Die Gesundheitskostenrechnung stellt im Personalwesen sowohl ein Organisationsmittel zur Kostenanalyse der Krankheitskosten als auch ein Planungsinstrument für zukünftige Maßnahmen dar. Dabei werden die anfallenden Kosten zunächst identifiziert und charakterisiert. Ziel der Gesundheitskostenrechnung ist der Einbezug des Erfolgsfaktors Mitarbeitergesundheit (Humankapital) in das Controlling. Denn einerseits können kranke Mitarbeiter nur einen Teil der Leistung eines gesunden Mitarbeiters bewerkstelligen (Präsentismus) bzw. stehen zeitweise nicht wertschöpfend zur Verfügung (Abwesenheitskosten). Und andererseits gibt es Mitarbeiter, die nicht zur Arbeit erscheinen, obwohl sie dazu in der Lage wären (Absentismus).T. Günther, C. Albers, M. Hamann: Kennzahlen zum Gesundheitscontrolling. In: Zeitschrift für Controlling und Management. 53. Jg., H. 6, 2009, S. 388.
Die dabei entstehenden direkten und indirekten Kosten sollten im Unternehmen erfasst werden, um eine optimale Planung, Kontrolle und Dokumentation zu ermöglichen.A. G. Coenenberg, T. M. Fischer, T. Günther: Kostenrechnung und Kostenanalyse. 6. Auflage. Stuttgart 2007, S. 22.
Notwendigkeit
Der durch die Folgen des demografischen Wandels hervorgerufene Fachkräftemangel führt dazu, dass Arbeitnehmer zukünftig länger im Berufsleben stehen als bisher. Die daraus resultierende Notwendigkeit betrieblicher Maßnahmen zur Gesunderhaltung und Gesundheitsförderung für Mitarbeiter ist unbestritten.B. Badura, H. Schröder, C. Vetter: Fehlzeitenreport 2008 - Betriebliches Gesundheitsmanagement: Kosten und Nutzen. Berlin 2009, S. 65ff. Die Wirtschaftlichkeit dieser Maßnahmen ist jedoch schwer zu beurteilen. Grund dafür ist insbesondere die mangelnde Kostenbetrachtung in diesem Bereich.T. Günther, M. Hamann, T. Eisoldt, A. Kahl: Gesundheitskostenrechnung - Umsetzung in einem Unternehmen der Automobilzulieferindustrie. In: Controlling - Zeitschrift für erfolgsorientierte Unternehmenssteuerung. 23. Jg., H. 12, 2011, S. 668.
Strukturierung der Gesundheitskosten Direkte Gesundheitskosten lassen sich in Kosten, die für die Wiederherstellung, den Erhalt und die Förderung der Mitarbeitergesundheit in einem Unternehmen entstehen und Kosten, die durch Abweichungen des Gesundheitszustandes der Mitarbeiter von einem bestimmten Gesundheitsniveau verursacht werden, unterteilen.P. Hemp: Krank am Arbeitsplatz. In: Harvard Businessmanager. 27. Jg., H. 1, 2005, S. 50.
Dabei wird in Kosten für das Arbeits- und Gesundheitsschutzsystem und Folgekosten unterschieden. Während Folgekosten immer Kosten der Abweichung von einem bestimmten Gesundheitsniveau sind, setzen sich die Kosten des Arbeits- und Gesundheitsschutzsystems sowohl aus Kosten für die Einhaltung von Gesundheit als auch aus Teilen der Abweichungskosten zusammen. So genannte Krankheits- bzw. Unfallvermeidungskosten lassen sich den Kosten der Einhaltung zuordnen, während Krankheits- bzw. Unfallfolgekosten eindeutig als Abweichungskosten klassifiziert werden können.T. Günther, M. Hamann, T. Eisoldt, A. Kahl: Gesundheitskostenrechnung. 2011, S. 668f. Eine Ausnahme bilden die Prüfkosten, die beiden Gruppen zugeordnet werden können.
Kostenarten Direkte Gesundheitskosten sind die folgenden:
Krankheits- und Unfallvermeidungskosten Personalkosten des Arbeits- und Gesundheitsschutzes Kosten für Erste-Hilfe-Maßnahmen Kosten für ergonomische Maßnahmen Gesundheitsprämien Fremdleistungskosten (z. B. Schulungen, Gesundheitsmaßnahmen) Kapitalkosten Sachanlagekosten (z. B. Abschreibungen und Zinsen für Sicherheitseinrichtungen, Schutzkleidung) Kosten für Maßnahmen zur Verbesserung der Fitness inkl. monetäre Anreize (z. B. Zuschüsse an Mitarbeiter für Kurse) Sonstiges (z. B. Mitarbeiterbefragungen)
Von diesen Kosten sind Förderungen jeglicher Art abzuziehen.T. Günther, M. Hamann, T. Eisoldt, A. Kahl: Gesundheitskostenrechnung. 2011, S. 670ff.
