Mengenstaffeln oder Gleitklauseln für bestimmte Einzelaspekte (zum Beispiel Anzahl der erforderlichen Besprechungen oder die Anzahl der zu prüfenden Bewerbungen bzw. Entwürfe in der Vorprüfung) – kann in den allermeisten Fällen ohne Schwierigkeiten dargestellt werden.
Die konkrete Ermittlung des Honorars beruht also in erster Linie auf Erfahrungswerten des Wettbewerbsmanagers und einer Einschätzung des zu erwartenden Aufwands. Je nach Anspruch und Kompetenz des Wettbewerbsmanagers variieren demzufolge die Höhe des Honorars sowie der Umfang und die Qualität der erbrachten Leistung. Eine Aufstellung von Mindeststandards im Bereich des Wettbewerbsmanagements (im Sinne eines verbindlichen Leistungskatalogs) existiert nicht.
Im UIA Guide for International competitions in architecture and town planning wird im Anhang erläutert, das die Honorare der professional and technical advisor sowie etwaige weitere Berater z. B. für die Definition des Raum- und Funktionsprogramms, in Abhängigkeit vom Aufwand, der lokalen Situation ermittelt werden und Neben- und Reisekosten vom Auslober zu tragen sind.UIA Guide for International competitions in architecture and town planning
Vergabe der Leistungen des Wettbewerbsmanagers Die Leistungen des Wettbewerbsmanagers werden, je nach gültigem Vergabe- und Haushaltsrecht, aufgrund der Höhe des Honorars nur bei großen Projekten offen ausgeschrieben. Zur Abgabe eines Angebots wird daher häufig nur eine begrenzte Anzahl von Wettbewerbsmanagern aufgefordert, die aufgrund ihrer Referenzen als geeignet gelten.