Facilitair management houdt zich bezig met het besturen en beheersen van de ondersteunende activiteiten ten behoeve van het primaire proces van een organisatie, alsmede ten behoeve van de overige ondersteunende activiteiten.Het primaire proces slaat op dat gedeelte van de activiteiten in een organisatie, waar de producten of diensten worden geproduceerd, die aan klanten worden geleverd Het betreft ondersteunende activiteiten die nodig zijn, zowel op het strategische niveau van de organisatie om haar doelstellingen te kunnen realiseren, als op het praktische niveau van de individuele werknemers.
Oorsprong begrip facility
Facilitair of facility management thumb|150px|Fig 1. Facility management en facilitair management waarbij: 1. Management of algemeen management. 2. (Integraal) facility management. 3. facilitair management
De vertaling van het woord "facility" naar het Nederlandse woord "facilitair" is in de letterlijke zin een onjuiste en foutieve vertaling. Een 'facility' is een grotendeels tastbare asset (vgl. het Shostack continuüm). 'Facility services' zijn services die per definitie bestaan uit tastbare assets en niet-tastbare handelingen. Het management zelf is onderdeel van de dienstverlening en derhalve eveneens facilitair, zie ook de definitie van facility management gehanteerd door de Europese Unie, NEN-EN 15221.
De basisgedachte achter facility management is dat er in een organisatie altijd mensen nodig zijn die zich dienstbaar opstellen ten opzichte van andere functionarissen. Ze bieden op één of andere wijze ondersteuning aan die functionarissen om de taak waarvoor ze aangesteld zijn, te vergemakkelijken. Van Dale geeft het woord 'ondersteunend' als synoniem voor de term facilitair. Facility management bevordert dus alle activiteiten die binnen een organisatie worden verricht.
Facility management kan worden beschouwd als een algemene management functie,FM Executive augustus 2009 toegespitst op het domein facility management.
Twee definities van facility management thumb|Fig 2. Facility Management als ondersteuning van het kernproces
Wanneer we de wijze volgen waarop de wereld wordt bestuurd zijn er twee soorten definities: Die welke zijn vastgelegd in nationale (bijvoorbeeld NEN), continentale (bijvoorbeeld EN) en wereldwijde (ISO) normen. Die welke door bedrijven, verenigingen en andere organisaties zijn ontwikkeld (RICS, GEFMA, IFMA, etc.). Sinds 2006 bestaat er een Europese definitie van FM volgens categorie 1, welke de nationale normen in Europa heeft vervangen. Er wordt op dit moment hard gewerkt om van deze norm een ISO-norm te maken. De in de Verenigde Staten door IFMA ontwikkelde definitie van FM is dus geen formele wereldwijde norm. Echter, vanuit historisch perspectief wordt deze definitie wel veel gebruikt door met name Amerikaans georiënteerde organisaties.
IFMA (International Facility Management Association)
Volgens IFMA ligt de kern van facility management in het volledig besturen en beheersen van alle ondersteunende activiteiten, die nodig zijn zowel op strategisch niveau van organisatie of instelling om haar doelstellingen te kunnen realiseren als op praktische niveau van de individuele werknemers (zie figuur 2). Dit betekent dat het facility management moet inspelen op de werkprocessen van een organisatie en op de besturingsprocessen ervan.
NEN-EN 15221 Facility Management
De Europese scope van facility management omvat 'Space & Infrastructure' (planning, design, workplace, construction, lease, occupancy, maintenance, furniture, cleaning, etc.) en 'People & Organisation' (catering, HRM, ICT, HS&S, accounting, marketing, hospitality, etc.). Dit maakt facility management tot de integrator van business services. Op Europees niveau vertegenwoordigt facility management daarmee 5% van het bruto binnenlands product.
Binnen deze Europese norm wordt ingegaan op 7 onderwerpen: NEN-EN 15221-1: Termen en Definities NEN-EN 15221-2: Leidraad voor het opstellen van facilitymanagementovereenkomsten (service level agreement) NEN-EN 15221-3: Kwaliteit NEN-EN 15221-4: Ordening NEN-EN 15221-5: Processen NEN-EN 15221-6: Ruimte/oppervlaktebepaling NEN-EN 15221-7: benchmarking.