Prüfkosten Prüfkosten entstehen zum einen für regelmäßige Überprüfungen (z. B. der Schutzkleidung, sicherheitsrelevante Hinweise, des Gesundheitszustandes etc.) und zum anderen zur Ursachenklärung infolge eines arbeitsbedingten Unfalls bzw. einer Erkrankung. Unternehmen sind, sobald sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen, nach Arbeitssicherheitsgesetz §§ 1 – 7 verpflichtet, Maßnahmen zur Gesunderhaltung bzw. zum Gesundheitsschutz durchzuführen. Dazu gehört u. a. auch die Bereitstellung einer betriebsärztlichen Betreuung. Hierbei entstehen nicht nur Kosten für die Einrichtung einer Sanitätsstelle und die Arbeitszeit des Arztes, sondern auch Kosten für spezielle arbeitsmedizinische Betreuung. Beispiele sind demnach: Personalkosten der Sicherheitsfachkraft oder des angestellten Betriebsarztes Fremdleistungen (z. B. Kosten für externe Sicherheitsfachkräfte oder Betriebsarzt)T. Günther, M. Hamann, T. Eisoldt, A. Kahl: Gesundheitskostenrechnung. 2011, S. 670ff.
Folgekosten von Unfällen und Krankheit Sie zählen zu den Kosten der Abweichung von einem bestimmten Gesundheitsniveau sowie den Folgekosten allgemein, da sie erst durch einen arbeitsbedingten Unfall bzw. eine Erkrankung (Abweichung vom angestrebten Gesundheitszustand) entstehen. Beispiele hierfür sind: Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall Kosten für betriebliche Eingliederungsmaßnahmen (Managementkosten) Umorganisationskosten Kosten für Ausgleichsmaßnahmen infolge von Abwesenheit (Einsatz anderer Mitarbeiter, Leiharbeiter etc.) Arbeitszeit anderer Mitarbeiter (z. B. Managementkosten) Kosten für die Beseitigung von Unfallschäden (z. B. an Maschinen) Kosten für Ersatzmaßnahmen Kosten für Wertschöpfungsverluste (u. a. durch Ausfallzeiten) Gerichtskosten, Strafzahlungen etc. Versicherungen und Beiträge PräsentismuskostenT. Günther, M. Hamann, T. Eisoldt, A. Kahl: Gesundheitskostenrechnung. 2011, S. 670ff.
Indirekte Gesundheitskosten fallen insbesondere für den eventuellen Imageverlust, für Fluktuation oder den Qualitätsverlust an und sind nur selten verlässlich ermittelbar.T. Günther, M. Hamann, T. Eisoldt, A. Kahl: Gesundheitskostenrechnung. 2011, S. 670ff.
Gestaltungsanforderungen Informationsrelevanz: (i. S. v. Gesundheitsrelevanz), d. h. die Abbildung aller ermittelbaren, relevanten Informationen in Bezug auf Gesundheit Komplexitätsreduktion: Verfügbarkeit aller notwendigen Informationen, nur Betrachtung der entscheidungsrelevanten InformationenD. Hahn, H. Hungenberg: PuK - Wertorientierte Controllingkonzepte. 6. Auflage. Wiesbaden 2001, S. 77. Aktualität: aufgrund des dynamischen Charakters der benötigten Daten ist Aktualität als wichtig zu erachtenA. Töpfer: Betriebswirtschaftslehre - Anwendungs- und prozessorientierte Grundlagen. Berlin 2005, S. 1165. Einfachheit: ermöglicht die Anwendung ohne Spezialkenntnisse und erheblichen Einarbeitungsaufwand Übersichtlichkeit & Struktur: fördern eine schnelle Reaktionsfähigkeit der betroffenen Entscheidungsträger Vollständigkeit & Genauigkeit: die Abdeckung aller Aspekte des jeweiligen Sachverhaltes sichert die Qualität der entscheidungsrelevanten Daten und somit die Qualität der Entscheidung Wirtschaftlichkeit: es ist stets zu beachten, dass die Kosten für Gestaltung und Durchführung einer Gesundheitskostenrechnung nicht den Nutzen aus den zusätzlich generierten Informationen übersteigen.D. Hahn, H. Hungenberg: PuK - Wertorientierte Controllingkonzepte. 6. Auflage. Wiesbaden 2001, S. 84.
Vorgehensweise bei der Implementierung Analyse der in der Vergangenheit entstandenen Kosten, Schlussfolgerung auf Wahrscheinlichkeit des zukünftigen Eintritts, Relevanzbetrachtung Identifikation von Hauptkostenpositionen, Zuordnung der einzelnen Kosten zu Kostengruppen, Einordnung nach Kostenarten und -stellen Bestimmung der Ist- und Plan-Werte (Berechnungsvorschriften) Unterscheidung in eindeutig messbare (z. B. Entgeltfortzahlungen) und zu schätzende Kosten (z. B. Präsentismuskosten) Augenmerk auf schwer zu beobachtende Kosten (z. B. Präsentismuskosten) Vergleich mit Durchschnittswerten (z. B. der Branche) Ableitung von Schlussfolgerungen (Bedeutung der Kosten für die Wertschöpfung etc.) Überlegung, wie die wertschöpfungsrelevanten ermittelten Kosten beeinflussbar sind: z. B. Gesundheit der Mitarbeiter fördern führt zu sinkenden FolgekostenT. Günther, M. Hamann, T. Eisoldt, A. Kahl: Gesundheitskostenrechnung. 2011, S. 670ff.
