Eine elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung) ist im Rechnungswesen ein elektronisches Dokument, das in einem elektronisch strukturierten Format ausgestellt, übermittelt, empfangen und elektronisch ausgewertet werden kann. Eine elektronische Rechnung gleicht in den Punkten Inhalt und Rechtsfolgen einer Rechnung in Papierform.
Rechtliche Rahmenbedingungen Vorgaben der Europäischen Union Grundlegende Vorgaben zur Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber macht die Richtlinie 2010/45/EU. Sie wird in Bezug auf elektronische Rechnungen ergänzt durch die vom Europäischen Parlament am 11. März 2014 beschlossene Richtlinie 2014/55/EU. Diese gibt den Mitgliedstaaten vor, öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen zu verpflichten. Anschließend wird eine neue europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung in Europa eingeführt: 36 Monate nach Inkrafttreten der Richtlinie soll ein semantisches Datenmodell für die elektronische Rechnungsstellung vorliegen, das die verschiedenen nationalen Standards in Einklang bringt. Nach weiteren 18 Monaten wird die Umsetzung zwingend vorgeschrieben.
Ziel ist nicht nur die Erstellung, Versendung, Übermittlung und Entgegennahme, sondern auch die Verarbeitung einer Rechnung vollständig zu automatisieren. Das heißt, dass die Empfänger die Rechnungen automatisch und digital verarbeiten sollen, und zwar auf Basis von strukturierten Daten.
Dabei muss eine elektronische Rechnung für den Vorsteuerabzug folgende Voraussetzungen erfüllen: der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Rechnung zustimmen sie muss in einem elektronischen Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden menschliche Lesbarkeit muss gegeben sein es muss die Echtheit der Herkunft garantiert sein (z. B. digitale Signatur oder internes Kontrollverfahren) es muss die Unversehrtheit der Rechnung garantiert sein alle weiteren Rechnungsmerkmale/Pflichtangaben für den Umsatzsteuerabzug müssen vorhanden sein
Dies haben Rechnungsempfänger und der Rechnungsaussteller unabhängig voneinander jeweils in ihrem Verfügungsbereich sicherzustellen.
Nach Plänen der Europäischen Kommission soll die elektronische Rechnungsstellung („e-Invoicing“) bis 2020 in Europa zum Standard werden.
Umsetzung in einzelnen Staaten
Deutschland Seit dem 1. Juli 2011 sind in Deutschland gemäß Steuervereinfachungsgesetz 2011, mit dem die Richtlinie 2010/45/EU umgesetzt wurde, elektronische Rechnungen und klassische Papierrechnungen durch Änderung des des Umsatzsteuergesetzes gleichgestellt, um Geschäftsprozesse einfacher und effizienter zu machen. Zur nationalen Umsetzung sind gesetzliche Regelungen beim Bund und den 16 Bundesländern erforderlich. So ist für den Bund als Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU zur Umsetzung auf Bundesebene im Mai 2017 der neue des E-Government-Gesetzes in Kraft getreten, der die Bundesregierung ermächtigt, Vorgaben über die Ausgestaltung elektronischer Rechnungen durch Rechtsverordnung zu erlassen. Davon machte sie mit der E-Rechnungsverordnung (ERechV) Gebrauch, die überwiegend im November 2018 in Kraft ( ERechV) getreten ist und seit ihrem Inkrafttreten für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber anzuwenden ist. Die Verordnung macht durch einen Verweis auf den kurz zuvor verkündeten Datenaustauschstandard XRechnung detaillierte Vorgaben über die technische Ausgestaltung elektronischer Rechnungen.
Die Umsetzungsfrist für den Empfang elektronischer Rechnungen im Standard XRechnung oder in einem Standard konform zur EU-Norm ist der 27. November 2018 (für die obersten Bundesbehörden und die Verfassungsorgane des Bundes), der 27. November 2019 (für alle anderen Bundesbehörden) und der 18. April 2020 für subzentrale öffentliche Auftraggeber, Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber, d. h. auch die Bundesländer (sofern diese sich nicht zu einer früheren Annahme verpflichtet haben). In: Amtsblatt der Europäischen Union. Am 17. April 2020 endet die Frist von 30 Monaten nach der Veröffentlichung der europäischen Norm.Inkrafttreten der E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO) für die Stellen des Bundes: siehe ERechV
Seit dem 27. November 2020 ist die Erstellung von Rechnungen an die öffentlichen Auftraggeber des Bundes in elektronischer Form vorgeschrieben ( Abs. 1 i. V. m. Abs. 3 ERechV). Einige Bundesländer haben hierzu ihre Lieferanten zu einem anderen Termin verpflichtet.