Facilitaire Competenties Het Landelijk Overleg Opleidingen Facilitaire Dienstverlening (LOOFD) heeft een profiel opgesteld waaraan studenten Facilitair Management vijf jaar na afronding van hun studie moeten kunnen voldoen. In totaal zijn er negen competenties opgenomen in het profiel. Van elk van deze competenties is het gedragsniveau geoperationaliseerd.Facility Management, Strategie en bedrijfsvoering van de facilitaire organisatie – drs. G.W.A. Maas en drs. J.W. Pleunis, MFM / tweede druk, derde oplage, Kluwer.
Initiëren en creëren van facilitaire producten en diensten, zelfstandig en ondernemend, ten behoeve van een organisatie. Ontwikkelen van een visie op veranderingen en trends in de externe omgeving en ontwikkelen van relaties, netwerken en ketens. Analyseren van beleidsvraagstukken, vertalen in beleidsdoelstellingen en –alternatieven en voorbereiden van besluitvorming. Toepassen van human resource management in het licht van de strategie van de organisatie. Inrichten, beheersen en verbeteren van bedrijfs- of organisatieprocessen. Analyseren van de financiële en juridische aspecten, intern processen en de bedrijfs- of organisatieomgeving om samenhang en wisselwerking te versterken. Ontwikkelen, implementeren en evalueren van een veranderingsproces. Sociale en communicatieve competentie (interpersoonlijk, organisatie). Zelfsturende competentie (intrapersoonlijk, beroepsbeoefenaar of professional).
Geschiedenis van facility management December 1978 organiseerde het bedrijf Herman Miller een congres met de titel 'Facility Influence on Productivity'. 'In 1980 komt de term "facility management" voor het eerst voor in de Verenigde Staten in de American Institute of Plant Engineers (AIPE) en de Association of Physical Plant Administrators(APPA). In de populaire pers wordt de term facility management steeds vaker genoemd en komen er zelfs wervingsadvertenties voor facility managers. Kort daarna werd het Facility Management Institute (FMI) opgericht ten behoeve van training en onderzoek op dit gebied.
In 1980 wordt in Ann Arbor, tijdens een seminar van de FMI, door veertig professionele facility managers de National Facility Management Association (NFMA) opgericht, die spoedig daarna met behulp van de Canadezen leidt tot de oprichting van de International Facility Management Association (IFMA).Website IFMA. Gearchiveerd op 28 juni 2023.
In 1982 schrijft David Armstrong, een van de stichters van FMI, zijn befaamde artikel over de kernwaarde van FM: integratie van 'people, place, proces'. In 1983 werden door Cornell-universiteit, Ithaca(professor Franklin Becker), New York en door Grand Valley State College (Professor B. Vrancken), Allendale, Michigan de eerste BSc, MSc, MFM en doctortaalprogramma's in strategisch facility management gelanceerd.
In West-Europa wordt facility management voor het eerst toegepast in Groot-Brittannië. In 1984 start het Londense architectenbureau DEGW onder leiding van Francis Duffy met onderzoek naar facility management. Het resultaat hiervan was een aantal publicaties (ORBIT I en ORBIT II rapporten) op het gebied van het ontwerpen van kantoren in een zich snel ontwikkelende informatietechnologische omgeving - ofwel effectief gebruikmaken van de beschikbare ruimte. In 1985 wordt in de UK de AFM vereniging opgericht.