Beispiele zur Kostenbestimmung Kosten für Erste-Hilfe-Maßnahmen Nach § 10 Arbeitsschutzgesetz müssen Unternehmen Ersthelfer benennen, ausrüsten und qualifizieren. Der Umfang dieser Maßnahmen ist dabei von der Anzahl der Mitarbeiter abhängig. Die direkten Ausbildungskosten werden in der Regel von den Berufsgenossenschaften getragen. Dem Unternehmen entstehen jedoch dennoch Kosten aus der Abwesenheit der jeweiligen Mitarbeiter für den Zeitraum der Ausbildung/Schulung. Diese lassen sich vereinfacht über die „verlorene“ Arbeitszeit multipliziert mit dem durchschnittlichen Stundensatz schätzen. Die Planung dieser Kosten erfolgt meist auf Basis von Schätzungen durch Erfahrungswerte und setzt eine Aufstellung des Ausbildungs-/Fortbildungsbedarfs an Ersthelfern voraus.
Berechnungsformel Plan/Ist:
PKEH = (GrKT × GrKAnz + AfKAnz) × tAZ + durchschnittlicher StS
PKEH = Personalkosten Erste Hilfe GrKT = Anzahl der Tage des Grundkurses GrKAnz = Anzahl der Teilnehmer des Grundkurses AfKAnz = Anzahl der Teilnehmer an Auffrischungskursen tAZ = tägliche Arbeitszeit StS = StundensatzT. Günther, M. Hamann, T. Eisoldt, A. Kahl: Gesundheitskostenrechnung. 2011, S. 671f.
Personalkosten der Sicherheitsfachkraft oder des angestellten Betriebsarztes § 1 Arbeitssicherheitsgesetz verpflichtet Unternehmen zur Bestellung eines Betriebsarztes. Abhängig von der Unternehmensgröße ist eine arbeitsmedizinische Regelbetreuung mit festen Einsatzzeiten zu gewährleisten. Allgemeine arbeitsmedizinische Untersuchungen sind dabei auf die Einsatzzeit des Arztes anzurechnen, spezielle arbeitsmedizinische (Vorsorge-)Untersuchungen nicht.R. Schädlich: Arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen. Straelen 2009. Für das Unternehmen entstehen auf der einen Seite Kosten für die Einrichtung und den Betrieb einer Sanitätsstelle und auf der anderen Seite Kosten für Leistungen des Betriebsarztes, die nicht auf dessen Einsatzzeit angerechnet werden können. Diese Kosten lassen sich über die Abrechnungen mit dem Betriebsarzt einfach und verlässlich ermitteln. Die Kostenplanung ist hingegen schwieriger. Einerseits können Kosten für die vertraglich geregelten Leistungen detailliert prognostiziert werden aber andererseits unterliegen darüber hinausgehende Kosten verschiedenen Einflüssen. Da es sich dabei meist um Kosten für Präventivmaßnahmen handelt, können keine Bezüge zu Krankheitsquoten o. ä. hergestellt werden. Aus diesem Grund ist eine Planung nur auf Basis von Erfahrungswerten möglich und die Zukunftsorientierung damit bedenklich.T. Günther, M. Hamann, T. Eisoldt, A. Kahl: Gesundheitskostenrechnung. 2011, S. 670.
Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall Nach § 31 und § 91 Satz 1 Entgeltfortzahlungsgesetz hat ein unverschuldet er-krankter Arbeitnehmer Anspruch auf Fortzahlung des Entgeltes für einen Zeitraum von bis zu sechs Wochen. Entgeltfortzahlungen können als separate Kostenart er-fasst werden und sind somit verlässlich bestimmbar. Für die Kostenplanung ist es jedoch notwendig, einen Quotenplan für die Krankheitstage festzulegen. Die Schätzung dieser Krankenquote sollte exklusive der langfristig erkrankten Mitarbeiter erfolgen, da in diesen Fällen die Krankenkassen die Kosten für Entgeltfort-zahlungen tragen. Die Plankosten lassen sich schließlich durch Multiplikation des Entgeltes mit der Krankenquote ermitteln.
Berechnungsformeln:
IST: Wert aus IST-Kostenrechnung PLAN: EKfPLAN = EPLAN × KQPLAN
EKfPLAN = Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall EPLAN = Entgelt (Planwert) KQPLAN = Krankenquote (Planwert)T. Günther, M. Hamann, T. Eisoldt, A. Kahl: Gesundheitskostenrechnung. 2011, S. 673.