Seit 1. Januar 2025 gilt eine E-Rechnungspflicht für alle inländischen unternehmerischen Rechnungsempfänger, die keine Kleinunternehmer sind. Sie müssen ab diesem Termin in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können.Ronny Langer / Dr. Katharina Artinger, E-Rechnungspflicht in Deutschland, Deutsches Steuerrecht (DStR) 2024, 905 Die elektronische Rechnungstellung ist nicht an die Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft. Ausnahmen gelten für bestimmte steuerfreie Umsätze, bei Kleinbeträgen bis 250 Euro Bruttobetrag sowie für Fahrausweise, die als Rechnung gelten. § 14 Absatz 2 Nummer 1 UStG in der ab dem 1. Januar 2025 geltenden Fassung sieht für Rechnungen von Unternehmen an Unternehmen (B2B-Rechnungen) grundsätzlich die Ausstellung in einem strukturierten elektronischen Format vor. Durch eine Übergangsregelung können jedoch bis zum 31. Dezember 2026 auch noch Papierrechnungen ausgestellt werden. Hatte der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz bis 800.000 EUR, gilt diese Regelung noch bis Ende 2027. Rechnungen an Endverbraucher (B2C) benötigen allerdings weiter deren Zustimmung für die elektronische Rechnungstellung. In des Wachstumschancengesetzes zur Änderung des Umsatzsteuergesetzes (UStG) wird eine neue Definition des Begriffs „elektronische Rechnung“ eingeführt. Unterschieden wird dabei zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen. Eine elektronische Rechnung ist nunmehr daran erkennbar, dass sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, was u. a. vom Format XRechnung oder dem hybriden Format ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) erfüllt wird. Als „sonstige Rechnung“ werden sowohl papiergebundene Rechnungen bezeichnet als auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden, also auch per E-Mail versandte PDF-Rechnungen.OZG-Newsletter, Ausgabe IX / 2023; abgerufen am 3. Januar 2024
Österreich Seit dem 1. Januar 2014 besteht in Österreich die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an Bundesstellen, mit Inkrafttreten des Informations- und Kommunikationstechnik-Konsolidierungsgesetzes (IKTKonG)Bestimmung zur E-Rechnung (PDF; 170 kB) IKTKonG (siehe Abschnitt 2) ist die Übermittlung von e-Rechnungen im Waren- und Dienstleistungsverkehr.Rechtliche Grundlagen ERB. E-Rechnung Bund / Österreich Davon betroffen sind alle 3300 Bundesdienststellen, etwa Ministerien, Bundessozialämter, Finanz- und Zollämter, Polizeiinspektionen und alle weiteren Behörden und Ämter des Bundes.Liste Bundesdienststellen Vorerst nicht betroffen sind die Ämter und Behörden der Länder und Gemeinden sowie Besitzungen des Bundes, die ausgelagert wurden, etwa die ÖBB oder die ASFINAG.
