Debiteurenbeheer is het deel van het creditmanagement dat zich richt op het opvolgen en innen van openstaande handelsvorderingen bij debiteuren. Het vormt binnen het bredere order-to-cash-proces (O2C) de uitvoerende schakel tussen facturatie en het uiteindelijk ontvangen en boeken van betalingen, en is daarmee een belangrijke bepalende factor voor de kasstroom en het werkkapitaal van een onderneming.

Doelstelling Debiteurenbeheer heeft tot doel onbetaalde facturen, en de daaruit voortvloeiende debiteurenrisico's, zo veel mogelijk te voorkomen of te beperken. Onbetaalde of laat betaalde vorderingen hebben een negatief effect op de cashflow van de leverancier en kunnen in extreme gevallen bijdragen aan een faillissement. Tegelijk wil men de klantrelatie en omzet niet onnodig schaden door te strikt beleid; debiteurenbeheer balanceert daarom tussen kredietrisico, werkkapitaal en commercieel belang.

Plaats binnen het order-to-cash-proces Debiteurenbeheer vormt het sluitstuk van het order-to-cash-proces, dat de hele keten omvat vanaf de klantorder tot en met de ontvangst en boeking van de betaling. Het proces wordt vaak ingedeeld in acht stappen: orderbeheer, kredietbeoordeling, orderverwerking, facturatie, betalingsverwerking, cash application (het matchen van ontvangen betalingen met openstaande facturen), behandeling van geschillen en aftrekposten, en ten slotte incasso van openstaande posten. Debiteurenbeheer raakt vooral aan de laatste vier stappen.

Volgens onderzoek van marktanalisten staat wereldwijd meer dan de helft van de business-to-business-facturen op enig moment open na de vervaldatum, wat de relevantie van een gestructureerd debiteurenbeheer onderstreept.

Werkzaamheden Fraudepreventie Bij het aangaan van een nieuwe klantrelatie dient voorkomen te worden dat: een debiteur zich voordoet als een andere identiteit (identiteitsfraude); zaken worden gedaan met een als fraudeur bekende partij; de vertegenwoordiger van de debiteur niet of onvoldoende gemachtigd is om zijn organisatie te binden.

Kredietbeheer Om de impact van onbetaalde facturen te minimaliseren, worden onder meer de volgende controles uitgevoerd of instrumenten ingezet: controle op het bestaan van de debiteur via officiële registers, zoals de Kamer van Koophandel; controle of de debiteur is betrokken in een insolventieprocedure (faillissement, gerechtelijke reorganisatie (BE) of surseance van betaling (NL)); vaststellen van de kredietwaardigheid om een kredietlijn en betalingstermijn te bepalen, of om uitsluitend contante transacties te accepteren; gebruik van externe kredietinformatie; gebruik van kredietverzekering of factoring.

Zie ook debiteurenrisico.

Opvolging en incasso De feitelijke opvolging van debiteuren omvat: het actueel houden van debiteurgegevens zoals bedrijfsnaam, rechtsvorm, adressen en contactpersonen; het versturen van betalingsherinneringen en aanmaningen volgens een vooraf bepaald aanmaningsschema (dunning); het opstarten van een incassoprocedure, eventueel via een incassobureau of gerechtsdeurwaarder; het afhandelen van insolventieprocedures en het indienen van vorderingen in een faillissement.

Manueel uitgevoerd debiteurenbeheer dekt in de praktijk vaak slechts 30 tot 40% van de openstaande facturen per week actief af; de overige posten blijven onaangeroerd tot een volgende beoordelingsronde. Dit maakt de dekkingsgraad van de opvolging een belangrijk aandachtspunt.

Geschillen en aftrekposten Een deel van de inkomende betalingen wijkt af van het gefactureerde bedrag doordat klanten aftrekposten (deductions) toepassen, bijvoorbeeld vanwege promotionele kortingen, manco's, prijsverschillen, betalingskortingen of compliance-boetes. Het beoordelen of zo'n aftrek terecht is, vergt een vergelijking met handelsafspraken, leverbewijzen en prijsafspraken. Niet (tijdig) onderzochte onterechte aftrekposten worden vaak afgeboekt en vormen een verborgen omzetderving. In sectoren als de consumentengoederenindustrie kunnen aftrekposten oplopen tot enkele procenten van de bruto-omzet, waarvan een aanzienlijk deel in beginsel terugvorderbaar is.

Wordt verwacht dat een debiteur niet of slechts gedeeltelijk zal betalen, dan wordt deze aangemerkt als dubieuze debiteur en wordt een voorziening getroffen voor het geschatte verlies.

Kerngetallen Voor het sturen en beoordelen van debiteurenbeheer wordt gebruikgemaakt van diverse kerngetallen, waaronder: Days Sales Outstanding (DSO): het gemiddeld aantal dagen tussen factuurdatum en daadwerkelijke ontvangst van de betaling. Een lagere DSO duidt op snellere inning en een gunstiger werkkapitaalpositie. ouderdomsanalyse van openstaande posten (aging): de verdeling van openstaande facturen over leeftijdsklassen (bv. 0–30, 31–60, 61–90 en >90 dagen). dekkingsgraad van de opvolging: het aandeel openstaande of vervallen facturen waarop binnen een bepaalde periode actie is ondernomen. match rate bij cash application: het percentage ontvangen betalingen dat zonder handmatige tussenkomst aan een openstaande factuur kan worden gekoppeld. afschrijvingen op dubieuze debiteuren als percentage van de omzet.

Volgens benchmarkonderzoek hanteren best presterende organisaties een DSO die circa twintig dagen lager ligt dan het gemiddelde, wat voor een onderneming met honderd miljoen euro jaaromzet neerkomt op enkele miljoenen euro's verschil in vrijgekomen werkkapitaal.

Automatisering Traditioneel wordt debiteurenbeheer ondersteund door modules in ERP- en boekhoudsoftware, aangevuld met spreadsheets en e-mail voor opvolging. In toenemende mate worden hieraan gespecialiseerde toepassingen toegevoegd die taken als het lezen van betalingsadviezen (remittance advices), het automatisch matchen van betalingen aan facturen, het verzenden van aanmaningen en het beheer van aftrekposten ondersteunen. Onderzoek wijst uit dat de handmatige verwerking van een factuur, inclusief foutherstel, een wezenlijke kostenpost vormt, en dat automatisering de doorlooptijd van het cash-to-cash-proces aanzienlijk kan verkorten. Toepassingen op basis van kunstmatige intelligentie worden onder meer ingezet om ongestructureerde documenten te interpreteren en om opvolgingsacties (aanmaningen, telefoongesprekken) deels te automatiseren.

Zie ook Creditmanagement Debiteur Handelsvordering Debiteurenrisico Factoring Werkkapitaal Kasstroom Treasury

Bronnen, noten en/of referenties

Categorie:Administratie Categorie:Krediet