In Nederland fuseren in 1980 de Vereniging van Bedrijfsrestaurateurs Nederland (VBN) en de Chefs Huishoudelijke en Intern Civiele en Algemene Diensten (CHICAD) tot de Nederlandse Vereniging voor Intern Service Management (ISM). Deze is later opgegaan in de vakvereniging Facility Management Nederland (FMN).Facility Management Nederland
In 1987 werd door de Nederlander Bart Bleker de eerste vergadering georganiseerd ter voorbereiding op wat later EuroFM is geworden. Het begrip facilitymanagement krijgt echter pas bekendheid wanneer in 1988 een groep facilitymanagers van enkele grote bedrijven samen met een aantal adviseurs van enkele adviesbureaus een bezoek brengen aan het jaarlijkse IFMA-congres in de Verenigde Staten om te beoordelen of facilitymanagement wellicht ook in Nederland toepasbaar is. In 1993 wordt in Nederland EuroFM opgericht door onder anderen de Nederlandse FM-vereniging NEFMA, de voorloper van FMN.Drs. G.W.A. Maas & Drs. J.W. Pleunis (2006). Facility Management. Kluwer, Alphen aan den Rijn.
In Nederland kwam facility management tot bloei door een paar belangrijke economische ontwikkelingen:W. Ytsma (red). De vele gezichten van Facility Management (1997). Kluwer, Alphen aan den Rijn, De energiecrisis leidt tot een ander kijk op het energiegebruik. Dit leidt mede tot onderzoek naar het gebruik van ruimte en andere algemene voorzieningen. Het profijtbeginsel deed zijn intrede. Dit leidt er binnen organisaties toe dat van elke activiteit een toegevoegde waarde aan het eindproduct werd verlangd. Hierdoor werd er meer gekeken naar kostenbeheersing en ging men diverse diensten (schoonmaak, onderhoud, catering e.d) nauwkeuriger beoordelen. Ook werd er meer uitbesteed om zich meer op de kernactiviteiten te concentreren. Levensduur van producten neemt af, mede als gevolg van een veeleisender en kapitaalkrachtiger consument, betere productietechnieken en kortere ontwikkelingstijden. Dit vergde een andere ondernemingscultuur waarbij flexibiliteit van groot belang was. Deze mocht niet gehinderd worden door de interne dienstverlening en huisvestingsproblematiek. Groei in ICT en zakelijke dienstverlening leidt tot steeds grotere huisvestingsbehoeften. Deze behoefte verandert echter wel zeer snel en daar moest flexibel op ingespeeld kunnen worden. Iets wat met de oude methode niet was te beheersen. Technologische ontwikkelingen leidden tot complexer te beheersen gebouwen en de daarbij horende voorzieningen. Beheersing door middel van productiespecialisten werkte niet omdat daarmee ook de complexiteit toenam. Door alternatieve financieringsmogelijkheden (onder meer leasing) werd de drempel tot hoogwaardige technologie verlaagd. Men werd mondiger. Dit kwam doordat men meer als een individu werd aangesproken op verantwoordelijkheden en hierdoor ook andere dan wel betere arbeidsomstandigheden ging verlangen.
Culturele verschillen in facility management Facility management in de Verenigde Staten In de Verenigde Staten duidt "facility"op iets dat wordt gebouwd, geconstrueerd, geïnstalleerd of gevestigd. Het accent ligt daar meer op het bouwkundige en technische aspect. Facility managers in de VS houden zich vaak met huisvesting bezig vanuit een bouwkundig en technische invalshoek.
Facility management in Groot-Brittannië In Groot-Brittannië spreekt men liever van "facilities", dat meer accent geeft aan de diensten en voorzieningen die gebruikt kunnen worden. Hiermee wordt het gemak van een handeling, uitvoering, afwikkeling of gedragslijn vereenvoudigd.
Facility management komt in Groot-Brittannië voort uit het beheer van gebouwen (conciërges) en middelen. Facility managers houden zich in Groot-Brittannië met name bezig met huisvesting, die sterk is gericht op het leveren van de juiste huisvestingsdiensten aan de gebruikers.
Facility management in Nederland en Vlaanderen In de lage landen heeft de facility manager zowel de Amerikaanse als de Angelsaksische aspecten in zich met een sterker wordende voorkeur voor het managen (beheren) van diensten met de daarbij behorende middelen. Men kan de van oudsher bekende civiele, bouwkundige en technische diensten nog wel onderscheiden, maar niet meer (makkelijk) scheiden. De onderlinge verwevenheid bevordert het zogenaamde synergetisch effect (1+1=3). Dit wil zeggen dat, "het geheel meer is dan de som der delen".
Facilitaire dienst