Es existieren zwei öffentlich verwendete Standards:
ebInterface
ebInterface basiert auf dem XML-Format und wird vom Verein AUSTRIAPRO im Auftrag der Wirtschaftskammer Österreich, gemeinsam mit Partnern aus der Wirtschaft, standardisiert. Offiziell unterstützt werden die Versionen 4.3, 5.0, 6.0 und 6.1.ebInterface. In: www.erechnung.gv.at. Die elektronische Rechnungseinbringung an die öffentliche Verwaltung, abgerufen am 7. Dezember 2024
Peppol-UBL
PEPPOL-UBL basiert auf dem UBL-Standard, dem ebenfalls eine XML-Struktur zugrunde liegt. Das Format wird von OASIS gepflegt. Die aktuellste Version ist die Version 2.1.Peppol-UBL. In: www.erechnung.gv.at. Die elektronische Rechnungseinbringung an die öffentliche Verwaltung, abgerufen am 7. Dezember 2024
Beide Standards werden nach Eingang in e-Rechnung.gv.at in das Format AustroFIX (Austrian Financial Invoice eXchange) konvertiert. Dieses Format wird vom Bundesrechenzentrum weiterentwickelt und ist nur für die interne Weiterverarbeitung bestimmt. AustroFIX liegt aktuell in der Version 5 vor.Formate. In: www.erechnung.gv.at. Die elektronische Rechnungseinbringung an die öffentliche Verwaltung, abgerufen am 7. Dezember 2024
Schweiz In der Schweiz gibt es zwei Standards für digitalen Rechnungsverkehr:
eBill eBills sind der Schweizer Standard für digitale Rechnungen. Adressaten können über ihr Onlinebanking-Konto einen Überblick über alle Rechnungen einsehen und offene Rechnungen zur Zahlung freigeben. Die Bundesverwaltung verlangt von ihren Lieferanten seit 1. Januar 2016 die E-Rechnung.e-rechnung.admin.ch
QR-Rechnung Die QR-Rechnung ist ein Standard für maschinenlesbare Rechnungen. Sie enthält einen per Kamera oder Software einlesbaren QR-Code mit den Rechnungsinformationen. Sie löste ab 30. Juni 2020 bis 30. September 2022 die bisherigen Einzahlungsscheine ab.
Ungarn In Ungarn wurde von der Nationalen Steuer- und Zollbehörde (NAV) ein Format für elektronische Rechnungen definiert. Verpflichtende Verwendung findet es in der Online-Rechnung (Online Számla). Ab 1. Juli 2018 müssen alle ungarischen Firmen sämtliche Fakturen mit einem Steuerbetrag ab 100.000 Forint unmittelbar nach der Fertigstellung in Computersystemen mittels Webservice an die NAV übermittelt werden. Händisch ausgestellte Fakturen müssen innerhalb von 5 Tagen in einem Webportal nacherfasst und so übermittelt werden.Das System für online Rechnungen, auf der Homepage der NAV
Italien Seit 2014 ist in Italien die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) verbindlich vorgeschrieben. Seit dem 1. Januar 2019 gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung auch für alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen in Italien im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen (B2B) und mit Endverbrauchern (B2C). Die Rechnungen müssen im FatturaPA-XML-Format ausgestellt und über die von der Agenzia delle Entrate verwaltete Plattform Sistema di Interscambio (SDI) übermittelt werden. Ausnahmen gelten für bestimmte grenzüberschreitende Transaktionen sowie einige Kleinstunternehmen und Unternehmen ohne Sitz in Italien.
Frankreich In Frankreich ist die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber (B2G) seit 2020 verpflichtend; die Übermittlung erfolgt über die staatliche Plattform Chorus Pro. Die Pflicht wird stufenweise auf den inländischen B2B-Bereich ausgeweitet: Ab dem 1. September 2026 müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, große und mittlere Unternehmen zudem elektronisch ausstellen; ab dem 1. September 2027 gilt die Ausstellungspflicht für alle übrigen Unternehmen. Zugelassen sind die drei EN-16931-konformen Formate Factur-X, UBL 2.1 und UN/CEFACT CII.
Eigenschaften
Zustimmungserfordernis Die Zustimmung ist an keine besondere Form gebunden. So kann z. B. die Verwendung der E-Rechnung in den AGB aufgenommen werden, aber es genügt auch die „stillschweigende Billigung durch tatsächliche Übung“ oder eine „konkludente Zustimmung“.
Menschliche Lesbarkeit Lesbarkeit bedeutet für Menschen inhaltlich erfassbar und verständlich. Ob diese Rechnungsangaben mit den maschinenlesbaren Werten im XML-Format übereinstimmen, wird bislang nicht technisch abgesichert.
Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts kann gewährleistet werden durch: eine qualifizierte elektronische Signatur i. S. d. Signaturgesetzes mittels elektronischen Datenaustausch (z. B. EDI-Verfahren) mittels PEPPOL-Verfahren (Pan-European Public Procurement OnLine)